Хранение документов в 2017 году

688
Одним из самых длительных и, казалось бы, самым легким этапом делопроизводства является хранение документов. Однако на деле выясняется, что обеспечить сохранность документов и их читаемость на протяжении всего срока их хранения достаточно проблематично. Поэтому в этой статье мы подробно рассмотрим, как организовать хранение документов в 2017 году.

Из данной статьи вы узнаете:

  • какие бывают виды хранения документов;
  • требования к хранению документов в 2017 году;
  • сроки хранения документов в 2017 году.

К организации хранения документов в 2017 году следует отнестись со всей ответственностью, ведь зачастую начало календарного может стать хорошей причиной для наведения порядка в документации. Таким образом, если в вашей организации не осуществлялось должное внимание хранению документов, то начало нового календарного года – это отличный повод, чтобы наладить хранение документов. А пока рекомендуем вам ознакомиться с правилами и основами хранения документов.

Виды хранения документов

Существует две разновидности хранения документов: оперативное (текущее) и архивное. Они не только различаются по срокам, но и имеет абсолютно разный подход. С уверенностью можно сказать одно: все документы, находящиеся на оперативном хранении, в дальнейшем помещаются в архив.

Текущее или оперативное хранение документов подразумевает их хранение на рабочем месте, то есть в процессе их использования. К примеру, если приказ ожидает визирования или отметки об исполнении, то он находится на рабочем месте ответственного лица. Как правило, для оперативного хранения документов на рабочем месте должны быть предусмотрены запирающиеся шкафы или полки в столе сотрудника. Однако следует учитывать, что при отсутствии ответственного лица на рабочем месте доступность документов не должна ограничиваться.


Хранение электронной почты


Архивное хранение документов необходимо для обеспечения сохранности документации на протяжении всего срока ее хранения. Под архив в организации должно быть выделено обособленное помещение, которое будет соответствовать всем требованиям для обеспечения сохранности деловых бумаг. Также организация может сдавать документы в государственный или муниципальный архив. В этом случае документация должна быть оформлена в соответствии с требованиями данного учреждения.

Требования к хранению документов в 2017 году

Документы в архив должны передаваться ежегодно по итогам экспертизы ценности. Они должны быть оформлены в дела в соответствии с их сроками хранения и наименованием. Следует учитывать, что в архив помещаются деловые бумаги, дела по которым уже завершены. В противном случае документы должны оставаться на текущем хранении до следующего года.

Также главным условием хранения документов является обеспечение их читаемости. То есть мало того, чтобы бумаги пролежали в коробках положенный срок – они еще должны быть в хорошем состоянии и не потерять своего вида. В противном случае контролирующие органы могут обвинить вас в недобросовестном обеспечении сохранности документов.


Передача документов на хранение в архив организации


Отметим, что хранение документов в 2017 году должно осуществляться в строгом соответствии с законодательством. Неправильное и недобросовестное хранение документов может повлечь не только административную ответственность и денежные взыскания, но и уголовную ответственность для ответственных лиц.

Сроки хранения документов в 2017 году

В первую очередь следует отметить, что сроки хранения документов в 2017 году не претерпят никаких изменений. Это означает, что все документы также можно будет разделить на три категории: временного, долговременного и Хранение документов в 2017 годупостоянного сроков хранения. К категории временного хранения относятся документы, срок хранения которых не превышает десяти лет. Долговременная документация должна храниться в организации от 10 (включительно) и более лет. Соответственно деловые бумаги с постоянным сроком не имеют ограничений по длительности их хранения (зачастую даже после ликвидации организации их следует сдавать на хранение в государственный или муниципальный архив).

Те же самые сроки хранения предусмотрены и для электронных документов. Важно запомнить, что носитель документа не влияет на его срок хранения. Конечно, электронные носители более надежны в плане сохранности, нежели бумажные, однако хранить их необходимо на протяжении одного и того же периода времени. При этом проверка и перезапись электронных документов должна осуществляться значительно чаще (не реже, чем 2 раза в год).


Определение сроков хранения документов


Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль