Оформление писем в 2017 году

2037
Письмо – это документ, пересылаемый по почте и служащий средством общения между людьми и организациями. Основой деловой переписки является служебное письмо. Для того чтобы переписка между различными организациями была удобной и понятной существуют определенные правила оформления деловых писем. В данной статье мы более подробно ознакомимся с данными общепринятыми правилами.

Из статьи вы узнаете:

  • что такое служебное письмо;
  • структуру делового письма;
  • основные правила оформления делового письма в 2017 году.

Что такое служебное письмо

Служебными письмами называют документы с различным содержанием, пересылаемые по почте и служащие средством общения и обмена информацией между компаниями, организациями и частными лицами.

Они относятся к наиболее часто создаваемому виду документов. Письма играют большую роль в создании общего имиджа компании, поскольку на основе оформления и содержания письма зачастую складывается первое впечатление об организации.

Выделяют несколько видов служебных писем в зависимости от содержания и цели написания: информационные письма, письма-просьбы, извещения, требования, приглашения, письма-ответы, поздравления и т.д. Однако для всех видов писем применяется одна структура и одни и те же правила оформления.

Структура делового письма  

Для начала следует отметить, насколько важным является соблюдение структуры делового письма. Очень часто многие сотрудники при написании писем не задумываются об этом, и в итоге получаются довольно хаотично составленные письма, которые трудно понять адресату.  Правильная структура письма позволяет донести информацию последовательно и логично. При написании делового письма информация делится на смысловые блоки, составляющие три основные части.


Классификация деловых писем


Первая часть – это описание мотива, причины написания письма. Здесь указываются ссылки на факты, события, справочные и регламентирующие документы. Необходимо подготовить адресата к основным сведениям, так чтобы они не вызвали лишних вопросов и отторжения, и плавно подвести к следующей части.

Вторая часть – это основной информационный блок, в котором излагаются выводы, просьбы и предлагаются Оформление писем в 2017 годурешения. Здесь должна быть отражена позиция автора по рассматриваемому вопросу. При этом необходимо не просто донести информацию до адресата, но и побудить его к действию в нужном для автора направлении. Информация должна быть убедительной, чтобы подтвердить правильность и обоснованность предлагаемых решений и не вызвать никаких сомнений.

В третьей, заключительной части формулируется основная цель письма, описывается ожидаемый результат и вероятные исходы события при принятии того или иного решения.

Однако следует отметить, что в зависимости от назначения письма, от того на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, могут применяться и другие схемы построения. Письма могут содержать только первые две части или, например, только вторую часть описанной структуры. Это может быть осознанное опущение одного из блоков, и в этом случае функции отсутствующей части могут быть перераспределены между существующими.

Основные правила оформления делового письма в 2017 году

Служебные письма должны оформляться на специальном бланке формата А4 или А5. Формат используемого бланка зависит от размера текста, если в тексте содержится меньше 7 строк, то можно использовать бланк поменьше. В случае если авторами письма являются несколько организаций, то бланк можно не использовать.

На данный момент, требования к бланкам писем и документов устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).


Письма-ответы. Как правильно согласиться или отказать?


Данный ГОСТ устанавливает состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению. В частности на бланках служебных писем должны быть указаны следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе, печать (при необходимости).

Реквизиты дата, номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом), заголовок к тексту, изложенный одной фразой, указываются в заголовочной части письма.

В реквизитах «адресат» должны быть правильно указаны следующие составные части:

  • компания;
  • структурное подразделение;
  • должность;
  • фамилия и инициалы;
  • почтовый адрес получателя.

Желательно, чтобы официальное письмо занимало не более одной страницы и, при этом, было посвящено одному вопросу. Это позволяет сократить время на его обработку, и ускорить процесс его исполнения.


Деловое письмо: правила оформления и порядок работы


Текст письма должен быть четким, кратким и понятным. Материал излагается в нейтральном, доброжелательном, вежливом тоне, как правило, от третьего лица единственного числа. Также допускаются следующие формы обращения:

  • от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);
  • от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);
  • от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль