Cистема электронного документооборота

526
Внедрение системы электронного документооборота на предприятии — требование, обоснованное рациональным подходом к организации производственных и управленческих процессов. Оптимальный выбор системы электронного документооборота позволяет при минимальных затратах существенно улучшить исполнительскую дисциплину, сократить время принятия и повысить качество управленческих решений. По каким критериям осуществляется выбор системы электронного документооборота, рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

  • для чего необходима система электронного документооборота;
  • какие стандартные функции реализованы в электронной системы документооборота;
  • какие требования предъявляются к системе электронного документооборота;
  • как осуществляется выбор системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота — рациональное решение, позволяющее организовать документопоток компании, оптимизировать все процедуры создания, обработки, использования и хранения всех видов документов. В статье рассмотрены вопросы выбора и внедрения системы электронного документооборота на предприятии.

Для чего необходима система электронного документооборота на предприятии

Документооборот является признаком производственной, хозяйственной и организационной деятельности любого предприятия, независимо от формы собственности, величины дохода и численности штата. От перечисленных параметров может зависеть только объем документооборота, но, даже если он очень невелик, целесообразность его автоматизации и внедрения системы электронного документооборота несомненна.


Система электронного документооборота. Регламентируем работу!


Во-первых, использование системы электронного документооборота позволяет существенно снизить трудозатраты на обработку, маршрутизацию и поиск документов. Во-вторых, значительно облегчается контроль исполнительской дисциплины и соблюдения сроков подготовки и обработки каждого документа на любом из этапов его оформления. В-третьих, программное обеспечение можно подобрать в зависимости от реальных потребностей компании и адаптировать его под них. В-четвертых, стоимость специализированных программ, даже обладающих самым широким функционалом, относительно невелика, а некоторые из них и вовсе бесплатны. В-пятых, организация системы электронного документооборота на предприятии позволяет минимизировать ошибки, обусловленные человеческим фактором. И, в-шестых, затраты на внедрение системы электронного документооборота, даже с учетом оборудования, окупаются в самые короткие сроки.

Требования к системе электронного документооборота

Система электронного документооборота на предприятии по своему функционалу должна обеспечивать:

  • все виды работы с документами: создание, оформление, обработку, регистрацию, согласование, контроль исполнения и пр.;
  • организацию документооборота: разграничение доступа, маршрутизацию, поиск, хранение и использование документов;
  • архивное хранение документов с возможностью их поиска и использования.

Система электронного документооборота компании реализует тот же комплекс мероприятий, что и традиционная, используемая для документационного обеспечения деятельности организации. В ней должны быть реализованы возможности:

  • регистрации всех видов документов: входящих, исходящих и внутренних с последующим направлением Cистема электронного документооборотакорреспонденции на рассмотрение руководителя;
  • использования единого порядка и последовательности работы с документами в каждом подразделении;
  • организации индивидуальной и совместной работы с документацией;
  • обмена документами между исполнителями и подразделениями;
  • разграничения доступа исполнителей к документам;
  • использования унифицированных форм, в том числе и тех, которые разработаны и утверждены на предприятии;
  • организации единого порядка учета, издания, рассылки, возврата, хранения, утилизации и использования исходящей и внутренней документации;
  • маршрутизации движения документов, учитывающая направление;
  • контроля своевременности исполнения, получения резолюций, согласования (визирования) и списания документов
  • формирования разного рода отчетности, в том числе, аналитической и статистической;
  • выборки информации по формируемым исполнителями запросам;
  • списания документов в дело в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел, извлечения из дел с обеспечением сохранности и учета использования документов;
  • организации архивного хранения документов, в том числе и на машинных носителях, контроль их использования.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Система электронного документооборота»


Этим стандартным требованиям отвечает любая автоматизированная система, обеспечивающая документооборот на предприятии. Но развитие систем электронного документооборота обусловлено все более расширяющимся потребностям предприятий-пользователей, таким образом, в дополнение с стандартным функциям, разработчики сегодня могут предложить такие опции, как, например,  web-клиент, интеграция с программным обеспечением «1С», ведение договоров и клиентской базы, управление роботами, распознавание документов и пр. Разработка системы электронного документооборота сегодня включает в себя работу с бизнес-логикой, позволяющую адаптировать все бизнес-процессы компании, интегрировать в них кадровый, финансовый и бухгалтерский учет.

Анализ систем электронного документооборота

Создание системы электронного документооборота начинается с анализа текущих потребностей, но при выборе должны быть учтены и дальнейшие перспективы развития компании. Анализ систем электронного документооборота проводится с целью:

  • изучения существующих  видов систем электронного документооборота, выявления их функциональных возможностей и пользовательских характеристик;
  • оценки и выбора систем электронного документооборота на основании потребностей компании и степени автоматизации процессов делопроизводства;
  • оценки базовых технологий, применяемых в программных продуктах, с точки зрения перспективности их использования с учетом прогноза развития IT-технологий на ближайшие годы.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности работы с электронными документами»


Выбор системы электронного документооборота осуществляется по таким критериям, как:

  • используемые технологии делопроизводства;
  • соответствие основным задачам, решаемым системой делопроизводства конкретного предприятия;
  • функциональные возможности системы;
  • программная реализация;
  • стоимость.

В некоторых случаях также важно обратить внимание на удобство пользования программным продуктом, насколько «дружественен» его интерфейс, есть ли возможность обучения персонала и насколько разработчики готовы сотрудничать с компанией в случае, если потребуется адаптация и дальнейшая актуализация программы, насколько оперативно она может осуществляться.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль