Деловая переписка в 2017 году

1135
Многие секретари, руководители и бизнесмены часто недооценивают деловую переписку и пренебрегают ее основными правилами. А зря, ведь порой от нее может зависеть успех многомиллионной сделки или важных переговоров. В деловой переписке существует определенный набор правил и средств, знание которых поможет грамотно составлять любые документы. Именно эти важные моменты мы рассмотрим в данной статье.

В данной статье мы рассмотрим:

  • ведение деловой переписки;
  • правила деловой переписки в 2017 году;
  • язык деловой переписки;
  • особенности деловой переписки в 2017 году.

Ведение деловой переписки

В основном ведением деловой переписки занимаются секретари, делопроизводители и менеджеры по работе с клиентами и партнерами.

Каждый сотрудник, занимающийся составлением и отправкой деловых писем, собственноручно формирует имидж компании. Поэтому необходимо придерживаться основных правил официальной переписки.

А если штат компании крайне ограничен, то организация деловой переписки становится затруднительной задачей. Однако на сегодняшний день у руководителей есть возможность поручить составление деловой корреспонденции не своим подчиненным, а обратиться к исполнителям со стороны.


Классификация деловых писем


Существует множество компаний, которые предоставляют услуги по оформлению официальных писем, созданию фирменных бланков, разработке готовых шаблонов и т.д. Обратившись к ним, вы за умеренную плату получите готовые образцы деловых писем на все случаи жизни, сэкономите время и избежите нелепых ошибок при составлении типовых деловых писем.

Правила деловой переписки в 2017 году

Основное правило заключается в использовании фирменного бланка для написания деловых писем. Это подчеркнет серьезность и солидность вашей организации. Вид данных бланков и состав указываемых реквизитов должен быть закреплен приказом организации либо инструкцией по делопроизводству.

В бланке письма следует указать информацию об организации, которая позволит легко ее идентифицировать. В основном указывается логотип и полное наименование организации, сокращенное наименование (как закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации. Часть данных можно исключить, поскольку никакими нормами это не регламентируется.


Хранение электронной почты


На каждом листе письма должны быть поля, слева, сверху и снизу - не менее 2 см., справа – не менее 1 см. Если письмо содержит несколько страниц, то каждый лист, начиная со второго, нумеруют сверху посередине. Каждое приложение к письму нумеруется отдельно.

В деловой переписке используется только официально-деловой стиль, который характеризуется краткостью и ясностью изложения. Не допускается никакой эмоциональности, излишней любезности и тем более грубости.  В тексте используются простые фразы в нейтральном тоне и без лишних подробностей.

Каждое деловое письмо составляется по одному вопросу либо по нескольким взаимосвязанным. Если есть необходимость обратиться в компанию по нескольким разным причинам, то следует написать несколько писем.

По правилам ведения деловой переписки следует отвечать на все письма, кроме тех, которые являются информационными и присылаются для сведения. Отвечать необходимо оперативно и четко, задержка с ответом может быть расценена как отказ от сотрудничества.

На сегодняшний день в деловой переписке используются в основном устойчивые выражения и формы, которые позволяют выразить отказ или просьбу, напоминание или уведомление.

Язык деловой переписки

В деловой переписке важную роль играет смысловая точность, которая обеспечивает практическую ценность документа.

Деловая переписка в 2017 годуКаждое суждение, каждая мысль должны быть логически обоснованны. Ведь смысл многих деловых документов в том, чтобы убедить читателя, донести до него свою точку зрения. Грамотная, логически выстроенная, и убедительная аргументация является главным инструментом достижения этой цели. Если вы оперируете фактами, то необходимо чтобы вся информация была тщательно проверена и все данные были достоверными. Тогда любой без труда поймет смысл написанного и ему не потребуются дополнительные усилия или сведения для понимания.

При этом необходимо сохранять нейтральный тон, избегать излишней эмоциональности. Нельзя использовать грубые выражения, демонстрировать свое неуважение или нетактичность к адресату. Также стоит избегать излишней вежливости. В деловой переписке не должно быть фраз вроде «не откажите в любезности». Лучше придерживаться сухого и строгого изложения, чем злоупотреблять вежливыми формами. И лишь иногда, при необходимости снять напряжение, можно внести дополнительные акценты. Для чего допускается использовать вводные слова и выражения.

Особенности деловой переписки в 2017 году

Не все деловые письма являются официальными документами. При необходимости написания текста личностного характера к человеку предпочтительно обращаться по имени-отчеству. Фамилия всегда добавляет официальности, делает обращение более вежливым и формальным.

Если в письме вам необходимо вынести решение по какому-либо вопросу, то лучше разделить письмо на две части. Первая часть будет являться обоснованием решения, а вторая – заключением по этому решению. В зависимости от того какое решение будет принято эти части могут располагаться в разном порядке. При отрицательном решении начать лучше с обоснования, если же решение положительное, то можно начать текст именно с него.


Деловое письмо: правила оформления и порядок работы


При составлении документа с отрицательным решением особое внимание стоит уделить обоснованию. Постарайтесь сделать его максимально точным и развернутым. Это поможет сделать документ более корректным, создать уважительный тон и сам отказ не будет восприниматься болезненно или  резко негативно.

Если вы пишете письмо с просьбой или предложением, то Вам также будет необходимо составить обоснование данной просьбы или предложения.

И последнее, при написании любых писем старайтесь избегать орфографических и пунктуационных ошибок. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль