text
Секретариат

Внедрение документооборота

  • 16 августа 2016
  • 155

В каждой организации процесс ее деятельности отражается в различных документах. И очень важно, чтобы данные документы подобающим образом регистрировались, передавались, исполнялись и хранились. Именно с этой целью осуществляется внедрение документооборота. О том, как осуществляется данная процедура – читайте в статье.

В данной статье мы подробно рассмотрим:

  • как осуществляется ведение документооборота в организации;
  • для каких целей вводится документооборот;
  • какие существуют требования к ведению документооборота.

Организация эффективного документооборота в компании не только обеспечивает быструю передачу внутренних и входящих документов их исполнителю, но и значительно повышает скорость принятия решений, а значит, и эффективность компании в целом. От того, насколько эффективен документооборот может напрямую зависеть репутация компании и ее прибыль. Поэтому так важно уделить должное внимание правильно ведению документооборота.

Ведение документооборота в организации

Ведение документооборота в организации должно быть поставлено таким образом, чтобы документы как можно меньше времени находились на столах у различных сотрудников. Как ни странно, это самое простое и понятное объяснение необходимости ведения документооборота. Ведь ни для кого не секрет, что порой путь документа от руководителя организации до исполнителя занимает очень много времени, а то и вовсе не доходит. Такие задержки становятся причиной невыполнения важных поручений, потери деловых бумаг и денежных неустоек. Именно по этой причине так важен документооборот.


Технология работы с документами. Документооборот


С помощью ведения документооборота в организации исключаются многие негативные моменты в деятельности организации. К примеру, входящая корреспонденция не задерживается на столе секретаря, а своевременно сортируется и передается по назначению. Также уменьшается вероятность потерять важную сделку или контракт из-за задержки документа.

Цели ведения документооборота

Основные цели ведения документооборота заключаются в повышении скорости работы с документами и принятием Внедрение документооборотаважных решений по ним. Особенно это касается документов, отправляемых контролирующими органами.

К примеру, если налоговая организация отправила в компанию запрос о предоставлении налоговой отчетности в четко указанные сроки, а из-за невнимательности сотрудника, ответственного за регистрацию входящей корреспонденции, данный запрос может не поступить вовремя в бухгалтерию. Таким образом, из-за неорганизованного документооборота организация получит штраф или административное наказание (если подобная ситуация уже имела место быть).

 

Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.


Технология работы с документами. Документооборот


Требования к ведению документооборота

Требования к ведению документооборота регламентируют всю работу с документацией. Они включают требования к оформлению документов, а также требования к процессу ознакомления, хранения и уничтожения документации.

Совокупность всех данных требований, предъявляемых к работе с документами, и является основой ведения документооборота. Например, единые требования по оформлению документации во всех подразделениях компании станут начальным этапом в построении эффективного документооборота. Ведь именно на данном этапе документ приобретает юридическую силу.  Поэтому так важно не допускать на этом этапе ошибок, иначе уже с этого момента можно считать ведение документооборота неправильным.


Система электронного документооборота. Регламентируем работу!


Квалифицированное ведение документооборота в организации предполагает документирование всех вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Данная задача заметно упрощается, если организация внедряет систему электронного документооборота. При этом необходимо позаботиться о соблюдении требований нормативных актов к ведению и хранению документации. Отметим, что юридическая сила любого документа обеспечивается наличием всех необходимых реквизитов.

Следует помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа, конечно же, не нужно использовать все, описанные в ГОСТ Р 6.30-2003. Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно. Например, реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не приводится реквизит «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен и другими, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция документоведа (бланк).doc
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция документоведа (образец).doc
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (образец).doc
  • Инструкция по делопроизводству (фрагмент) (образец).doc

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.