Внедрение документооборота

133
В каждой организации процесс ее деятельности отражается в различных документах. И очень важно, чтобы данные документы подобающим образом регистрировались, передавались, исполнялись и хранились. Именно с этой целью осуществляется внедрение документооборота. О том, как осуществляется данная процедура – читайте в статье.

В данной статье мы подробно рассмотрим:

  • как осуществляется ведение документооборота в организации;
  • для каких целей вводится документооборот;
  • какие существуют требования к ведению документооборота.

Организация эффективного документооборота в компании не только обеспечивает быструю передачу внутренних и входящих документов их исполнителю, но и значительно повышает скорость принятия решений, а значит, и эффективность компании в целом. От того, насколько эффективен документооборот может напрямую зависеть репутация компании и ее прибыль. Поэтому так важно уделить должное внимание правильно ведению документооборота.

Ведение документооборота в организации

Ведение документооборота в организации должно быть поставлено таким образом, чтобы документы как можно меньше времени находились на столах у различных сотрудников. Как ни странно, это самое простое и понятное объяснение необходимости ведения документооборота. Ведь ни для кого не секрет, что порой путь документа от руководителя организации до исполнителя занимает очень много времени, а то и вовсе не доходит. Такие задержки становятся причиной невыполнения важных поручений, потери деловых бумаг и денежных неустоек. Именно по этой причине так важен документооборот.


Технология работы с документами. Документооборот


С помощью ведения документооборота в организации исключаются многие негативные моменты в деятельности организации. К примеру, входящая корреспонденция не задерживается на столе секретаря, а своевременно сортируется и передается по назначению. Также уменьшается вероятность потерять важную сделку или контракт из-за задержки документа.

Цели ведения документооборота

Основные цели ведения документооборота заключаются в повышении скорости работы с документами и принятием Внедрение документооборотаважных решений по ним. Особенно это касается документов, отправляемых контролирующими органами.

К примеру, если налоговая организация отправила в компанию запрос о предоставлении налоговой отчетности в четко указанные сроки, а из-за невнимательности сотрудника, ответственного за регистрацию входящей корреспонденции, данный запрос может не поступить вовремя в бухгалтерию. Таким образом, из-за неорганизованного документооборота организация получит штраф или административное наказание (если подобная ситуация уже имела место быть).

Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.


Технология работы с документами. Документооборот


Требования к ведению документооборота

Требования к ведению документооборота регламентируют всю работу с документацией. Они включают требования к оформлению документов, а также требования к процессу ознакомления, хранения и уничтожения документации.

Совокупность всех данных требований, предъявляемых к работе с документами, и является основой ведения документооборота. Например, единые требования по оформлению документации во всех подразделениях компании станут начальным этапом в построении эффективного документооборота. Ведь именно на данном этапе документ приобретает юридическую силу.  Поэтому так важно не допускать на этом этапе ошибок, иначе уже с этого момента можно считать ведение документооборота неправильным.


Система электронного документооборота. Регламентируем работу!


Квалифицированное ведение документооборота в организации предполагает документирование всех вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Данная задача заметно упрощается, если организация внедряет систему электронного документооборота. При этом необходимо позаботиться о соблюдении требований нормативных актов к ведению и хранению документации. Отметим, что юридическая сила любого документа обеспечивается наличием всех необходимых реквизитов.

Следует помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа, конечно же, не нужно использовать все, описанные в ГОСТ Р 6.30-2003. Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно. Например, реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не приводится реквизит «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен и другими, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция документоведа (бланк).doc
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция документоведа (образец).doc
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (образец).doc
  • Инструкция по делопроизводству (фрагмент) (образец).doc

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль