text
Секретариат

Номенклатура дел в 2017 году

  • 31 августа 2016
  • 4938

Номенклатура дел в организации имеет важное практическое значение. С помощью эффективной номенклатуры можно значительно упростить процесс поиска документов, организовать их хранение и минимизировать вероятность уничтожения не тех документов. Поэтому если в вашей компании еще не введена номенклатура дел, то рекомендуем сделать это в 2017 году. А наша статья поможет в этом.

Из данной статьи вы узнаете:

  • какие существуют разновидности номенклатуры дел;
  • как осуществляется составление номенклатуры дел;
  • сроки действия номенклатуры дел.

Номенклатура дел должна присутствовать в любой организации, независимо от объема ее документооборота и наличия службы документационного обеспечения. Дело в том, что с использованием номенклатуры дел значительно упрощается поиск документов в делах и доступ к архивным делам. Также использование номенклатуры дел позволяет значительно снизить вероятность потери документов или их случайное уничтожение.

Разновидности номенклатуры дел

Существует несколько разновидностей дел: индивидуальная, примерная и типовая.

Типовая номенклатура дел учреждения является нормативным документом и устанавливает состав дел, которые формируются в организации (или в однотипных организациях).

Примерная номенклатура представляет собой примерный перечень документов, входящих в состав дела, содержит индексы дел и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры должны разрабатываться в организации службой документационного обеспечения или сотрудником, отвечающим за делопроизводство в компании. При их разработке рекомендуется привлекать глав подразделений организации, так как в дальнейшем они должны понимать всю специфику номенклатуры и иметь возможность объяснить ее сотрудникам подразделений. Также на практике очень удобен вариант, когда каждое подразделение организации выделяет одного сотрудника, присутствующего при разработке номенклатуры дел. В дальнейшем данный работник выполняет всю работу по оформлению и формированию дел в своем подразделении. Отметим, что обе разновидности номенклатур дел являются скорее методической помощью для сотрудников организации.


 Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки


Индивидуальная номенклатура дел составляется путем переноса заголовков дел из примерной или типовой номенклатур, которые конкретизируются с учетом деятельности того или иного подразделения (подведомственных филиалов организации). При этом сроки хранения не меняются. К разработке индивидуальной номенклатуры также следует привлекать ответственных сотрудников или глав подразделений, так как они могут помочь в определении состава дел.

Составление номенклатуры дел в 2017 году

Для составления номенклатуры дел в каждом подразделении организации используется одинаковый бланк, который содержит таблицу, состоящую из 5 граф. Каждая графа заполняется в соответствии с ее названием.

Первая графа называется индекс дела. Она должна заполняться арабскими цифрами, которые соответствуют номеру конкретного дела, заведенного в данном подразделении. Номера делам присваиваются по порядку, начиная с календарного года.

Вторая графа номенклатуры дел должна содержать заголовок дела. Он должен быть записан в точности с заголовком, оформленном на самом деле. В случае, если дело содержит сводную документацию по какому-либо вопросу, то заголовок должен отображать это. К примеру, "Документы о командировке" и т.д. Если дело содержит переписку, то в заголовке должно быть указано с кем и по какому вопросу велась данная переписка. Если дело состоит из бухгалтерской или налоговой отчетности, то заголовок должен указывать период, за который велась данная отчетность (к примеру, "Отчетность за 4 квартал 2016 года").


Номенклатура дел организации: форма, структура, ведение и корректировка


Третья графа содержит информацию о количестве томов (папок) в деле. Она заполняется в конце календарного года, когда дело закрывается. Напомним, что дело формируется из документов за один календарный год. В одном деле может быть не более 250 листов. При большем количестве необходимо завести второй том, о чем и будет отметка в соответствующей графе номенклатуры дел.

 

Четвертая графа содержит сроки хранения документов. Напомним, что недопустимо группировать документы в дело с разными сроками хранения. Если же в дело все-таки были временно сгруппированы дела с различными сроками хранения, то в номенклатуре указывается наибольший.

Пятая графа содержит примечания. В ней делаются отметки о переходящих, расформированных и выделенных к уничтожению делах. Также, если документы данного дело хранятся в электронном виде, то соответствующая отметка должна быть в данной графе.

Срок действия номенклатуры дел 2017

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 Номенклатура дел в 2017 годуянваря следующего календарного года. То есть, если в вашей организации планируется введение номенклатуры дел в 2017 году, то ее разработкой необходимо заняться уже сейчас.

В случае коренного изменения функций и структуры организации составляется новая номенклатура дел. Также составление новой номенклатуры должно проводиться в организации не реже, чем раз в 5 лет. Для разработки также применяется типовая номенклатура дел, примерная номенклатура дел, а также номенклатуры за прошедшие годы.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения (до 10 лет включительно), после чего ставится подпись ответственного лица, разработавшего номенклатуру. При передаче дел в архив номенклатура также передается для дальнейшего хранения.


Номенклатура дел организации: правила составления заголовков дел


В случае, если организация не имеет архива, а для хранения документов обращается к услугам государственных или муниципальных архивов, то номенклатура должна пройти согласование. Выполняется данная процедура не реже, чем раз в 5 лет.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Номенклатура дел (фрагмент).doc
  • Номенклатура дел организации (бланк).xls
  • Номенклатура дел структурного подразделения организации (бланк).xls

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.