Текущее хранение документов в 2017 году

768
Деятельность любой организации связана с большим количеством различных документов. И чем больше компания, тем больше и объем документации. Чтобы правильно организовать работу с текущими документами, необходимо правильно подойти к их хранению. О том, как организовать текущее хранение документов в 2017 году – читайте в статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как правильно организовать текущее хранение документов;
  • требования к текущему хранению документов в 2017 году;
  • сроки текущего хранения документов.

Текущее хранение документов представляет собой хранение документации в организации до передачи в архив. Это могут быть как документы по нерешенным делам и задачам, так и дела, которые находятся в подразделении до момента передачи в архив. Давайте разберем подробнее, как организовать их хранение.

Организация текущего хранения документов

Правильная организация текущего хранения документов в компании необходима для того, чтобы обеспечить их доступность и сохранность. Если документация не хранится подобающим образом, то найти какой-то документ Текущее хранение документов в 2017 годустановится сложной задачей. Более того, законодательством предусмотрены административные наказания и штрафные санкции в отношении ответственных лиц в случае утери или уничтожения важных деловых бумаг. Поэтому так важно подойти со всей ответственностью к данному вопросу.

Следует знать, что для удобства хранения документов их формируют в дела, которые в дальнейшем передаются в архив. Как правило, передача дел в архив осуществляется один раз в год, поэтому текущее хранение документов следует организовать с учетом того, что документы могут находиться на рабочем месте сотрудника (в подразделении) до года. Отметим, что этот срок может быть и дольше в том случае, если на момент передачи дел в архив данное дело осталось незавершенным.

Документы по завершенным вопросам следует подшивать в дела. Выполняется данная процедура с учетом всех требований и правил оформления и формирования дел.


Правила формирования дел


Документы по открытым вопросам необходимо хранить таким образом, чтобы доступ к ним был лишь у ограниченного круга сотрудников. Для этого лучше всего подойдет специальный стеллаж для документации с запирающимися дверями или в полке стола, также закрывающегося на ключ. Однако в этом случае необходимо позаботиться об организации доступа к документации в случае, если ответственный сотрудник отсутствует на рабочем месте. По этой причине рекомендуем иметь запасной ключ, который будет храниться у главы подразделения.

Требования к текущему хранению документов в 2017 году

Требования к текущему хранению документов в 2017 году в первую очередь устанавливаются для обеспечения сохранности и доступности документации. Организация текущего хранения документов подразумевает, что во время исполнения документация находится у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.д. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.


Передача документов на хранение в архив организации


Для хранения исполненных документов используются специальные папки. «Скоросшиватели» применяются для хранения документации с кратковременными сроками, так как в таких папках бумаги располагаются в обратной хронологической последовательности: более поздние даты оказываются первыми (сверху), а более ранняя документация – в конце (снизу).

Для деловых бумаг длительных и постоянных сроков хранения рекомендуется использовать папки с мягкой системой крепления. Это позволяет подшить всю документацию в правильном порядке.

Сроки текущего хранения документов

Считается, что документы находятся на текущем хранении до тех пор, пока они не будут переданы в архив. Как правило, каждая организация самостоятельно составляет и утверждает график передачи документов. Однако практика показывает, что большинство организаций осуществляют передачу документации на архивное хранение 1 раз в год (в основном в начале календарного года). Такой график вполне оправдан, ведь дела группируются за период одного календарного года. Поэтому длительность текущего хранения не должна превышать одного года.


Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел


Следует отметить, что бывают ситуации, когда документ находится на стадии текущего хранения дольше, чем положено. Такая ситуация может возникнуть в том случае, если данная деловая бумага относится к незавершенному делу. К примеру, компания ведет участие в судебном споре. В таком случае необходимо хранить документацию по данному вопросу до тех пор, пока он не будет разрешен. В дальнейшем документы группируются в дело и отправляются в архив в соответствии с графиком передачи. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль