Основные виды документов организации в 2017 году

2049
Классификация основных видов документов организации в 2017 году подчас кажется слишком разветвленной. Это вполне естественно, ведь документооборот — это сложнейший процесс с огромным количеством участников. Официальные документы включают учредительную, распорядительную, информационно-справочную, финансовую и кадровую документацию. При этом каждый вид в равной степени важен для административных процессов компании.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что такое официальный документ, обладающий юридической силой?
  • какова роль служебных документов в процессах управления?
  • как строится классификация служебных документов организации?
  • какие основные виды документов организации в 2017 году участвуют в делопроизводстве?

Официальные документы и их роль в управлении

В процессах документооборота любой компании участвует огромное количество официальной документации. Официальным считается документ, созданный юридическим или физическим лицом и удостоверенный в установленном порядке. Те из них, которые используются в текущей деятельности компании, можно отнести к особой категории: служебным или управленческим документам. Именно они обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями предприятия и его сотрудниками.

Служебные документы играют важную роль в реализации управленческих функций. К ним относятся планирование, прогнозирование, финансирование, учет, снабжение, контроль. Принятие любого управленческого решения происходит на основании официальной документации предприятия. Она не только необходима для принятия эффективных управленческих решений, но и выступает в качестве доказательства их исполнения. Кроме того, она служит источником информации для анализа деятельности компании, материалом для справочно-поисковой работы.

Официальные документы в процессах управления одновременно представляют собой предмет и результат труда. Эффективный менеджмент невозможен без точной, достоверной информации. Соответственно, правильная организация делопроизводства является залогом успешности компании в целом. Служебные акты нуждаются в своевременном выпуске и правильном оформлении: от этого зависит их юридическая сила. Такие делопроизводственные процессы как получение и передача корреспонденции, обработка и хранение, контроль, систематизация, регистрация, своевременное уничтожение, подготовка к сдаче в архив и архивное хранение, являются неотъемлемым элементом управления.


Особенности формирования в дела отдельных категорий документов


Официальные документы, участвующие в административных процессах, должны соответствовать существующим нормам законодательства. Соблюдение общегосударственных требований по составлению и оформлению служебной документации обязательно для каждой организации. Порядок делопроизводства устанавливается на законодательном уровне и регламентируется соответствующими инструкциями и правилами. Базовые понятия в сфере делопроизводства определены Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ. Что касается правовых основ деятельности юридических лиц и порядка делопроизводства для них, они установлены Гражданским кодексом РФ.

Юридическая сила служебной документации крайне важна в аспекте управленческой деятельности. Если документ обладает достаточной юридической силой, он сам по себе может служить доказательством заключенных в нем данных. Важно отметить, что только при соблюдении этого условия он становится обязательным к исполнению для определенного круга участников административных процессов компании: органов управления, структурных подразделений и должностных лиц.

Классификация служебных документов организации

Административные процессы включают такие аспекты деятельности компании как издание распорядительных актов, планирование учет и контроль. Соответственно, все основные виды документов организации можно отнести к той или иной группе, исходя из их прямого назначения.

●Регламентация деятельности предприятия обеспечивается его уставом, положениями, различными правилами и инструкциями, официальными регламентами, нормативными актами и т.д.

●В основе распорядительной деятельности лежат приказы, указания, постановления, решения и распоряжения руководства компании.

●Базой для эффективного планирования и прогнозирования являются такие документы как отчеты о деятельности организации, акты и доклады.

●Что касается учета и контроля, он обеспечивается за счет составления и обработки статистической, бухгалтерской и  оперативно-технической документации. Она необходима для хранения и последующего анализа информации о всех аспектах деятельности предприятия.

●Передача информации между подразделениями и сотрудниками осуществляется с помощью писем и служебных записок, которые также можно отнести к разряду официальной документации.

Классификация основных видов документов организации в 2017 году представляет собой многоуровневую систему. Существует огромное количество оснований для их деления на классы. Они различаются по содержанию, способу фиксации информации, наименованию, срокам хранения, стадиям создания и т.д.


Инструкция по делопроизводству. Раздел «Работа с поступающей корреспонденцией»


С целью систематизации в административной системе делопроизводства выделяют ряд основных видов документов организации:

●Организационно-распорядительные (служащие для реализации функций управленческого аппарата и закрепляющие цели и задачи компании;

●Справочно-информационная документация (содержащая данные, инициирующие административные решения. В отличие от распорядительной, не содержит прямых поручений);

●Документы по личному составу, связанные с комплектованием штата и движением персонала. Они характеризуют правовые и служебные аспекты деятельности сотрудников, трудовые отношения между субъектом бизнеса и персоналом.

Основные виды документов организации

Делопроизводство служит для обеспечения административных процессов компании. Данный род деятельности охватывает все вопросы, связанные с документированием и организацией работы с официальными бумагами. Делопроизводственные процессы включают три основных этапа: создание объекта документооборота, организация его движения и учета, хранение.

Для систематизации делопроизводства все основные виды документов организации принято классифицировать по следующим основаниям:

  • способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино- и фотодокументы);Основные виды документов организации в 2017 году
  • месту составления (внутренние, входящие и исходящие);
  • сфере использования (организационно-распорядительные, финансовые, бухгалтерские, отчетно-статистические);
  • юридической силе (оригиналы, копии, заверенные копии, выписки, дубликаты);
  • степени обязательности (информационные и директивные);
  • содержанию (простые, посвященные одному вопросу, и сложные, освещающие ряд тем);
  • характеру содержания (первичные (содержат оригинальные данные результатов изучения или исследования) и вторичные (результат аналитико-синтетической переработки первичных документов);
  • форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые, примерные, унифицированные);
  • степени гласности (открытые, с грифом ограничения доступа);
  • срокам исполнения (срочные и несрочные);
  • срокам хранения (временного, долговременного и постоянного хранения).

К перечню наиболее употребляемых в управленческой деятельности можно отнести следующие основные виды документов организации:

Учредительные документы:

Данный вид документации определяет правовой статус компании и служит юридическим основанием ее деятельности. В них определяется наименование учреждения и порядок его управления. К данной группе, в зависимости от вида и формы собственности организации, могут относиться:

  • учредительный договор;
  • приказ о назначения директора и главного бухгалтера;
  • устав;
  • идентификационный номер фирмы-налогоплательщика;
  • регистрационный номер/

Распорядительные документы:

Фиксируют решения административных и организационных вопросов, регулируют и координируют деятельность, служат для реализации задач управления.

  • Приказ — один из самых распространенных правовых актов. Издается руководителем для определения порядка решения основных и оперативных задач. Приказ  может  затрагивать деятельность конкретной компании или касаться широкого круга организаций и должностных лиц.
  • Распоряжение — служит для разрешения оперативных вопросов, имеет ограниченных срок действия, относится к более узкому круг лиц или подразделений, по сравнению с приказом. Издается руководителем или коллегиальным органом управления.
  • Указание — освещает вопросы информационно-методического характера.

Правом подписи подобных служебных документов обладает генеральный директор компании или ее президент.


Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль. 7 главных шагов


Информационно-справочная документация:

Содержит сведения, необходимые для принятия управленческих решений, служит основанием для выбора того или иного способа административного воздействия.

  • Акт — составляется несколькими лицами для подтверждения факта или события, может содержать выводы, рекомендации и предложения (например, акт сдачи-приемки, передачи, обследования, испытаний, инвентаризации).
  • Протокол — фиксирует ход обсуждения вопросов на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Отражает деятельность по совместному принятию решений и составляется на основании записей, произведенных во время совещания.
  • Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Для переписки характерно широкое видовое разнообразие. В зависимости от содержания письмо может выполнять функции запроса, требования, извещения, подтверждения или гарантии.
  • Заявление — просьба или предложение сотрудника учреждению или должностному лицу по кадровому вопросу или в связи с недостатками, нарушениями в работе компании.
  • Докладная записка — изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя. Как правило, создаются с целью повысить эффективность деятельности компании.
  • Служебная записка — применяется для обмена информацией между структурными подразделениями и сотрудниками учреждения. В общем случае содержит изложение причин составления и предложения, просьбы или заявки.
  • Объяснительная записка — пояснение содержания отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события. В отличие от докладной записки, не содержит выводов и предложений.
  • План — перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.
  • Отчет — содержит сведения о выполнении плана, задания, поручений организации или должностному лицу.
  • Справка — описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Могут быть внешними (направляются в другую организацию) или внутренними (для представления руководству). Отдельно выделяют справки личного характера для подтверждения биографических или служебных данных.

В заключение отметим, что классификация основных видов документов организации в 2017 году не претерпела глобальных изменений. Основными участниками документооборота все так же являются учредительные, распорядительные, информационно-справочные, финансовые и кадровые документы. Задача каждой компании — систематизировать этот объемный массив документации и наладить делопроизводственные процессы таким образом, чтобы они выполняли свою основную обеспечивающую функцию. Систематизация документооборота крайне важна, ведь от нее во многом зависит эффективность компании.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль