Система электронного документооборота в 2017 году

944
В современном мире успех любого дела зависит от скорости и качества выполнения каждого этапа работ. Для повышения качества и увеличения скорости работы многие организации стараются автоматизировать процессы делопроизводства и прибегают к системам электронного документооборота (СЭД). Данные системы позволяют автоматизировать многие процессы, значительно сокращая времязатраты и повышая качество исполнения.

В данной статье мы предлагаем разобраться в том:

  • что же это такое – «СЭД»;
  • какие существуют виды СЭД;
  • как правильно выбрать и внедрить СЭД в 2017 году.

Что такое СЭД?

Система электронного документооборота (СЭД) – это программное обеспечение, которое направлено на организацию работы с электронными документами, а также на организацию рационального взаимодействия между сотрудниками.

По-другому СЭД еще называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.


Система электронного документооборота. Регламентируем работу!


Помимо этого есть еще понятие «ECM-система» (Enterprise Content Management - управление корпоративными информационными ресурсами). Данная система включает в себя более широкий набор инструментов и технологий, используемых для сбора, управления и хранения информации. 

Для того чтобы определиться нужна ли вам вообще система электронного документооборота, попробуйте ответить на ряд вопросов:

  • Ведя важный разговор по телефону, вы можете быстро и легко найти необходимый документ?
  • Можете ли вы сразу сказать, какие из ваших поручений на данный момент выполнены, а какие нет?
  • Вы считаете, что существующая скорость согласования документов положительно влияет на имидж компании?
  • Вас устраивает объем бумаг, которые лежат на вашем столе и на столах ваших сотрудников?
  • Вы можете сказать, где именно находится документ, который был вами отправлен на согласование?

Если хотя бы 3 ответа оказались отрицательными, то Вам стоит задуматься о внедрении СЭД или ECM-системы в вашу компанию.

Виды СЭД

Существует несколько классификаций систем электронного документооборота. По функционалу, по виду применяемой технологии, по степени интеграции и области применения. Однако все это имеет значение только для разработчиков данных систем. На практике самым важным является лишь количество реализуемых функций.


Инструкция по делопроизводству. Раздел «Система электронного документооборота»


В зависимости от этого СЭД делятся на:

  • системы делопроизводства;Система электронного документооборота в 2017 году
  • электронные архивы;

В данных системах хорошо развиты средства хранения и поиска информации:

  • workflow-системы;

С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы. Они в основном рассчитаны на так называемую "жесткую маршрутизацию", т.е. обеспечивают движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. Workflow дословно переводится как "поток работ".

  • комплексные или ECM-системы;

Данные системы должны поддерживать все вышеуказанные функции, т.е. должны иметь набор технологий, инструментов и методов для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации.

Как правильно выбрать и внедрить СЭД в 2017 году

Существует несколько критериев выбора систем электронного документооборота. Придерживаясь данных критериев, вы значительно упростите себе задачу при покупке и интеграции СЭД.

Во-первых, изучите функционал. При этом не стоит читать стандартные тексты описания этих систем, ищите конкретные списки функциональных возможностей. Если ничего конкретного вы не нашли, то это плохо.


Мобильные версии систем электронного документооборота: кем и как используются?


Далее, необходимо посмотреть на реализацию данного функционала. Найдите материалы, которые ясно продемонстрируют процессы выполнения конкретных операций. Насколько понятны и легкоуправляемы данные процессы? Наличие подробных скриншотов и видеороликов хороший показатель качества системы.

При наличии демо-версии или бесплатного пробного периода обязательно воспользуйтесь ими. Также немаловажным фактором является наличие техподдержки со стороны разработчика. Ориентируясь на данные параметры, вы сможете найти наиболее подходящую систему без лишних рисков и нервотрепки.  

После того как вы определитесь с выбором системы электронного документооборота следующим этапом станет ее внедрение. При внедрении СЭД часто возникают проблемы, связанные с обучением сотрудников, с недостаточной технической оснащенностью, с отсутствием регламентов работы и др. Для предотвращения подобных рисков необходимо заранее хорошо подготовиться к данному процессу. Для начала, необходимо провести детальное предварительное проектирование работы СЭД на вашем предприятии.

После этого необходимо установить четкие директивы работы с СЭД. Проведите обучение персонала, начиная с руководства, и постоянно оказывайте оперативную поддержку в решении проблем. Не следует сильно торопиться и резко переходить на новую систему, лучше внедрять ее поэтапно.

Система электронного документооборота имеет свои преимущества и может стать полезна для вашей компании, а может нанести большой вред. Поэтому не стоит жалеть времени на поиск той системы, которая идеально подойдёт для решения задач, связанных с деятельностью вашей компании.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль