Уничтожение документов 2017

450
Ежегодно в каждой организации должна проводиться процедура экспертизы ценности документов, по результатам которой следует выделять документы к уничтожению и к дальнейшему архивному хранению. Чтобы не допустить ошибок, рекомендуем ознакомиться с материалом, в котором мы подробно расскажем об уничтожении документов в 2017 году.

Из данной статьи вы узнаете:

  • порядок уничтожения документов в 2017 году;
  • сроки уничтожения документов в 2017 году;
  • способы уничтожения документов.

Процедура уничтожения документов проводится по результатам экспертизы ценности. Только экспертиза позволяет доподлинно установить, сроки хранения каких документов уже истекли, а каких нет. По ее итогам документацию с истекшими сроками хранения необходимо уничтожить, а остальную оставить в архиве для дальнейшего хранения.

Порядок уничтожения документов в 2017 году

Следует четко понимать, что порядок уничтожения документов начинается с экспертизы их ценности. Следует отнестись к данной процедуре с особой тщательностью, чтобы не подвергнуть уничтожению действующую документацию.

Как правило документы на архивное хранение передаются оформленными в дела. Каждое такое дело должно иметь подробную опись с указанием сроков хранения документации, входящей в состав дела. Согласно основам делопроизводства, в состав одного дела следует включать деловые бумаги с одинаковым сроком хранения. Однако, несмотря на это, рекомендуется проводить полистный осмотр документов, во избежание ошибок.


Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли


После того, как документы на уничтожение отобраны, следует составить акт, в которой будет подробно указано количество страниц/томов, выделенных к уничтожению. Основная работа заключается в составлении акта, в который должна быть перенесена информация с обложек дел, отобранных для утилизации. Если обложка не содержит полной информации, то ее следует уточнить по номенклатуре дела (заголовок, дата и индекс). Акт об уничтожении должен быть подписан сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Далее в акте делается отметка о согласовании с экспертной комиссией (для этого проводится заседание, о котором должен быть составлен протокол). Лишь только после этого дела можно отправить на уничтожение.

Сроки уничтожения документов в 2017 году

Экспертизу ценности лучше всего проводить перед тем, как в архив будут сданы новые документы на хранение. Лучше всего проводить данное мероприятие в начале года, так как документы должны уничтожаться лишь в начале календарного года, следующего за тем годом, когда истек срок хранения. К примеру, если срок хранения документов истек в сентябре 2016 года, то выделить их к уничтожению можно не ранее 1 января 2017 года.


Передача электронных документов в архив организации


Тот же самый порядок действует и в отношении дел: если сроки хранения документов, включенных в состав дела, истекли в 2016 году, то можно уничтожить все дело только с 1 января 2017 года. Это еще одна причина, по которой необходимо хранить документы с одинаковыми сроками в одном деле. В противном случае потребуется много времени на постоянное переформирование дел, а также высока вероятность, что будут уничтожены документы с действующими сроками хранения. Данная ошибка не только может стать причиной неудобств, но и грозит административным наказанием для ответственных лиц.

Способы уничтожения документов

При утилизации документации следует соблюдать следующие принципы:

  • Уничтожение документов 2017 уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;
  • документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
  • уничтожение архива документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
  • уничтожаются все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные.
  • Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно производить несколькими способами.

Если уничтожению подлежит информация, размещенная на бумаге, то можно выделить три основных способа: уничтожение документов шредером, сжигание и химическое уничтожение. Уничтожение секретных документов лучше всего доверить специальным компаниям, специализирующимся на утилизации и имеющим специальное разрешение. При небольших объемах секретной документации ее утилизацию можно провести самостоятельно путем сожжения.


Передача документов на хранение в архив организации


В случае, если вы обратитесь к услугам сторонней организации, вам выдадут акт или накладную, в которой будут указаны дата, объем, вес уничтоженной документации и количество дел. На этом процедуру уничтожения документов можно официально считать оконченной до следующего года.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (бланк).doc
  • Акт об уничтожении кадровых документов (бланк).doc
  • Акт об уничтожении испорченного при оформлении бланка трудовой книжки (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Акт об уничтожении кадровых документов (образец).doc
  • Акт об уничтожении испорченного при оформлении бланка трудовой книжки (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль