Проблемы исполнения документов

380
Любая организация сталкивается с проблемой неисполнения документов. Зачастую сотрудники компании не спешат брать ответственность на себя и в итоге не исполняют документы в установленный срок. Однако варианты решения этой проблемы существуют.

Проблемы неисполнения документов

Представим себе ситуацию: компания очень заинтересована в заключении договора, который должен принести большую прибыль и гарантирует выплату премий работникам. Но из-за затянувшегося согласования документов заказчик решает заключить договор с другой компанией, в которой документы согласуются в более короткие сроки. Другая похожая ситуация: в организацию поступил запрос на выполнение заказа, однако сотрудник, ответственный за исполнение документов, заболел, в результате чего документ пролежал забытый всеми на его столе две недели. А когда работник вернулся с больничного и позвонил потенциальному клиенту, оказалось, что последнему уже не требуются товары или услуги компании, поскольку он нашел другого исполнителя.

Рассмотрим наиболее типичные ситуации неисполнения документов. Компания ведет переговоры по заключению выгодного договора и гарантирует работникам премии. Однако согласование документов затягивается и заказчик уходит к другой компании. Или начавший оформление нового заказа сотрудник ушел на больничный, и документы, требующие исполнения, никем не трогались две недели. В итоге клиент устал ждать согласования бумаг и ушел к другому исполнителю. Компания снова недосчиталась прибыли.


Инструкция по делопроизводству. Раздел «Организация исполнения документов и поручений»


Но последствия экономического характера не самые неприятные из тех, которые могут ожидать компанию в такой ситуации. Неисполнение документов в нужное время может спровоцировать судебные споры. Особенно чревато неисполнение требований судебных приставов и решения суда. За нарушение должностными лицами законодательства РФ об исполнительном производстве, невыполнение требований судебного пристава, за утрату исполнительного документа либо несвоевременное его отправление и аналогичные нарушения на ответственные лица налагается судебным приставом штраф в размере до 100 мин. размеров оплаты труда (ст. 17.14 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195).

Таким образом, из-за неисполнения документов компания может получить ряд серьезных проблем:

  • неполучение прибыли;
  • административные санкции и штрафы;
  • судебные преследования.

Однако, несмотря на возможные проблемы, руководство компании зачастую не может решить вопрос с исполнительской дисциплиной. Это происходит по ряду причин, одна из которых – отсутствие обязательной регистрации всех документов. Индивидуальные предприниматели и малый бизнес часто вообще не контролируют исполнение документов. Есть несколько вариантов борьбы с неисполнением документов в организации.

Централизация делопроизводства

Создание единой централизованной системы регистрации документов позволяет быстро решить проблему неисполнения документов. При централизации делопроизводства упрощается не только контроль исполнителей, но и поиск документов, сбор статистики по их исполнению. Но не всегда централизация целесообразна. Компании с сильно разветвленной структурой, территориально обособленными подразделениями не могут себе ее позволить. Здесь централизация документооборота невозможна без существенной задержки исполнения документов. При децентрализации документы проходят регистрацию в том структурном подразделении, куда были направлены. В этом случае руководству следует установить проверку исполнительской дисциплины в структурных подразделениях.

Регистрация документов

Процедура регистрации важна для решения многих задач, среди них и обеспечение сохранности документов, и возможность контроля их исполнения. При регистрации документов чаще всего допускаются следующие ошибки:

  • все документы регистрируются службой ДОУ;
  • нет перечня документов, регистрируемых в структурных подразделениях.

Существует определенный порядок регистрации документов. Исходящие, входящие и внутренние документы регистрируются отдельно, номера им присваиваются в рамках одного календарного года. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день утверждения или подписания. 

Регистрация входящего документа выполняется до начала работы с ним, а исходящие и внутренние сначала подписываются полномочным лицом, затем отдаются в  канцелярию для регистрации и отправки. 

График документооборота

Инструкция по делопроизводству не всегда понятна исполнителям и в ряде компаний необязательна к изучению в начале работы сотрудника. В дополнение к ней можно сформировать простой документ – график документооборота, который бы помогал быстро определять:

  • порядок регистрации документов;
  • виды использующихся документов;
  • взаимоотношения между структурными подразделениями.

С помощью графика документооборота можно проследить жизненный цикл документа: от получения или создания до отправления или исполнения. В графике отражаются все выполняемые с документами действия, указаны исполнители и даны характеристики проводимых процедур.


Контроль исполнения документов


График документооборота обычно представлен в виде таблицы или схемы, где указываются ответственные за исполнение лица, а также сроки работы с документом и порядок передачи его в архив. График документооборота позволяет и новым сотрудникам, и руководству понять порядок делопроизводства и согласования документов.

Проблемы исполнения документов

Назначение ответственных за исполнение документов лиц

Еще одна эффективная мера устранения проблемы неисполнения документов заключается в назначении ответственных лиц, отвечающих за исполнение конкретных типов документов. Например, за кадровые документы может быть ответственным начальник отдела кадров, за юридические – руководитель юридического отдела. Но практика показывает неэффективность такого подхода, т.к. с конкретного сотрудника, исполняющего документ, уже невозможно что-то требовать. Необходимо выстроить схему контроля за исполнительской дисциплиной более эффективно.

Проблемы исполнения документов

Схема контроля за исполнительской дисциплиной

Исходя из судебной практики, можно отметить, что ответственность за систему документооборота всегда возложена именно на руководителя организации. Поэтому, обладая полнотой ответственности, руководитель должен грамотно делегировать полномочия сотрудникам. Повышению исполнительской дисциплины будет способствовать издание приказа о назначении ответственных за своевременное исполнение документов в каждом отделе, структурном подразделении.

Процесс исполнения документов может быть максимально оптимизирован с помощью внедрения СЭД. При этом все входящие документы проходят централизованную регистрацию. Хранение документов организовано в одном месте, а исполнители работают только с электронными копиями. Система предоставляет возможность указывать сроки исполнения документов, делегировать контроль исполнения другим сотрудникам. При этом допускается одновременная работа нескольких сотрудников с одним документом, система автоматически обобщает результаты исполнения.

Но система не застрахована от ошибок в результате человеческого фактора. Зачастую проблема появляется, когда слишком формально назначается исполнитель, и в процессе переадресаций теряется время. Часто при направлении документов не назначается контролер исполнения, что снова приводит к затягиванию срока.

Несвязывание документов – еще одна ошибка в работе документооборота. Входящий и исходящий в ответ документы должны быть связаны, для этого в СЭД есть конкретные функции, но исполнители часто забывают их применить. В итоге спустя время тяжело выяснить был ли отправлен ответ на документ, а поиск его в системе отнимает массу времени.

Нечеткое понимание исполнителями объемов своей работы и ответственности. Описать в инструкциях все возможные ситуации невозможно, поэтому нередки ситуации, когда исполнитель в определенный момент считает, что настал следующий этап прохождения документа, а его работа закончилась.

Правильная мотивация сотрудников поможет избежать формального подхода в исполнении документов и повысит ответственность, что в сочетании с электронной системой документооборота приведет к эффективному результату.

Установление сроков исполнения документов

При отсутствии в документе сроков исполнения над ним могут и вовсе не работать. Сроки исполнения должны быть указаны в календарных днях с момента утверждения или поступления документа. Сроки исполнения прописываются в самом документе (предпочтительно), в графике документооборота или в инструкции по делопроизводству.

Некоторые сотрудники начинают исполнять документ в самый последний момент и отчитываются по ним с задержкой. Поэтому разумнее устанавливать срок с запасом в несколько дней, чтобы была возможность доработать документ. В некоторых ситуациях сроки исполнения документов установлены законодательно.

Практику перенесения срока исполнения документов крайне не желательно поддерживать, хотя она объективно имеет место при форс-мажорах. Необходимо вести проверку соблюдения сроков и статистику их нарушения для стимулирования работы сотрудников.

Необходимо разработать классификатор причин неисполнения документов:

  • 01 – исполнитель на больничном;
  • 02 – отъезд исполнителя в командировку;
  • 03 – возникновение форс-мажора.

Если в структурные подразделения передается большое количество документов, желательно составлять опись всего переданного на исполнение. Это снизит риски потери и путаницы в документообороте.

Мотивация персонала

Эффективное решение проблемы исполнения документов невозможно без соответствующей мотивации персонала. Если сотрудники заинтересованы в премиях, исполнительская дисциплина повышается. Создание в компании здоровой конкурентной среды тоже способствует своевременному и четкому исполнению документов. Сочетание данных мотиваций приводит к хорошим результатам на практике.

В критерии премирования сотрудников, прежде всего, должно входить условие исполнения документов в строго поставленные сроки. Введя конкретную и прозрачную оценочную систему, за выполненную работу можно будет премировать наиболее усердных сотрудников. Корпоративная система премирования работников имеет массу положительных моментов. Благодаря системе оценок исполнитель четко осознает, как оценивается его работа, улучшая сроки исполнения документов, он получает большее материальное поощрение.


Технология работы с документами. Документооборот


Размер денежного поощрения и система его расчета являются прозрачными для всего персонала. Все должно быть описано в положении о премировании, отдельно специалисты отдела кадров могут прокомментировать сотрудникам нюансы расчета премии. Важно, что всем на предприятии видно, кто из исполнителей сдает документы в срок, а кто затягивает работу. Введение подобной практики повышает эффективность документооборота в любой компании.

Резюмируя, можно отметить, что проблему исполнения документов в каждой организации решают самостоятельно. Где-то больше помогает метод наказаний, где-то – поощрения. Ряд руководителей все возможные ситуации стараются прописывать в локальных актах по предприятию и требуют исполнения каждой запятой, другие полностью полагаются на добросовестность сотрудников. Но проблема исполнения документов наиболее эффективно решается при комплексном подходе.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль