Протоколирование

556
Протоколирование является одним из важнейших этапов в подготовке и проведении различных деловых совещаний, заседаний и собраний. Именно протоколирование обеспечивает фиксацию всех принятых в ходе деловой встречи решений. От навыков секретаря зависит умение вести протокол. Поэтому сегодняшней темой статьи станет протоколирование и нюансы его ведения.

Из данной статьи вы узнаете:

  • зачем и кому нужно протоколирование;
  • основы эффективного протоколирования;
  • оформление протокола.

Протоколирование необходимо для придания решениям, принятым на заседании или совещании, юридической силы. Как правило, за протоколирование назначается ответственным секретарь. От его умения выделить важные этапы в обсуждении вопросов и зафиксировать их в протоколе во многом зависит успешность их дальнейшего выполнения. Именно по этой причине так важно уметь составить протокол.

Цели и задачи протоколирования

Как уже сказано, протоколирование ведется на важных заседаниях и совещаниях. Исходя из важности мероприятия, возникает необходимость ведения протокола или записи всего хода мероприятия на пленку. Однако необходимо учитывать, что даже если все заседание было записано на диктофон, то в дальнейшем потребуется оформление протокола. Так что можно с уверенностью сказать, что протоколирование – это неотъемлемая часть любой деловой встречи, на которой принимаются решения.


Заседания коллегиальных органов: составляем протоколы


Основное назначение протоколирование – это письменное закрепление решений заседания или совещания. Протокол, как и любой другой документ, должен содержать реквизиты, придающие ему юридическую силу. От оформления протокола зависит, будут ли решения, зафиксированные в нем, обладать юридической силой. Поэтому основной задачей протоколирование является фиксация принятых решений.

Если на заседании присутствовало много человек, то в дальнейшем необходимо уточнить у руководителя списки, кому из присутствующих потребуется отправить протокол. Это также является одним из важных этапов протоколирования, ведь от этого зависит дальнейший ход исполнения принятых решений. Также понятно, что протокол следует составить как можно быстрее, чтобы не задерживать ход выполнения принятых решений.

Эффективное протоколирование

Эффективное протоколирование заключается не просто в фиксации хода заседания, а в четком понимании его важных моментов и их своевременном фиксировании. К примеру, многие сотрудники, присутствующие на совещании, делают по его ходу личные заметки. Если по завершению мероприятия сравнить их, то станет понятно, что они кардинально отличаются. Эффективное же протоколирование нацелено на подведении общего итога, который будет донесен до всех участников.


Ключевые моменты и навыки в работе помощника руководителя: практический опыт


Многие руководители на данное время стали использовать в ходе совещаний проекторы или флипчарты, для фиксации важных моментов, возникающих по ходу обсуждения. Такое решение можно отнести к эффективному протоколированию, так как в процессе мероприятия ответственное лицо само выбирает, какие важные моменты требуется выделить. Однако это не означает, что в дальнейшем не потребуется оформлять протокол. Наоборот, в этом появляется еще большая необходимость, ведь иначе все труды можно считать напрасными.

На данный момент существует много различных программных решений, которые позволяют вести протоколирование непосредственно в ходе совещаний. Это позволяет сделать процедуру значительно проще, а также сформировать готовый документ уже к окончанию мероприятия. Такое решение очень эффективно, когда компания сталкивается с необходимостью организации частых заседаний и совещаний.

Оформление протокола

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.Протоколирование

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

  • полное наименование организации или предприятия;
  • название вида документа (ПРОТОКОЛ);
  • дата;
  • индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
  • место составления;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

  • наименование структурного подразделения;
  • гриф утверждения;
  • отметка о наличии приложений;
  • место (помещение, офис) и время проведения заседания;
  • фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
  • дата подписания протокола;
  • способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Составляем протокол на английском языке


Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Протокол общего собрания работников об избрании представителей трудового коллектива (бланк).doc
  • Протокол общего собрания акционеров об избрании на должность генерального директора (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Протокол общего собрания работников об избрании представителей трудового коллектива (образец).doc
  • Протокол общего собрания акционеров об избрании на должность генерального директора (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль