Статьи номенклатуры дел

2572
Каждый секретарь знает, что для правильной организации документооборота деловых бумаг в компании необходимо наличие номенклатуры дел. А для организации работы с документами необходимо знать статьи номенклатуры дел, которые мы рассмотрим в данном материале.

Номенклатура дел

Любой секретарь прекрасно знает, как сложно порой бывает разобраться во всем многообразии документов. Причем сложности очень часто возникают при поиске, контроле исполнения или необходимости поднять из архива необходимые Статьи номенклатуры делделовые бумаги. Именно для необходимости сортировки и точной идентификации различной документации и требуется внедрение номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный реестр, форма которого заполняется согласно унифицированной форме. Придерживаться правил заполнения данных форм обязаны все организации, даже те, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Разработка в организации необходима для учета всех входящих и исходящих документов. Более того, их составление и оформление должно быть организовано с учетом всех правил заполнения и статей, указанных в форме. Подобная необходимость на практике отлично оправдывает себя минимальными затратами на поиск документов, их регистрацию и на передачу в архив.

Также следует учитывать, что дела составляются в период за один календарный год и только из тех деловых бумаг, которые относятся к завершенной деятельности. В начале каждого года прошлогодние дела оформляются согласно форме, подшиваются и отправляются в архив.

Статьи номенклатуры дел

Как уже было сказано выше, номенклатура дел имеет вид таблицы и разрабатывается по унифицированной форме. Данная форма представлена в двух нормативных документах, которые служат основой для любой организации при разработке собственной номенклатуры. Это Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), далее - Инструкция, и Основные правила работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003), далее — Основные правила.


Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки


Статьи номенклатуры дел по Инструкции

Индекс дела

Заголовок дела (тома)

Количество дел (томов)

Срок хранения и № статей по Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование раздела

 Статьи номенклатуры дел по Основным правилам

Индекс дела

Заголовок дела (тома)

Количество единиц

Срок хранения и № статей по Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование раздела

Из представленных выше таблиц видно, что единственное различие в формах заключается в 3 графе. Большая часть экспертов в документоведении сходится во мнении, что государственные и муниципальные образования должны придерживаться формы, отображенной в Инструкции. Прочим организациям рекомендуется использовать Основные правила.

Читайте также:

Статьи хранения документов по номенклатуре дел

В хранении документов также имеет большое значение номенклатура дел. Сроки хранения указываются в четвертой статье. Очень важно, чтобы все они были определены правильно, в противном случае, документация с неправильно установленным сроком хранения может быть по ошибке уничтожена. Чтобы этого избежать, рекомендуем использовать перечень статей хранения документов по номенклатуре дел. Главное, что следует сделать при формировании любого дела, это распределить их на сроки временного и постоянного хранения. Ни в коем случае нельзя помещать в одно дело документы с разными сроками.

Следует понимать, что документы с временным сроком хранения делятся на временные (до 10 лет, но не менее 1 года) и долговременные (более 10 лет). Однако возникает вопрос, а как определить, какой документ и на протяжении какого времени следует хранить?

Чтобы понять, какой срок хранения имеет та или иная деловая бумага, необходимо обратить внимание на ее значимость. Чем важнее текст, тем дольше срок хранения. Номенклатура дел (сроки хранения статьи 4) заполняются в большинстве организации согласно Перечням, о которых мы расскажем далее.

Статьи по перечню номенклатуры дел заполняются во многих организациях на основании:

«Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, далее - Перечень;

«Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Становится понятно, что перечень статей хранения документов по номенклатуре дел заполняется не просто наугад, а строго в соответствии с указанными сроками. Это помогает избежать случайного уничтожения деловых бумаг или, напротив, долговременного хранения ненужной макулатуры.


Номенклатура дел организации: правила составления заголовков дел


Отметим, что в каждой организации должна ежегодно в начале календарного года составляться номенклатура дел. Сроки хранения статьи по перечню в данном случае сохраняются (переносятся из прошлой номенклатуры). Кроме того, вовсе не обязательно создавать и вводить каждый раз новый образец. Можно использовать старую с учетом внесения новых правок или без них, если прошлогодний образец отлично соответствует своему назначению. К примеру, перечень статей для номенклатуры дел 2017 года может быть перенесен из образца 2016 года. При этом это сэкономит очень много времени, которое бы потребовалось на разработку новой формы.

Справка

Количество единиц хранения

Данная графа вызывает большое количество вопросов у секретарей, поэтому следует рассмотреть ее подробно. 3 номер статей в номенклатуре дел обозначает количество единиц хранения, которые помещаются на хранение. Как правило под единицей хранения подразумевается количество томов, относящихся к одному делу. Отметим, что один том может состоять не более чем из 250 листов. Если количество документов превышает данную цифру, то необходимо завести второй том. При этом каждая папка должна иметь одинаковое название и дополнение с обозначением номера тома. К примеру, документы по личному составу, том 1 и так далее.

Номера статей по перечню номенклатуры дел

Главным при формировании каждого конкретного дела является определений номера статей для номенклатуры дел, которые бы соответствовали типу документации в деле. Поэтому, если руководствоваться Перечнем, становится ясно, что постоянным сроком хранения обладаю деловые бумаги, поименованные в статьях: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509. Другие номера статей для номенклатуры дел определяются в соответствии с наименованием дела и содержанием входящих в него документов.

Читайте также:

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Номенклатура дел (фрагмент).doc
Доступно только подписчикам
  • Номенклатура дел организации (образец).xls
  • Номенклатура дел структурного подразделения организации (образец).xls
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль