Электронный документооборот 2017

1951
На сегодняшний день электронный документооборот применяется практически во всех организациях, от малых предприятий до крупных компаний. Поэтому сегодня, для того чтобы работать и успешно справляться со своими обязанностями, необходимо знать и уметь обращаться с системами электронного документооборота.

В данной статье мы расскажем Вам о том:

  • что представляет собой электронный документооборот в 2017 году;
  • каковы преимущества электронного документооборота;
  • каковы его недостатки.

Электронный документооборот в 2017 году

Для начала, давайте разберем ключевые понятия электронного документооборота.

Итак, электронным документом принято считать набор информации (в виде текста, изображения, аудио- или видеозаписи), который фиксируется на компьютере или на специальных носителях. Каждый электронный документ сопровождается карточкой с реквизитами (название, автор, дата создания и т.д.) для того, чтобы документ можно было быстро найти.


Как секретарю создать электронный архив документов


Электронный документооборот – это способ организации работы с документами, таким образом, что основная масса документов обрабатывается в электронном виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота – это автоматизированная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами, а также организовать взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). 

Основные преимущества электронного документооборота

У электронного документооборота имеется множество преимуществ. Во-первых, это экономия времени на создании, поиске, согласовании документов. Во-вторых, это сохранность документов, ведь благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов. За счет этого намного снижается возможность безвозвратной потери документов.


Передача электронных документов в архив организации


Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество бумажных документов в организации. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Наличие системы электронного документооборота позволяет руководителям отслеживать каждый этап выполнения бизнес-процесса, благодаря чему повышается исполнительская дисциплина сотрудников и обеспечивается прозрачность рабочего процесса.Электронный документооборот 2017

Повышается уровень конфиденциальности информации. Каждый сотрудник компании получает доступ к документам в соответствии со своими полномочиями и назначенными правами пользователя. Все действия, производимые с документами, фиксируются в системе и в любой момент можно узнать, кто из сотрудников пользовался данными документами и вносил в них изменения.

Электронный документооборот позволяет облегчить и ускорить процесс обучения новых сотрудников и внедрение новых процессов в компанию.

Новые правила, инструкции и положения можно быстро довести до всех работников избегая бумажной волокиты.

Развивается и повышается корпоративная культура. Все структуры компании работают в едином информационном пространстве, что позволяет практически каждого сотрудника вовлечь в корпоративные процессы.

Компания с настроенной системой электронного документооборота быстрее адаптируется к изменениям на рынке международных стандартов, что дает конкурентные преимущества перед другими игроками рынка.

Однако следует отметить, что у систем электронного документооборота существует и ряд недостатков.

Недостатки электронного документооборота

Существенный минус заключается в проблеме сохранности документов, так как любой компьютер может подвергнуться вирусной атаке. Для решения данной проблемы необходимо создание системы резервирования, что несет дополнительные затраты. И это не считая затрат, причем немалых, на приобретение и внедрение самой системы электронного документооборота.

Вопрос кадров является также весьма существенным, поскольку при работе с электронными документами важен грамотный ввод и обработка данных. А для работы с самой системой необходимо наличие квалифицированного персонала, от этого будет зависеть ее бесперебойная работа.


Как организовать делопроизводство на базе системы электронного документооборота?


На данный момент из-за отсутствия единого информационного пространства обмен документами в электронном виде возможен далеко не со всеми контрагентами. Конечно, пересылка документов электронным способом намного упростила бы работу, особенно с географически отдаленными регионами, однако пока еще нет возможности отказаться от традиционного «бумажного» обмена документами.

В кадровом делопроизводстве также невозможен полный переход к системе электронного документооборота, поскольку кадровые документы должны содержать личную подпись работника и должны быть оформлены в бумажном виде для защиты правовых взаимоотношений работника и работодателя.

Система электронного документооборота имеет множество преимуществ и весьма полезна при организации рабочего процесса на крупных предприятиях. Однако на данном этапе имеется множество недостатков, которые не позволяют полностью перейти от бумажного к электронному документообороту. И все еще требуются серьезные доработки, как на технологическом, так и на законодательном уровне.

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль