Тайм-менеджмент для секретаря

3163
Программа вебинара составлена с учетом самых острых проблем в работе секретарей и личных помощников — таких, как проблема стресса, ненормированного рабочего дня, непредсказуемого появления задач, хаоса в бумажных и электронных документах. Лектор поделится приемами организации работы, которые помогут меньше уставать и сохранять высокую работоспособность.

Мария Долинова,
практический психолог, коуч, консультант по личной эффективности. Создатель и руководитель психологической мастерской "Просто" (Москва).
В прошлом — руководитель Управления академического развития Национального исследовательского университета "Высшая школа экономики", создатель и руководитель "Центра развития сотрудников" Тольяттинского государственного университета. Организатор программ развития для кадровых резервов университетов. С 1998 года консультирует и ведет тренинги по глубинному самопознанию, индивидуальному стратегическому планированию, тайм-менеджменту, стресс-менеджменту, управлению конфликтами и работе со сложными клиентами".

Тайм-менеджмент для секретаря

Основные темы вебинара:

  1. Главный источник стресса — неожиданные задачи. Уменьшаем «фактор внезапности» с помощью расписаний и календарей событий. Годовой цикл и годовое расписание. Расписания главных событий на квартал, месяц и неделю. Система напоминаний, шаблонов и регламентов для типичных ситуаций. Использование блокнотов, стикеров, белых досок и «Листов регулярных задач» для лучшего напоминания.
  2. Общее сетевое пространство - «облачное хранилище данных» и его использование в работе секретаря.
  3. Диктофон — помощник при проведении рабочих встреч и планерок.
  4. Делегирование. Руководитель делегирует секретарю, а кому делегирует секретарь? Использование аутсорсинга и услуг сторонних организаций: в каких случаях это выгодно.
  5. Режим работы и отдыха. Должен и секретарь или личный помощник всегда быть на связи. И возможно ли это?

Стресс в работе секретаря, администратора и личного помощника

Главные источники стресса:

  •  Большая ответственность, недопустимость ошибок
  •  Неопределённость, неточность формулировок задач
  •  Неожиданность появления задач
  •  Критика со стороны руководителя
  •  Переживание своей «неважности» в общем деле
  •  Утомление и истощение от того, что всегда нужно быть «на связи»

Как нейтрализовать вредные последствия стресса?

Стресс в работе сам по себе не так вреден. Вредна «силовая борьба» с ним и его игнорирование. Уменьшаем вредные последствия стресса: пять главных направлений

I. Создаём систему предотвращения ошибок

II. Переформулируем задачи: точность и адекватность поставленных задач

III. Предсказываем (прогнозируем) появление задач

IV. Делаем свои успехи заметными. Осознаём свою роль в общем процессе

V. Создаём режим отдыха и восстановления сил

I. Создаём систему предотвращения ошибок

  1. Чек-листы. Перечень действий для типовых ситуаций.
    Пример: «Что нужно проверить перед тем, как отдать договор на подписание»
  2. Общее сетевое пространство для хранения данных- «облачное хранилище». Предотвращение потери электронных документов.
  3. Контроль за уничтожением документов. Использование шредера.
  4. Использование диктофона при получении заданий и во время совещаний
  5. Использование шаблонов документов
  6. Порядок в электронном и бумажном архивах организации

II. Переформулируем задачи:
точность и адекватность поставленных задач

  1. Ответственность за постановку задачи — на руководителе. Но ответственность за её ФОРМУЛИРОВКУ возьмите на себя.
  2. Проверьте задачу по принципу «ГКЧП» (Где? Что? Когда? Почему?)
  3. Проверьте сроки задачи на точность и адекватность
  4. Уточните уровень приоритетности задачи
  5. Уточните ответственных и состав рабочей группы (список исполнителей задач)
  6. Зафиксируйте формулировку письменно и утвердите её
  7. Регулярно информируйте о ходе исполнения всех приоритетных задач

III. Предсказываем (прогнозируем) появление задач

  1. Уменьшайте «фактор внезапности» с помощью годовых календарей и расписаний:
    - график отчётности;
    - дни рождения ключевых лиц;
    - годовые пики и спады спроса;
    - главные события на неделю,квартал, год.
  2. Система напоминаний о событиях (электронные и «бумажные»)
  3. Регламенты для всех важных ситуаций
  4. «Листы регулярных задач»

IV. Делаем свои успехи заметными.
Осознаём свою роль в общем процессе

  1. Выясните, что для руководителя является критически значимым в вашей работе
  2. Поймите и примите границы своей ответственности
  3. Сформулируйте критерии, по которым вы сами сможете оценить, справились ли вы с работой
  4. После окончания крупных проектов и успешного выполнения важных задач: представьте руководителю список на поощрение. Включите в этот список себя, если есть реальные основания для этого.
  5. Просите коллег об обратной связи (отзывы о вашей работе): что было сделано хорошо, а что можно улучшить

V. Создаём режим отдыха и восстановления сил

  1. Договоритесь о времени, когда вы «не на связи». Например, в воскресенье
  2. Используйте для деловой связи отдельный телефон (не личный)
  3. Руководитель поручает секретарю, а секретарь...  кому? Используйте аутсорсинг и внешних исполнителей, когда это возможно и уместно
  4. Планируйте отпуск. Планируйте выходные
  5. Используйте обеденный перерыв, чтобы «переключиться» и отдохнуть
  6. Делайте перерыв на 5 минут каждый час
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль