Документационное обеспечение в 2017 году

261
Документационное обеспечение в 2017 году играет важную роль в управлении организацией. Парадоксально, но рост объема документации приводит к информационной недостаточности. Поиск данных все более затрудняется, поддерживать сохранность и конфиденциальность документов становится все труднее, в управленческие решения принимаются не оперативно. При этом у большинства учреждений возрастают затраты на документооборот. Любой компании, которая столкнулась с подобными проблемами, стоит проанализировать свое делопроизводство. Зачастую слабые места в управлении появляются именно из за неэффективной работы службы ДОУ.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие цели стоят перед документационным обеспечением в 2017 году?
  • каковы основные функции службы ДОУ?
  • как выглядит современная структура службы документационного обеспечения?

Документационное обеспечение в управлении: цели и задачи

Под документационным обеспечением, как правило, понимают все виды деятельности, касающиеся документирования и управления документацией в любой организации. Каждая компания в ходе своей деятельности испытывает постоянную необходимость фиксировать информацию, передавать ее от одного структурного подразделения другому, анализировать данные о организовывать их хранение. Данный вид деятельности находится в зоне ответственности отдельного структурного подразделения предприятия — службы документационного обеспечения управления. Даже если служба ДОУ не выделена в структуре организации, ее функции выполняет секретариат, канцелярия или отдельные ответственные лица.

Документационное обеспечение тесно связано с управленческими процессами. Это обусловлено тем, что принятие взвешенных административных решений невозможно без соответствующей информационной базы. Аналитика, прогнозирование, менеджмент организации нуждаются в точных данных. Качество решений напрямую зависит от точности и достоверности исходной информации. Большое значение также имеют такие критерии как количество, оперативность приема-передачи данных, степень сложности, организация поиска и стоимость информации. Таким образом, от эффективности документационного обеспечения зависит деятельность компании.


Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности работы с электронными документами»


Цели документационного обеспечения в управлении сводятся к реализации определенных технологических, организационных, контрольных и методических функций. К основным задачам делопроизводства можно отнести документирование (изготовление документов), организацию работы с документами и систематизацию их архива. Служба ДОУ отвечает за обеспечение единого порядка работы с информационными потоками компании. Ее эффективная работа способствует сокращению документооборота, оптимизации и ускорению делопроизводственных процессов.

Функции службы ДОУ

Документационное обеспечение в 2017 году необходимо для эффективного управления, т.к. оно способствует реализации ряда важнейших задач любой компании. В первую очередь, это документирование административной деятельности организации. Не меньшее значение имеет организация работы с документами с момента их создания до передачи в архив. Кроме того, документационное обеспечение помогает совершенствовать формы и методики работы с информацией, оптимизировать делопроизводственные процессы.

Функции службы документационного обеспечения управления полостью определяются вышеперечисленными задачами.

Документирование:

  • разработка типовых документов;
  • проектирование бланков и форм;
  • изготовление, копирование и тиражирование;
  • контроль согласования и удостоверения.

Организация работы с документами:Документационное обеспечение в 2017 году

  • разработка единых правил документооборота компании;
  • регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее обработка;
  • учет документов и контроль за их исполнением;
  • систематизация, хранение, поиск и использование документов;
  • защита корпоративной информации.

Оптимизация форм делопроизводства:

  • подготовка нормативной и методической документации;
  • контроль за выполнением рекомендаций и выполнением правил делопроизводства;
  • обучение и консультирование персонала;
  • совершенствование документооборота, разработка новых методик;
  • подготовка информационной базы для проектирования автоматизированных систем и баз данных.

Структура службы документационного обеспечения

Все аспекты деятельности в службы документационного обеспечения определяет Положение о службе ДОУ, утвержденное в компании. В нем закреплен порядок образования подразделения, его место в иерархической структуре предприятия, правовой статус, необходимый уровень компетенций его сотрудников.

Оптимальная форма организации документационного обеспечения определяется в зависимости от характера деятельности учреждения, его структуры, наличия у компании филиалов и представительств, численности административного аппарата, объемов документооборота.                      

Для компаний с линейно-функциональной организационной структурой целесообразно использовать централизованную форму организации делопроизводства, т.е. сосредоточить все операции в одном подразделении, сформировав единый массив документов компании. Это поможет ускорить поиск документов и оптимизировать справочную работу.


Технология работы с документами. Документооборот


Если структурные подразделения учреждения разобщены территориально или имеют узкую специализацию, для него оптимально использовать децентрализованную форму организации документационного обеспечения, создав в каждом из подразделений свою службу ДОУ.

Наиболее распространенной все же является смешанная форма, при которой делопроизводственные операции выполняются как специализированной службой, так и функциональными подразделениями учреждения.

Должности работников службы ДОУ определяются «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих». В общем случае можно выделить три основных структурных элемента данного подразделения:

Руководство

Руководитель или заведующий документационным обеспечением занимается планированием и распределением работы, подбором кадров, координацией и контролем деятельности службы.

Специалисты

К данной категории можно отнести документоведов, референтов, секретарей, архивистов и редакторов. Эти сотрудники выполняют основные технологические и оперативные задачи, связанные с делопроизводством, занимаются анализом информации, участвуют в разработке нормативно-методической базы и разрабатывают проекты документов организации.


Технология работы с документами. Документооборот


Технические исполнители

Сотрудники данной категории отвечают за передачу информации, учет и доставку корреспонденции, фиксацию документальных потоков, хранение документов. В их число входят экспедиторы, технические секретари и курьеры организации.

Документационное обеспечение выполняет роль базы для принятия управленческих решений, помогает анализировать и прогнозировать деятельность организации. Специфика документационного обеспечения в 2017 году определяется постоянным ростом объема документов. Несмотря на внедрение электронного документооборота, делопроизводство продолжает требовать значительных трудовых затрат. В совокупности с дефицитом подготовленного персонала, это может привести к негативным последствиям для любой организации, которая не уделяет должного внимания собственной службе ДОУ. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль