Виды документооборота

2371
Существующие виды документооборота в организации позволяют не только обеспечить ее внутреннюю и внешнюю деятельность, но за счет автоматизации делопроизводства повысить эффективность этой деятельности. Автоматизированная обработка всех видов документов в документообороте предприятия обеспечивает высокую исполнительскую дисциплину, что положительным образом сказывается на производительности. О видах документооборота и о переводе их в электронный формат рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

  • какие виды документооборота в организации существуют;
  • как классифицируются виды документов в документообороте;
  • какие виды электронного документооборота используются на предприятиях.

Все виды документооборота в организации призваны обеспечить ее эффективную и бесперебойную производственную, хозяйственную и организационную деятельность. Стандартизированные процедуры, типичные для системы делопроизводства, позволяют автоматизировать работу со всеми видами документов в документообороте предприятия.

Виды документооборота в организации

В процессе осуществления хозяйственной и организационной деятельности предприятия любых форм собственности разрабатывают сами и получают извне большое количество разного рода документов. Посредством внешних и внутренних документов осуществляется взаимодействие и передача управляющих сигналов. Документооборот — процесс регистрации движения документов в компании от момента их получения или создания до момента отправки или исполнения и передачи в архив.


Технология работы с документами. Документооборот


Документооборот охватывает все виды документов: входящие, исходящие и внутренние, последовательность их обработки определяется графиком документооборота, разрабатываемым в индивидуальном порядке на основе принятой в компании учетной политики, специфики ее хозяйственной и организационной деятельности.

Виды документооборота в организации подразделяются в зависимости от типа хозяйственных операций, которые сопровождаются тем или иным типом документации. Выделяют три вида документооборота:

  • управленческий — документы, с помощью которых осуществляется прием и передача управленческих решений, генерируются отчеты и информация, на основе которых принимаются такие решения;
  • кадровый — документы, содержащие информацию, связанную с учетом кадров, в том числе их ротацией, изменением должностей, увольнении, наказаниях и поощрениях, штатном расписании и графиком отпусков;
  • финансовый — документы, относящиеся к производственной деятельности предприятия, сопровождающие все происходящие на нем бизнес-процессы: плановые, аналитические и финансовые отчеты, договора, нормативно-правовые акты, корреспонденция, счета и пр.

Виды документов в документообороте

Как правило, все виды документов в документообороте предприятия подразделяются на три категории: организационные, распорядительные и информационно-справочные.

К организационным относятся: устав предприятия; должностные инструкции; штатное расписание; локальные нормативные акты, регламентирующие трудовые взаимоотношения между работниками компании и работодателем, в том числе, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда или о структурных Виды документооборотаподразделениях, график отпусков.

К числу распорядительных относятся такие виды документов в документообороте предприятия, как: приказы, распоряжения, постановления, решения, указания.

Информационно-справочные документы — это протоколы, акты, справки, письма, докладные и объяснительные записки.

Основным отличительным признаком любого документа является его юридическая значимость, которая обеспечивается наличием обязательных для заполнения реквизитов. К ним, например, относится: наименование, дата  и место подписания, регистрационный номер, согласующие и утверждающие подписи. В системе делопроизводства учитываются только такие виды документов, которые снабжены необходимыми реквизитами и оформлены в соответствии с требованиями установленных стандартов.

Виды электронного документооборота

Процесс документооборота включает в себя такие процедуры, как прием, передачу, регистрацию, маршрутизацию и архивацию документов, а также защиту их от несанкционированного доступа и контроль над их своевременным исполнением. Понятно, что стандартизированный порядок проведения всех этих процедур позволяет автоматизировать документооборот, вести его в электронном виде.

Доступность технических средств и программного обеспечения сегодня делает возможным внедрение на любом предприятии систем электронного документооборота. Виды электронного документооборота, входящие в функционал используемой на предприятии системы, могут быть выбраны в зависимости от специфики его производственной и организационной деятельности.


Система электронного документооборота. Регламентируем работу!


С учетом реальных потребностей, компания может использовать такие виды электронного документооборота, как:

  • производственный;
  • управленческий;
  • кадровый;
  • финансовый (бухгалтерский);
  • складской;
  • технический и технологический;
  • конфиденциальный и секретный.

Внедрение электронных систем документооборота насущная необходимость. За счет этого обеспечивается эффективность управления и оптимизация организационных, управленческих и бизнес-процессов.

Виды систем документооборота

Классифицируются системы электронного документооборота по используемой технологии и архитектуре, по степени интеграции. В большинстве российских предприятий используются универсальные системы электронного оборота (EDMS) на основе архитектуры «клиент-сервер». Эта технология предполагает размещение основных модулей управления документационными потоками и данными на выделенном сервере, клиентский доступ к которому осуществляется с рабочих станций — компьютеров пользователей, объединенных локальной сетью. К достоинствам данной технологии относится быстрота и надежность, вполне достаточные для обеспечения бесперебойной работы системы документооборота как небольших, так и крупных предприятий.


Инструкция по делопроизводству. Раздел «Система электронного документооборота»


Но виды систем документооборота могут классифицироваться и по функционалу, определяющему область их применения. В зависимости от этого, системы документооборота могут подразделяться на:

  • системы делопроизводства;
  • электронные архивы, предназначенные для хранения и поиска больших объемов информации;
  • Workflow-системы, предназначенные для автоматизации бизнес-процессов;
  • ECM-системы, предназначенные для управления всем корпоративным контентом: документами и их образами, записями, потоками работ, медиаконтентом и коллективным взаимодействием.

Системы электронного документооборота, представленные на современном рынке, как правило, совмещают в себе несколько перечисленных функций.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль