Система хранения документов

994
Система хранения документов в организации должна полностью соответствовать ее потребностям. Кроме того, она обязана отвечать требованиям действующего законодательства. Каждая компания производит, ведет и пересылает множество бухгалтерской, кадровой, нормативной и административной документации. Она различается по степени важности и требует определенных условий хранения. В этой статье разберем основные вопросы организации системы хранения документов и преимущества ее автоматизации, достоинства электронных хранилищ, особенности архивного хранения.

Из этой статьи вы узнаете:

  • с чего начать разработку системы хранения документов в организации;
  • какими преимуществами обладает система электронного хранения документов;
  • какие задачи решают современные автоматизированные системы хранения документов;
  • какими особенностями обладает система архивного хранения документов.

Система хранения документов в организации

Разработка системы хранения документов в организации — сложная задача, особенно если процесс приходится начинать с нуля. Любая компания производит огромное количество официальных бумаг, учет и хранение которых крайне важно для обеспечения продуктивной работы организации. Документы, подлежащие учету, создаются не только в самой компании, но и за ее пределами. Соответственно, объем информации, нуждающейся в структурировании и систематизации очень велик. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах и обеспечить каждому сотруднику возможность в любой момент найти необходимый для работы нормативный акт или договор, в компании необходимо организовать систему учета, отвечающую ее потребностям.

Разработка системы хранения документов в офисе начинается с анализа существующего состояния документооборота. Необходимо максимально точно определить следующие особенности делопроизводства:Система хранения документов

  • Какие типы бумаг используются в компании?
  • Какие структурные подразделения нуждаются в системе учета?
  • Каков оптимальный способ хранения?
  • Есть ли очевидные преимущества и недостатки у существующей системы?

Как показывает практика, наиболее распространенными проблемами, которые можно решить, разработав адекватную потребностям компании систему хранения, являются:

  • неверное размещение информации;
  • отсутствие структуры в системе или ее несоблюдение;
  • несоответствие элементов существующим реалиям;
  • затрудненный поиск;
  • нарушение порядка удаления устаревшей документации;
  • дублирующие документы;
  • излишнее количество категорий и слишком сложная классификация.

Оптимальным решением будем начать процесс создания системы хранения документов в организации с разработки номенклатуры дел. Она представляет собой систематизированный перечень наименований дел, участвующих в делопроизводстве компании, с указанием сроков их хранения. Это локальный нормативный акт, позволяющий упорядочивать документацию по заранее определенным правилам. Номенклатура используется в качестве схемы классификации, определяет ценность документов, позволяет выстроить информационно-поисковую систему и сформировать справочную картотеку, применяется как основа для учета и составления описей.


Хранение электронной почты


Разработка номенклатуры дел позволяет реализовать следующие цели системы хранения документов в организации:

  • систематизация всех создаваемых и получаемых в ходе деятельности компании документов;
  • их группировка в дела на основе объединяющих признаков;
  • создание классификации, отражающей их состав и содержание;
  • систематизация дел внутри разделов исходя из степени важности и срока хранения.    

Система электронного хранения документов

Современные технологии позволяют компаниям постепенно перейти от бумажного документооборота к его электронному аналогу. Важнейшей причиной для создания системы электронного хранения документов можно считать сокращение времени, затрачиваемого на поиск и обработку информации. Кроме того, оцифровка документации позволяет сократить ее потери: важные бумаги приходят в негодность или попросту теряются при выдаче во временное пользование. Электронный документооборот более надежен и оперативен.

Система электронного хранения документов позволяет обеспечить быстрый и удобный поиск, защиту от утери и повреждения, систематизацию, возможность оперативного анализа и создания отчетов, быструю передачу от одного структурного подразделения другим отделам. Кроме того, электронный документооборот помогает оптимизировать управленческие процессы, сокращая время поиска бумаг и предотвращая их несанкционированное изменение.


Хранят ли трудовые договоры о дистанционной работе в электронном виде?


Современные системы электронного хранения документов — это не просто базы данных. В первую очередь, это самостоятельные информационные системы, решающие массу повседневных задач любой организации:

  • размещение электронного архива в единой базе данных;
  • быстрый поиск по реквизитам и содержимому;
  • выбор из огромного числа программ для создания и редактирования электронных документов;
  • автоматизация процесса создания;
  • классификация по степени актуальности и ценности.

Единицей цифрового архива выступает электронное дело, структура которого схожа с его бумажным аналогом. Как правило, оно содержит:

  • внутреннюю опись всех содержащихся в деле документов (перечень дат, индексов и заголовков, количества листов и т.д.);
  • файлы в формате, установленном локальным нормативным актом, расположенные в определенном порядке: по хронологии, по алфавиту авторов или корреспондентов и т.п.;
  • файлы метаданных, служащие для идентификации в системе;
  • файлы электронных подписей;
  • Наиболее эффективные системы электронного хранения документов обладают следующими преимуществами:
  • оперативное накопление и управление корпоративной информацией;
  • неограниченный объем хранимых данных;
  • автоматизация прикладных задач;
  • снижение стоимости хранения данных;
  • оперативный доступ к регламентирующей и организационной документации;
  • минимизация потери данных.

Как правило, электронная система хранения документов интегрируется в действующую систему документооборота. Имея очевидны преимущества, она позволяет решать множество прикладных задач компании в сокращенные сроки.

Автоматизированная система хранения документов

Автоматизация делопроизводственных процессов постепенно внедряется все большим количеством компаний. При этом современные технические средства используются не только для хранения и учета, но и для оптимизации многих других процессов делопроизводства. Автоматизированные системы хранения документов позволяют решить множество проблем, существующих в классическом документообороте. Наибольшие сложности, как правило, вызывает прохождение официальных бумаг по определенному маршруту, которое обеспечивается сотрудниками организации. Нарушаются правила согласования, корреспонденция часто попадает не в тот отдел, новым работникам требуется время для ознакомления с утвержденными правилами документооборота, отсутствие того или иного сотрудника может затормозить весь процесс.

Автоматизированная система хранения документов способна избавить компанию от вышеперечисленных проблем и других рисков: потери, неавторизованного доступа, подделки, затруднительного поиска в архивах, возникновения дополнительных расходов на безопасное уничтожение. 


Составление описей на дела, передаваемые в архив организации


Как правило, такая система не только выполняет функцию хранения документов в электронном виде, но и успешно решает задачи организации рабочих процессов (согласование, утверждение), поиска необходимых данных, разграничения доступа к документации. Автоматизированная система хранения документов позволяет значительно ускорить следующие процессы:

  • постановка задачи сотруднику;
  • контроль сроков выполнения задачи;
  • сбор данных от работников;
  • параллельная и последовательная работа с документацией;
  • передача между подразделениями;
  • хранение истории работы.

Автоматизация систем хранения позволяет централизованно управлять маршрутами прохождения корреспонденции и обрабатывать ее быстро, с минимальными задержками. Кроме того, подобная организация хранения и учета позволяет формировать отчеты о времени прохождения документом каждого этапа. Это помогает выявить слабые места в делопроизводственных процессах. 

Автоматизированные системы хранения обладают рядом неоспоримых преимуществ. Экономический эффект от их внедрения достигается за счет экономии ресурсов (сокращение затрат на пересылку корреспонденции, экономия расходных материалов) и ускорения темпов работы компании. Сотрудники получают возможность тратить больше времени на свои непосредственные обязанности, а не на работу с документацией.

Система архивного хранения документов

Архивное хранение необходимо в случае, когда временные рамки действия документа заканчиваются, но он не теряет своей ценности как объект данных.

Архивирование подразумевает определенную систематизацию всей созданной и полученной документации, исключающую утерю важных данных. Требования к архиву организации регламентируются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Действующее законодательство обязывает каждого работодателя организовать систему архивного хранения, обеспечивающую сохранность документов в течение сроков их хранения.

Архив может выступать самостоятельным структурным подразделением организации или отделом службы делопроизводства. Система архивного хранения документов реализует следующие задачи:

  • комплектование архива;
  • учет и обеспечение сохранности;
  • разработка справочного аппарата
  • контроль использования архивной документации;
  • подготовка и передача в Архивный фонд РФ.

Основным нормативным актом, определяющим статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, а главное — состав документов, подлежащих архивному хранению, является Положение об архиве организации. Данный нормативный акт регламентирует следующие процессы архивирования:

  • ведение перечня источников комплектования архива;
  • прием документов от подразделений и сторонних организации;
  • информационное обслуживание;
  • проведение экспертизы ценности;
  • проверка правильности формирования и оформления дел;
  • работа по составлению номенклатуры дел;
  • методическая и практическая помощь.

Эффективная работа с документацией может оказаться для компании критически важной. Это касается случаев, когда нужно провести официальную бумагу по все этапам согласования и утверждения или оперативно найти ее в случае необходимости. Процессы документооборота очень затратны по времени и требуют большого количества ресурсов. Для того чтобы их оптимизировать, любой компании необходима эффективная система хранения.
 

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция заведующего архивом (бланк).doc
  • Положение об архиве (бланк).doc
  • Должностная инструкция архивиста (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция заведующего архивом (образец).doc
  • Положение об архиве (образец).doc
  • Должностная инструкция архивиста (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль