Договоры в 2017 году

1804
Договор — один из важнейших инструментов бизнеса, эффективный регулятор коммерческих связей. Он позволяет упорядочивать взаимоотношения между сторонами, наделяя их правами и обязанностями по отношению друг к другу. Внимание к договорной деятельности любой организации обусловлено тем, что подписание соглашения без учета всех нюансов чревато для бизнеса серьезными рисками. Такая работа требует юридической грамотности, педантичности, детальной разработки и точности оформления. Именно поэтому заключение, регистрация, учет и хранение договоров в 2017 году остаются одними из приоритетных направлений делопроизводства.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Что лежит в основе классификации договоров?
  • Как организовать работу с договорами в организации?
  • Как правильно регистрировать и хранить договоры в 2017 году?

Классификация договоров в 2017 году

В действующем гражданском законодательстве понятие договор определяется как соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Непременным условием его возникновения является взаимно согласованное волеизъявление сторон. Он относится к разряду юридических актов, инициирующих появление, изменение или прекращение прав или обязанностей сторон. Помимо этого, данный документ регулирует поведение сторон в соответствие с законом.

Договор — один из важнейших документов деятельности любого учреждения. Вне зависимости от того, вступает ли компания в хозяйственные отношения с поставщиками, транспортными компаниями, страховыми организациями, банками, заказчиками или клиентами, у нее возникает необходимость юридически регулировать эти связи, защищать свои права и рассчитывать на исполнение партнерами их обязательств.

Гражданский кодекс РФ регламентирует порядок заключения договора и предусматривает для него две формы: письменную и устную. Существуют виды договоренностей, для которых обязательная письменная форма. Без нее соглашение не будет обладать юридической силой. В других случаях достаточно наличия у сторон намерения совершить сделку и согласия с ее условиями. Подтверждением намерения в данном случае служат письменные и вещественные доказательства.


Технология работы с документами. Документооборот


Основания для классификации договоров также определяются законодательством. Так, например, он может быть односторонним, двусторонним или взаимным; возмездным или безвозмездным по характеру возникающих отношений;  в интересах его сторон или в пользу третьего лица.

К основным видам договоров, установленных действующим гражданским законодательством относятся:

О передаче имущества в собственность

При его заключении между сторонами возникают отношения продавца и покупателя. Одна сторона передает имущество другой за определенную денежную сумму. Его разновидностью считаются: сделки купли-продажи, дарения, поставки, снабжения и т.д.

О передаче имущества во временное пользование

Данная категория включает договор аренды, имущественный заем, ссуду. Для нее характерно сохранение прав собственности на имущество у одной их сторон, в то время как другая сторона сделки использует данное имущество на определенных условиях.


Контроль исполнения документов


О выполнении работ

Подобные договоренности регламентируют отношения заказчика и исполнителя. Они подразумевают выполнение исполнителем работ по заданию заказчика за определенную плату. В эту группу входят договор подряда и перевозки, научно-исследовательские, конструкторские, технологические соглашения).

Об оказании услуг

В эту группу следующие виды договоров: страхования, поручения, хранения, комиссии, охраны, а также расчетно-кредитные отношения).  Исполнитель обязуется по оказать услуги заказчику на возмездной основе.

Классификация договоров, предусмотренная законодательство очень обширна. Она включает и другие виды сделок, среди которых можно выделить: договоренности о совместной деятельности, о финансировании, об авторском праве. В зависимости от направленности сделки определяется ее принадлежность к той или иной группе.

Работа с договорами в организации

Договорная работа предусматривает целый комплекс процедур и несколько подходов к их реализации. Если компания по роду своей деятельности сталкивается с необходимостью постоянного заключения официальных соглашений, целесообразно создать отдельный договорной отдел, который занимается согласованием, учетом и хранением документов. Это, так называемый, централизованный подход к договорной работе. В случае, когда организация практикует децентрализованных подход, каждый исполнитель самостоятельно ведет свои сделки.

В договорной работе можно условно выделить два направления: планирование и защиту интересов компании. Первое включает выбор способа заключения сделки, разработку структуры отношений, подготовку документа, утверждение ответственными лицами, внесение изменений в условия, подписание. Второе направлено на разработку мер по улучшению договорных отношений, контроль исполнения обязательств, инструктаж сотрудников, учет и хранение договоров.

Порядок заключения официальной договоренности регламентируется Гражданским Кодексом. Выделяют четыре этапа заключения любого официальной договоренности:

  • преддоговорные переговоры;
  • оферта (предложение о заключении);
  • рассмотрение оферты;
  • акцепт.

Согласование условий, как правило, происходит на начальной стадии заключения сделки. В зависимости от ее вида в организации назначается круг ответственных лиц, которые проверяют правильность расчетов и выполнимость условий. В данную группу обязательно входят  главный бухгалтер, финансовый директор, юрист и представитель службы безопасности учреждения.


Определение сроков хранения документов


В случае, когда стороны не приходят к согласию относительно условий, рекомендуется составить протокол разногласий. Отметим, что данный документ оформляется для оферт и не относится к проектам договоров. В нем необходимо раскрыть содержание разногласий, а также привести согласованную сторонами редакцию спорного пункта.

Право подписания официальных соглашений устанавливается учредительными документами компании. Как правило, им обладает руководство или ответственные лица, которым право подписания передается по доверенности.

Регистрация и хранение договоров

После подписания договор необходимо зарегистрировать, т.е. присвоить ему уникальный порядковый номер. Если документ еще не имеет номера, он проставляется в преамбуле, согласно регламенту регистрации документов организации. Если же номер присвоен стороной, составившей документ, то необходимо зарегистрировать оферту и также проставить порядковый номер в преамбуле или штампе  на оборотной стороне последней страницы. Состав регистрационного индекса определяется локальными нормативными актами. В большинстве случаев используют валовую нумерацию в сочетании с буквенным обозначением типа соглашения, кодом подразделения, годом заключения. Так, например, договору купли-продажи от 7 августа текущего года может быть присвоен регистрационный индекс № 234-КП-МТО/2016, который указывает на то, что договоренность о купле-продаже №234 (по валовой нумерации) было заключено материально-техническим отделом компании в 2016 году.  Номер документа вносят в журнал регистрации договоров.

Целесообразно обеспечить в организации условия для централизованного хранения официальных соглашений. Оригинальный документ в этом случает храниться в специализированном отделе. Это поможет избежать рассредоточения  документов по исполнителям и утери оригиналов. Если же организация не считает затраты на создание такого отдела оправданными, оптимальным решением будет обязать исполнителей передавать документы на оперативное хранение в службу документационного обеспечения управления или секретарю. После истечения срока действия все они передаются в архив учреждения. Выдачу договоров (при отсутствии электронных копий) должна производиться по письменному запросу и фиксироваться в соответствующем журнале.

Для систематизации договорной работы можно использовать реестр договоров, который составляется исходя из потребностей структурных подразделений компании. В реестр вносятся следующие обязательные сведения:

  • регистрационный номер;Договоры в 2017 году
  • номер и наименование контрагента;
  • вид и предмет договора, его цена;
  • ответственный исполнитель или подразделение;
  • дата и место заключения;
  • наличие приложений;
  • сведения о лицах, подписавших документ.

Желательно внести в реестр и некоторые дополнительные сведения, которые помогут идентифицировать документ и составят более полную характеристику:

  • документ, подтверждающий полномочия контрагента;
  • реквизиты контрагента;
  • особые условия и на наличие дополнительных соглашений;
  • порядок расчетов, рассмотрения споров, применения штрафных санкций;
  • сроки и порядок направления претензий.

Целесообразно разделить реестр на подразделы в зависимости от того, выступает ли организация заказчиком или исполнителем. Основанием для группировки может также служить вид договора: купли-продажи, выполнение работ, оказание услуг, прочие (залога, поручительства и т.д.).

Для того, чтобы систематизировать договорную работу, может понадобиться разработка таких нормативных актов как «Положение о договорной работе», «Порядок подготовки, контроля исполнения и хранения договоров» и другие подобные регламенты, подготовленные юридической службой учреждения.

Несмотря на то, что составление и оформление договоров, как правило, находится в зоне ответственности руководителей подразделений и юридической службы, договорная работа тесно связана с делопроизводственными процессами компании. Специалист сфере в данной сфере, будь то секретарь или офис-менеджер, обязательно должен иметь представление о специфике работы с официальными соглашениями.

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль