Секретариат

Оформление приложений

  • 15 сентября 2016
  • 1051

Часто к документам, имеющим управленческий характер, оформляются приложения. Каждое из них может быть самостоятельным окончательно оформленным действующим документом, а также проектом или частью документа, поясняющей, дополняющей или раскрывающей содержание отдельных глав или положений основного документа. Рассмотрим, как правильно должно быть оформлено приложение к документу.

Приложением к основному документу может быть другой документ, имеющий самостоятельное значение, уже прошедший окончательное оформление и вступивший в действие, например, копия штатного расписания или устава предприятия, подписанный всеми сторонами договор, отсылаемый в адрес контрагента и т. д.). Приложением может быть и проект какого-либо документа, требующий рассмотрения и согласования: проект постановления, распоряжения, совместного решения и пр. В этом качестве может использоваться и только часть какого-либо документа, содержание которой дополняет или поясняет содержание отдельных разделов основного документа, например, состав комиссии, создаваемой по приказу директора предприятия, может быть оформлен приложением к этому приказу, как и план мероприятий, о которых говорится в тексте приказа или распоряжения руководителя.

Какие организационно-распорядительные документы предполагают оформление приложений

Оформление приложений производится в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — Стандарт). Согласно ему, если документ имеет приложение, то реквизит «Отметка о наличии приложения» заполняется в обязательном порядке. Этот реквизит проставляется в письмах, справках, разного рода записках: служебных, докладных, объяснительных.


Как хранить приложения к приказам?


Однако есть категория организационно-распорядительных документов, в которых этот реквизит не заполняется, поскольку все сведения о имеющихся приложениях указываются в тексте основного документа. В частности, к этой категории документов относятся протоколы и такие распорядительные документы, как приказы, распоряжения, указания, постановления и решения.

Оформление приложений к документам по всем правилам

Между основным документом и теми, которые являются приложениями к нему существует два вида связи, которая должна быть установлена в том случае, когда основной документ с приложениями необходимо отослать внешнему адресату. Документооборотом эти связи определяются как:

  • сопроводительное письмо и приложения к нему;
  • основной документ и приложения, связанные с ним по содержанию:
  • договор и прилагающаяся к нему смета расходов, календарный план или иной документ;
  • приказ и прилагающийся к нему перечень членов комиссии или план мероприятий, дополняющие и раскрывающие смысл распорядительной части приказа;
  • приказ и тот регламент, который утверждается данным приказом, являющийся приложением к нему.

Сопроводительное письмо


Если речь идет о первом случае, то само сопроводительное письмо и те документы, которые к нему приложены, составляют единый пакет или комплект документов, во втором случае документ и приложения к нему являются составными частями одного документа.

Оформление приложений и то, как проставляется отметка о приложении, зависит от того, какая связь существует между основным документом и приложениями к нему.

Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки

Если говорить о первом варианте, когда объединение основного документа и приложений обусловлено необходимостью пересылки документов, имеющих самостоятельный характер и ни по смыслу, ни по содержанию не связанных друг с другом, дополнительные отметки и реквизиты на них не проставляются. Это объясняется самостоятельным характером каждого документа и не зависит от того, являются они проектами или окончательно оформленными документами. Поэтому отметка о наличии приложений, являющаяся специальным реквизитом, содержащим информацию о приложениях, проставляется в сопроводительном письме.

Отметка в сопроводительном письме оформляется и проставляется по правилам, установленным Стандартом. В Стандарте предусматривается несколько вариантов оформления отметки и наличии приложений, но очень часто в практической работе приходится сталкиваться с ситуациями, которые в нем просто не предусмотрены. Поэтому есть резон рассмотреть все возможные ситуации оформления, как описанные в Стандарте, так и не предусматриваемые им.

Ситуации оформления приложений, предусматриваемые Стандартом

Когда документ, являющийся приложением, упоминается в тексте основного документа, отметка об имеющемся приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

В том случае, когда к сопроводительному письму приложен документ, упоминания о котором в тексте письма нет, в отметке о наличии приложения необходимо указать его полное наименование, количество листов и количество приложенных экземпляров. Если приложений несколько, их нужно пронумеровать, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Когда листы приложения сшиты или сброшюрованы, количество листов указывать не нужно. Например, в случае, когда о приложении упоминается в тексте основного документа, следует писать:

Приложение: в 1 экз.

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

А когда прилагаемый документ не упоминается в тексте основного, отметка проставляется следующим образом:

Приложение: Каталог запасных частей к электрическим водонагревателям Ariston в 1 экз.

В том случае, когда само приложение также имеет документы-приложения, отметка о его наличии проставляется так:

Приложение: письмо Минфина от 05.04.2015 № 03-8/201 и приложение к нему, всего на 5 л.

Иногда бывает так, что приложение направляется не каждому адресату из тех, что перечислены в письме, а только первому (основному) из них. Тогда отметка о приложении должна быть оформлена следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Нестандартные ситуации оформления приложений к сопроводительным письмам

Как мы уже упоминали, в Стандарте не предусматриваются все случаи, с которыми можно столкнуться на практике. Рассмотрим те из них, которые наиболее вероятны.

1. Приложение к сопроводительному письму может быть оформлено как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Поэтому оно может храниться на дискетах, дисках CD, DVD, флеш-картах. Если это так, отметка об имеющемся приложении может иметь следующий вид:

Приложение:

1. Проект договора поставки электротехнической продукции на 3 л. в 1 экз.

2. То же на компакт-диске в 1 экз.

В обычном случае число листов документа-приложения в отметке о наличии приложения указывается с целью контроля комплектности документов при отправке/получении, поэтому, когда пересылка документов осуществляется на электронных носителях, вполне достаточно того, что в отметке будет указано только количество этих носителей.

Если с сопроводительным письмом пересылается только документ на электронном носителе, отметку о приложении можно оформить следующим образом:

Приложение: Проект договора поставки электротехнического оборудования на компакт-диске в 1 экз.

2. Отметка о наличии приложений при пересылке документов, имеющих гриф «Для служебного пользования» или просто конфиденциальных, содержащих коммерческую или служебную тайну, оформляется особенным образом. Реальная необходимость в этом возникла в практике производственной деятельности предприятий, хотя нормативные правовые акты и не предусматривают особый порядок оформления приложений, имеющих конфиденциальный характер, к пересылаемым сопроводительным письмам.

Чтобы придерживаться раз и навсегда установленного порядка оформления такого рода приложений, целесообразно разработать и закрепить этот регламент локальным нормативным актом предприятия. Это может быть положение, распоряжение или правила, регламентирующие вопросы создания, оформления, регистрации и пересылки документов, содержащих служебную, коммерческую или какую-либо иную конфиденциальную информацию.

Согласно этому порядку, при пересылке подобных документов в сопроводительном письме в отметке о наличии приложений необходимо дополнительно указать регистрационный номер документа-приложения, имеющего конфиденциальный характер, а также присвоенный ему гриф ограничения доступа. Это можно будет сделать следующим образом:

Приложение:

Экспертное заключение о готовности инфраструктуры к освоению месторождений нефти на шельфе Каспийского моря № 35/2 КТ, коммерческая тайна, на 25 л. в 1 экз.

Отметка о приложении, когда документ и приложение связаны содержанием

Поговорим о том, как происходит оформление приложений в тех случаях, когда основной документ и приложение связаны между собой содержанием. Такие приложения могут оформляться к самым разным документам, в том числе, к распорядительным (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), любым видам договоров, особенно гражданско-правовых, различных актов (проверок, ревизий, экспертизы и др.), планов, проектов, программ, отчетов и пр.

 

В связи с тем, что, как говорилось выше, в этом случае прилагаемый документ является неотъемлемой частью основного, проставить отметки о наличии приложения необходимо как в основном документе, так и в документе-приложении. Но в таком случае оформляются они иначе, чем в сопроводительных письмах.

В соответствии с общепринятыми нормами, при оформлении основного документа в соответствующем пункте его текста дается ссылка на приложение. Ниже приводится пример текста такого распорядительного документа.

Оформление с одним приложением

Оформление приложений

Оформление приложений

Оформление с несколькими приложениями

Оформление приложений

Таким образом, на каждом документе, являющемся приложением к основному документу, должна быть проставлена отметка о приложении по форме, которая установлена Стандартом. Например:

Приложение 3
к приказу Минфина
от 14.12.2015 №86

Само слово «приложение» может быть напечатано прописными буквами с символом «№», Стандартом допускается центрировка строки реквизита этого относительно строки, имеющей самую большую длину:

                     ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу Министерства труда и социальной защиты РФ
             от 16 мая 2015 г. № 122

Таким же образом производится оформление приложений к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам. Так, на документе-приложении к договору отметка ставится следующим образом:

Приложение № 4
к договору купли-продажи
стального проката
от 12 июня 2015 г. №46/87

В тех случаях, когда в качестве приложения предъявляется документ, утверждение которого производится каким-либо распорядительным документом (например, приказом), то на нем проставляется не только отметка о приложении, но и гриф утверждения. Но в грифе утверждения, как правило, также содержится ссылка на основной документ (например, приказ), поэтому в этом случае следует руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).  Этим документом предусматривается следующий порядок оформления приложений с грифом утверждения.

Когда к документу (например, к приказу) прикладывается документ, требующий утверждения, такой, как: положение, правила, инструкция, регламент и др., в его верхнем правом углу делается отметка о приложении, а строкой ниже – ставится гриф утверждения, например:

Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минфина РФ от 15.12.2015 №435

Это делается так, чтобы не дублировать несколько раз ссылку на распорядительный документ (приказ) и в отметке о приложении, и в грифе утверждения. Поэтому, по общему правилу, дату и номер распорядительного документа приводят один раз, указывая их в грифе утверждения.

Итак, если приложение утверждено руководителем или каким-то распорядительным документом, то у него нужно заполнить реквизит «Гриф утверждения», особенно в тех случаях, когда это приложение является самостоятельным документом и впоследствии будет использоваться, и рассылаться без основного документа, которым оно утверждается. Во всех остальных случаях целесообразно писать на нем слово «Приложение» с указанием соответствующего номера.

Где располагается реквизит «Отметка о наличии приложений» при оформлении приложений

В Стандарте приводятся схемы расположения каждого реквизита организационно-распорядительного документа. В соответствии с ними, реквизит «Отметка о приложении» располагается внизу листа, на расстоянии 60-80 мм от нижней кромки листа. Но, исходя из практического опыта, такое расположение не всегда оправдано, особенно в тех случаях, когда нижняя граница текста основного документа располагается в верхней части листа. Получается, что между текстом и отметкой образуется много пустого места, не заполненного ни текстом, ни какими-либо реквизитами. Это может дать повод недобросовестному исполнителю со стороны предприятия, являющегося разработчиком документа, или нечестному сотруднику предприятия-адресата заполнить это пустое пространство, добавив от себя тест такого содержания, который может принести им выгоду. И что самое неприятное, такая «корректировка» при определенном навыке может остаться незамеченной руководством как одного, так и другого предприятия.

Чтобы избежать внесения дополнительных сведений в документ, который уже был подписан, рекомендуем реквизит «Отметка о приложении» проставлять через 3-4 межстрочных интервала после последнего абзаца текста основного документа. При этом реквизит «Подпись» должен располагаться немного ниже — через 3-4 межстрочных интервала. Это станет гарантией, что в список приложений и к основному документу не будут добавлены несанкционированные документы-приложения.

Общие правила оформления приложений

1. Для оформления приложений используются стандартные листы писчей бумаги, а не бланки документов.

2. Поскольку приложения отдельной регистрации не подлежат, в соответствии с правилами делопроизводства, у них нет реквизитов «Номер документа» или «Регистрационный номер документа». Эта информация считается избыточной, поскольку регистрационный номер и дату регистрации основного документа указывают на первой странице приложения, в правом верхнем углу, в надписи «Приложение» или в тексте реквизита «Гриф утверждения». Приложения не имеют и реквизита «Наименование организации», поскольку он указывается в реквизите «Отметка о наличии приложения».

3. Если это необходимо, приложение может иметь заголовок. Он оформляется по общим правилам — располагается центрированным способом и в конце его точка не ставится. Заголовок состоит из наименования вида приложения, которое указывается вначале. Наименование может выделяться прописными буквами, в том числе, и написанными через пробел. Межстрочный интервал между строкой, на которой расположено наименование, и последующими строками названия может быть увеличен до 6 пт. Заголовок должен быть расположен под надписями «Приложение» или под реквизитом с грифом утверждения документа.


Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно


4. Оформление приложения должно соответствовать оформлению основного документа и Стандарту. Это, в том числе, касается размеров полей, используемых шрифтов, межстрочных интервалов.

5. Нумерация листов каждого приложения — самостоятельная, не сквозная по отношению к основному документу и остальным приложениям, начинается она со второго листа, на титульной странице приложения номер страницы не ставится. Номера страниц указываются арабскими цифрами и располагаются вверху, посреди страницы. Для нумерации используются только цифры, запрещено нумеровать страницы с использованием знаков препинания (точка, тире и пр.), а также указывать слово «страница» или его сокращения.

6.Такой вид приложений, как организационно-правовая документация: методические указания, правила, инструкции, регламенты, положения, прикладываемые к распорядительным документам, которыми они утверждаются, должны иметь все необходимые подписи, в том числе, должны быть подписаны должностным лицом, разработавшим их. При необходимости, свою подпись на приложении может поставить уполномоченное на это должностное лицо.

7. Чтобы подстраховаться от добавления какого-либо несанкционированного текста в конец приложения уже после того, как был подписан основной документ, целесообразно после последнего абзаца текста приложения ставить горизонтальную черту, расположенную по центру страницы через 3-4 межстрочных интервала от последней строки текста.

8. В соответствии с рекомендациями Стандарта, при оформлении реквизита «Отметка о наличии приложений» слово «Приложение» рекомендуется писать в единственном числе, даже в том случае, когда документов-приложений к основному документу несколько. Но с учетом именно рекомендательного характера этого Стандарта, целесообразно, руководствуясь принятыми нормами русского языка, указывать слово «Приложение» в соответствии с количеством приложенных документов, в единственном или во множественном числе.

9. Когда приложения упоминаются и описываются в тексте основного документа, писать слово «приложение» можно как с заглавной, так и с прописной буквы, заключая или не заключая его в круглые скобки, главное, придерживаться единообразия при оформлении.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.