Оформление писем в 2017 году

1687
Письмо – это документ, пересылаемый по почте и служащий средством общения между людьми и организациями. Основой деловой переписки является служебное письмо. Для того чтобы переписка между различными организациями была удобной и понятной существуют определенные правила оформления деловых писем. В данной статье мы более подробно ознакомимся с данными общепринятыми правилами.

Из статьи вы узнаете:

  • что такое служебное письмо;
  • структуру делового письма;
  • основные правила оформления делового письма в 2017 году.

Что такое служебное письмо

Служебными письмами называют документы с различным содержанием, пересылаемые по почте и служащие средством общения и обмена информацией между компаниями, организациями и частными лицами.

Они относятся к наиболее часто создаваемому виду документов. Письма играют большую роль в создании общего имиджа компании, поскольку на основе оформления и содержания письма зачастую складывается первое впечатление об организации.

Выделяют несколько видов служебных писем в зависимости от содержания и цели написания: информационные письма, письма-просьбы, извещения, требования, приглашения, письма-ответы, поздравления и т.д. Однако для всех видов писем применяется одна структура и одни и те же правила оформления.

Структура делового письма  

Для начала следует отметить, насколько важным является соблюдение структуры делового письма. Очень часто многие сотрудники при написании писем не задумываются об этом, и в итоге получаются довольно хаотично составленные письма, которые трудно понять адресату.  Правильная структура письма позволяет донести информацию последовательно и логично. При написании делового письма информация делится на смысловые блоки, составляющие три основные части.


Классификация деловых писем


Первая часть – это описание мотива, причины написания письма. Здесь указываются ссылки на факты, события, справочные и регламентирующие документы. Необходимо подготовить адресата к основным сведениям, так чтобы они не вызвали лишних вопросов и отторжения, и плавно подвести к следующей части.

Вторая часть – это основной информационный блок, в котором излагаются выводы, просьбы и предлагаются Оформление писем в 2017 годурешения. Здесь должна быть отражена позиция автора по рассматриваемому вопросу. При этом необходимо не просто донести информацию до адресата, но и побудить его к действию в нужном для автора направлении. Информация должна быть убедительной, чтобы подтвердить правильность и обоснованность предлагаемых решений и не вызвать никаких сомнений.

В третьей, заключительной части формулируется основная цель письма, описывается ожидаемый результат и вероятные исходы события при принятии того или иного решения.

Однако следует отметить, что в зависимости от назначения письма, от того на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, могут применяться и другие схемы построения. Письма могут содержать только первые две части или, например, только вторую часть описанной структуры. Это может быть осознанное опущение одного из блоков, и в этом случае функции отсутствующей части могут быть перераспределены между существующими.

Основные правила оформления делового письма в 2017 году

Служебные письма должны оформляться на специальном бланке формата А4 или А5. Формат используемого бланка зависит от размера текста, если в тексте содержится меньше 7 строк, то можно использовать бланк поменьше. В случае если авторами письма являются несколько организаций, то бланк можно не использовать.

На данный момент, требования к бланкам писем и документов устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).


Письма-ответы. Как правильно согласиться или отказать?


Данный ГОСТ устанавливает состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению. В частности на бланках служебных писем должны быть указаны следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе, печать (при необходимости).

Реквизиты дата, номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом), заголовок к тексту, изложенный одной фразой, указываются в заголовочной части письма.

В реквизитах «адресат» должны быть правильно указаны следующие составные части:

  • компания;
  • структурное подразделение;
  • должность;
  • фамилия и инициалы;
  • почтовый адрес получателя.

Желательно, чтобы официальное письмо занимало не более одной страницы и, при этом, было посвящено одному вопросу. Это позволяет сократить время на его обработку, и ускорить процесс его исполнения.


Деловое письмо: правила оформления и порядок работы


Текст письма должен быть четким, кратким и понятным. Материал излагается в нейтральном, доброжелательном, вежливом тоне, как правило, от третьего лица единственного числа. Также допускаются следующие формы обращения:

  • от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);
  • от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);
  • от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль