Оформление приложений

811
Часто к документам, имеющим управленческий характер, оформляются приложения. Каждое из них может быть самостоятельным окончательно оформленным действующим документом, а также проектом или частью документа, поясняющей, дополняющей или раскрывающей содержание отдельных глав или положений основного документа. Рассмотрим, как правильно должно быть оформлено приложение к документу.

Приложением к основному документу может быть другой документ, имеющий самостоятельное значение, уже прошедший окончательное оформление и вступивший в действие, например, копия штатного расписания или устава предприятия, подписанный всеми сторонами договор, отсылаемый в адрес контрагента и т. д.). Приложением может быть и проект какого-либо документа, требующий рассмотрения и согласования: проект постановления, распоряжения, совместного решения и пр. В этом качестве может использоваться и только часть какого-либо документа, содержание которой дополняет или поясняет содержание отдельных разделов основного документа, например, состав комиссии, создаваемой по приказу директора предприятия, может быть оформлен приложением к этому приказу, как и план мероприятий, о которых говорится в тексте приказа или распоряжения руководителя.

Какие организационно-распорядительные документы предполагают оформление приложений

Оформление приложений производится в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — Стандарт). Согласно ему, если документ имеет приложение, то реквизит «Отметка о наличии приложения» заполняется в обязательном порядке. Этот реквизит проставляется в письмах, справках, разного рода записках: служебных, докладных, объяснительных.


Как хранить приложения к приказам?


Однако есть категория организационно-распорядительных документов, в которых этот реквизит не заполняется, поскольку все сведения о имеющихся приложениях указываются в тексте основного документа. В частности, к этой категории документов относятся протоколы и такие распорядительные документы, как приказы, распоряжения, указания, постановления и решения.

Оформление приложений к документам по всем правилам

Между основным документом и теми, которые являются приложениями к нему существует два вида связи, которая должна быть установлена в том случае, когда основной документ с приложениями необходимо отослать внешнему адресату. Документооборотом эти связи определяются как:

  • сопроводительное письмо и приложения к нему;
  • основной документ и приложения, связанные с ним по содержанию:
  • договор и прилагающаяся к нему смета расходов, календарный план или иной документ;
  • приказ и прилагающийся к нему перечень членов комиссии или план мероприятий, дополняющие и раскрывающие смысл распорядительной части приказа;
  • приказ и тот регламент, который утверждается данным приказом, являющийся приложением к нему.

Сопроводительное письмо


Если речь идет о первом случае, то само сопроводительное письмо и те документы, которые к нему приложены, составляют единый пакет или комплект документов, во втором случае документ и приложения к нему являются составными частями одного документа.

Оформление приложений и то, как проставляется отметка о приложении, зависит от того, какая связь существует между основным документом и приложениями к нему.

Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки

Если говорить о первом варианте, когда объединение основного документа и приложений обусловлено необходимостью пересылки документов, имеющих самостоятельный характер и ни по смыслу, ни по содержанию не связанных друг с другом, дополнительные отметки и реквизиты на них не проставляются. Это объясняется самостоятельным характером каждого документа и не зависит от того, являются они проектами или окончательно оформленными документами. Поэтому отметка о наличии приложений, являющаяся специальным реквизитом, содержащим информацию о приложениях, проставляется в сопроводительном письме.

Отметка в сопроводительном письме оформляется и проставляется по правилам, установленным Стандартом. В Стандарте предусматривается несколько вариантов оформления отметки и наличии приложений, но очень часто в практической работе приходится сталкиваться с ситуациями, которые в нем просто не предусмотрены. Поэтому есть резон рассмотреть все возможные ситуации оформления, как описанные в Стандарте, так и не предусматриваемые им.

Ситуации оформления приложений, предусматриваемые Стандартом

Когда документ, являющийся приложением, упоминается в тексте основного документа, отметка об имеющемся приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

В том случае, когда к сопроводительному письму приложен документ, упоминания о котором в тексте письма нет, в отметке о наличии приложения необходимо указать его полное наименование, количество листов и количество приложенных экземпляров. Если приложений несколько, их нужно пронумеровать, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Когда листы приложения сшиты или сброшюрованы, количество листов указывать не нужно. Например, в случае, когда о приложении упоминается в тексте основного документа, следует писать:

Приложение: в 1 экз.

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

А когда прилагаемый документ не упоминается в тексте основного, отметка проставляется следующим образом:

Приложение: Каталог запасных частей к электрическим водонагревателям Ariston в 1 экз.

В том случае, когда само приложение также имеет документы-приложения, отметка о его наличии проставляется так:

Приложение: письмо Минфина от 05.04.2015 № 03-8/201 и приложение к нему, всего на 5 л.

Иногда бывает так, что приложение направляется не каждому адресату из тех, что перечислены в письме, а только первому (основному) из них. Тогда отметка о приложении должна быть оформлена следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Нестандартные ситуации оформления приложений к сопроводительным письмам

Как мы уже упоминали, в Стандарте не предусматриваются все случаи, с которыми можно столкнуться на практике. Рассмотрим те из них, которые наиболее вероятны.

1. Приложение к сопроводительному письму может быть оформлено как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Поэтому оно может храниться на дискетах, дисках CD, DVD, флеш-картах. Если это так, отметка об имеющемся приложении может иметь следующий вид:

Приложение:

1. Проект договора поставки электротехнической продукции на 3 л. в 1 экз.

2. То же на компакт-диске в 1 экз.

В обычном случае число листов документа-приложения в отметке о наличии приложения указывается с целью контроля комплектности документов при отправке/получении, поэтому, когда пересылка документов осуществляется на электронных носителях, вполне достаточно того, что в отметке будет указано только количество этих носителей.

Если с сопроводительным письмом пересылается только документ на электронном носителе, отметку о приложении можно оформить следующим образом:

Приложение: Проект договора поставки электротехнического оборудования на компакт-диске в 1 экз.

2. Отметка о наличии приложений при пересылке документов, имеющих гриф «Для служебного пользования» или просто конфиденциальных, содержащих коммерческую или служебную тайну, оформляется особенным образом. Реальная необходимость в этом возникла в практике производственной деятельности предприятий, хотя нормативные правовые акты и не предусматривают особый порядок оформления приложений, имеющих конфиденциальный характер, к пересылаемым сопроводительным письмам.

Чтобы придерживаться раз и навсегда установленного порядка оформления такого рода приложений, целесообразно разработать и закрепить этот регламент локальным нормативным актом предприятия. Это может быть положение, распоряжение или правила, регламентирующие вопросы создания, оформления, регистрации и пересылки документов, содержащих служебную, коммерческую или какую-либо иную конфиденциальную информацию.

Согласно этому порядку, при пересылке подобных документов в сопроводительном письме в отметке о наличии приложений необходимо дополнительно указать регистрационный номер документа-приложения, имеющего конфиденциальный характер, а также присвоенный ему гриф ограничения доступа. Это можно будет сделать следующим образом:

Приложение:

Экспертное заключение о готовности инфраструктуры к освоению месторождений нефти на шельфе Каспийского моря № 35/2 КТ, коммерческая тайна, на 25 л. в 1 экз.

Отметка о приложении, когда документ и приложение связаны содержанием

Поговорим о том, как происходит оформление приложений в тех случаях, когда основной документ и приложение связаны между собой содержанием. Такие приложения могут оформляться к самым разным документам, в том числе, к распорядительным (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), любым видам договоров, особенно гражданско-правовых, различных актов (проверок, ревизий, экспертизы и др.), планов, проектов, программ, отчетов и пр.

В связи с тем, что, как говорилось выше, в этом случае прилагаемый документ является неотъемлемой частью основного, проставить отметки о наличии приложения необходимо как в основном документе, так и в документе-приложении. Но в таком случае оформляются они иначе, чем в сопроводительных письмах.

В соответствии с общепринятыми нормами, при оформлении основного документа в соответствующем пункте его текста дается ссылка на приложение. Ниже приводится пример текста такого распорядительного документа.

Оформление с одним приложением

Оформление приложений

Оформление приложений

Оформление с несколькими приложениями

Оформление приложений

Таким образом, на каждом документе, являющемся приложением к основному документу, должна быть проставлена отметка о приложении по форме, которая установлена Стандартом. Например:

Приложение 3
к приказу Минфина
от 14.12.2015 №86

Само слово «приложение» может быть напечатано прописными буквами с символом «№», Стандартом допускается центрировка строки реквизита этого относительно строки, имеющей самую большую длину:

                     ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу Министерства труда и социальной защиты РФ
             от 16 мая 2015 г. № 122

Таким же образом производится оформление приложений к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам. Так, на документе-приложении к договору отметка ставится следующим образом:

Приложение № 4
к договору купли-продажи
стального проката
от 12 июня 2015 г. №46/87

В тех случаях, когда в качестве приложения предъявляется документ, утверждение которого производится каким-либо распорядительным документом (например, приказом), то на нем проставляется не только отметка о приложении, но и гриф утверждения. Но в грифе утверждения, как правило, также содержится ссылка на основной документ (например, приказ), поэтому в этом случае следует руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).  Этим документом предусматривается следующий порядок оформления приложений с грифом утверждения.

Когда к документу (например, к приказу) прикладывается документ, требующий утверждения, такой, как: положение, правила, инструкция, регламент и др., в его верхнем правом углу делается отметка о приложении, а строкой ниже – ставится гриф утверждения, например:

Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минфина РФ от 15.12.2015 №435

Это делается так, чтобы не дублировать несколько раз ссылку на распорядительный документ (приказ) и в отметке о приложении, и в грифе утверждения. Поэтому, по общему правилу, дату и номер распорядительного документа приводят один раз, указывая их в грифе утверждения.

Итак, если приложение утверждено руководителем или каким-то распорядительным документом, то у него нужно заполнить реквизит «Гриф утверждения», особенно в тех случаях, когда это приложение является самостоятельным документом и впоследствии будет использоваться, и рассылаться без основного документа, которым оно утверждается. Во всех остальных случаях целесообразно писать на нем слово «Приложение» с указанием соответствующего номера.

Где располагается реквизит «Отметка о наличии приложений» при оформлении приложений

В Стандарте приводятся схемы расположения каждого реквизита организационно-распорядительного документа. В соответствии с ними, реквизит «Отметка о приложении» располагается внизу листа, на расстоянии 60-80 мм от нижней кромки листа. Но, исходя из практического опыта, такое расположение не всегда оправдано, особенно в тех случаях, когда нижняя граница текста основного документа располагается в верхней части листа. Получается, что между текстом и отметкой образуется много пустого места, не заполненного ни текстом, ни какими-либо реквизитами. Это может дать повод недобросовестному исполнителю со стороны предприятия, являющегося разработчиком документа, или нечестному сотруднику предприятия-адресата заполнить это пустое пространство, добавив от себя тест такого содержания, который может принести им выгоду. И что самое неприятное, такая «корректировка» при определенном навыке может остаться незамеченной руководством как одного, так и другого предприятия.

Чтобы избежать внесения дополнительных сведений в документ, который уже был подписан, рекомендуем реквизит «Отметка о приложении» проставлять через 3-4 межстрочных интервала после последнего абзаца текста основного документа. При этом реквизит «Подпись» должен располагаться немного ниже — через 3-4 межстрочных интервала. Это станет гарантией, что в список приложений и к основному документу не будут добавлены несанкционированные документы-приложения.

Общие правила оформления приложений

1. Для оформления приложений используются стандартные листы писчей бумаги, а не бланки документов.

2. Поскольку приложения отдельной регистрации не подлежат, в соответствии с правилами делопроизводства, у них нет реквизитов «Номер документа» или «Регистрационный номер документа». Эта информация считается избыточной, поскольку регистрационный номер и дату регистрации основного документа указывают на первой странице приложения, в правом верхнем углу, в надписи «Приложение» или в тексте реквизита «Гриф утверждения». Приложения не имеют и реквизита «Наименование организации», поскольку он указывается в реквизите «Отметка о наличии приложения».

3. Если это необходимо, приложение может иметь заголовок. Он оформляется по общим правилам — располагается центрированным способом и в конце его точка не ставится. Заголовок состоит из наименования вида приложения, которое указывается вначале. Наименование может выделяться прописными буквами, в том числе, и написанными через пробел. Межстрочный интервал между строкой, на которой расположено наименование, и последующими строками названия может быть увеличен до 6 пт. Заголовок должен быть расположен под надписями «Приложение» или под реквизитом с грифом утверждения документа.


Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно


4. Оформление приложения должно соответствовать оформлению основного документа и Стандарту. Это, в том числе, касается размеров полей, используемых шрифтов, межстрочных интервалов.

5. Нумерация листов каждого приложения — самостоятельная, не сквозная по отношению к основному документу и остальным приложениям, начинается она со второго листа, на титульной странице приложения номер страницы не ставится. Номера страниц указываются арабскими цифрами и располагаются вверху, посреди страницы. Для нумерации используются только цифры, запрещено нумеровать страницы с использованием знаков препинания (точка, тире и пр.), а также указывать слово «страница» или его сокращения.

6.Такой вид приложений, как организационно-правовая документация: методические указания, правила, инструкции, регламенты, положения, прикладываемые к распорядительным документам, которыми они утверждаются, должны иметь все необходимые подписи, в том числе, должны быть подписаны должностным лицом, разработавшим их. При необходимости, свою подпись на приложении может поставить уполномоченное на это должностное лицо.

7. Чтобы подстраховаться от добавления какого-либо несанкционированного текста в конец приложения уже после того, как был подписан основной документ, целесообразно после последнего абзаца текста приложения ставить горизонтальную черту, расположенную по центру страницы через 3-4 межстрочных интервала от последней строки текста.

8. В соответствии с рекомендациями Стандарта, при оформлении реквизита «Отметка о наличии приложений» слово «Приложение» рекомендуется писать в единственном числе, даже в том случае, когда документов-приложений к основному документу несколько. Но с учетом именно рекомендательного характера этого Стандарта, целесообразно, руководствуясь принятыми нормами русского языка, указывать слово «Приложение» в соответствии с количеством приложенных документов, в единственном или во множественном числе.

9. Когда приложения упоминаются и описываются в тексте основного документа, писать слово «приложение» можно как с заглавной, так и с прописной буквы, заключая или не заключая его в круглые скобки, главное, придерживаться единообразия при оформлении.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль