Основные виды документной деятельности

1059
Документная деятельность организации обеспечивает своевременное прохождение управленческих сигналов и обратную связь во всех остальных сферах деятельности предприятия. Основные виды документной деятельности реализуются в системе документооборота и к ним предъявляются особые требования, соблюдение которых позволяет сохранить юридическую значимость официальных документов, которые разрабатываются в организации.

Из статьи вы узнаете:

  • что является объектом документной деятельности организации;
  • что такое «официальный документ»;
  • какие существуют основные виды документной деятельности;
  • какие требования к основным видам документной деятельности предъявляются в системах документооборота.

Документная деятельность является неотъемлемой частью хозяйственной деятельности любого предприятия. Ее реализация в системе электронного документооборота позволяет соблюсти все требования к основным видам документной деятельности устанавливаемые федеральным законодательством и иными правовыми нормативными актами.

Документная деятельность организации

Любой хозяйствующий субъект, будь то крупное промышленное предприятие или частный предприниматель — физическое лицо, занимается документной деятельностью самых разных видов, фиксирующей всю информацию о его производственной, финансовой, хозяйственной и социально-общественной жизни. В соответствии с тем определением, которое приводит ГОСТ Р 7.0.8-2013, документ, документированная информация — это зафиксированные на материальном носителе сведения, снабженные установленными реквизитами, которые позволяют однозначно идентифицировать их вид и источник.

Документная деятельность вменяется в обязанность работодателям в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами. В частности, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ устанавливается, что массивы документов и отдельные документы относятся к информационным ресурсам и являются объектами отношений физических, юридических лиц, а также государства и подлежат защите законом вместе с другими ресурсами. В ст.5 этого закона говорится, что порядок документирования информации устанавливается на общегосударственном уровне теми органами, которые назначены ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов.

Объектом документной деятельности организации являются официальные документы, разработанные ею самой, ее партнерами, вышестоящими структурами и ведомствами, органами власти и пр. Но, в качестве входящих, в системе документооборота предприятия могут учитываться и документы личного характера, поступающие в виде письменных обращений граждан.


Технология работы с документами. Документооборот


Конечно, основу документной деятельности компании составляют именно официальные документы, то есть те, которые обеспечивают информационную поддержку ее управленческой деятельности и имеют юридическую значимость — являются доказательством подлинности тех сведений, которые в них заключены. Каждый официальный документ, разработанный в организации или поступивший в нее по официальным каналам, должен быть зарегистрирован в системе учета с присвоением ему уникального регистрационного номера. Чтобы официальный документ был признан таковым и, следовательно, обладал юридической силой, при его создании должны быть учтены действующие нормы закона, соблюдены установленные общегосударственные требования к содержанию и оформлению, и, кроме того, необходимо, чтобы его разработка относилась к компетенции автора.

Виды документной деятельности

Документная деятельность организации включает в себя всю совокупность действий с каждым зарегистрированным документом — от момента его создания или поступления до момента передачи на архивное хранение или утилизацию. Основные виды документной деятельности в 2016 году включают в себя:Основные виды документной деятельности

  • разработку внутренних документов;
  • получение внешних документов;
  • регистрацию внутренних и внешних документов;
  • обработку документов;
  • использование документов;
  • поиск документов;
  • хранение документов;
  • утилизацию документов.

Все эти вопросы лежат в сфере компетенции системы документооборота и делопроизводства компании, отвечающих за организацию документной деятельности на предприятии, и занимаются ими непосредственно секретари, делопроизводители, архивисты.

Конечно, при осуществлении документной деятельности организации в 2016 году используются технологии и опыт, накопленный за предыдущие год. Однако развитие и повсеместное внедрение новых технологий позволило, наряду с унификацией и стандартизацией процессов, автоматизировать их и, следовательно существенно облегчить и ускорить все основные виды документной деятельности. Добиться этого удалось за счет установления общих требований к составлению и структуре тех ли иных видов документов, наличию и заполнению реквизитов, а также использования общих алгоритмов действий, характерных для каждого из видов документной деятельности.

Требования к основным видам документной деятельности

Система документооборота компании включает в себя все виды документной деятельности и определяет ее информационный облик. Поскольку в настоящее время электронные средства обработки информации доступны любому предприятию, так же, как специализированное программное обеспечение, сопровождающее все основные виды документной деятельности, под системой документооборота понимается именно такая электронная система.


Правила регистрации документов


Прежде всего, все перечисленные выше виды должны быть реализованы в системе электронного документооборота. Это позволит контролировать соблюдение предъявляемых требований к основным видам документной деятельности. К таким требованиям, например относится соблюдение установленного в организации порядка в соответствии с которым разрабатываются внутренние официальные документы. Это касается и требований к компетентности автора, который может создавать документы определенного уровня в силу своего должностного положения или в соответствии с поручением руководителя; а также требований к структуре, содержанию и оформлению документа в соответствии с его типом.

Получение внешних документов также должно регламентироваться каким-то локальным нормативным актом, также как и процедура регистрации внутренних и внешних документов. Таким нормативным актом, например, может быть Положение о документообороте на предприятии, в котором будут установлены все необходимые требования к этим процедурам.

Одним из основных требований к видам документной деятельности является разграничение доступа при использовании документов, возможность маршрутизации каждого документа, обеспечивающей контроль исполнительской дисциплины. Кроме того важно, чтобы в системе был реализован поиск документов в соответствии с запросами, составленными с учетом самых разных реквизитов: наименования, регистрационного номера, даты подписания, фамилии утвердившего документ должностного лица и пр.


Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли


Хранение и утилизация документов в системе должны быть организованы в соответствии с установленными для каждого документа сроками хранения и порядка утилизации. Эти процедуры также могут регламентироваться положением о делопроизводстве на предприятии.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
  • Должностная инструкция документоведа (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря (образец).doc
  • Должностная инструкция документоведа (образец).doc

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль