Секретариат

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

  • 19 сентября 2016
  • 1893

Инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации относится к важнейшим локальным нормативным актам по хранению документации. Инструкция для сотрудников структурных подразделений является пошаговым руководством по обработке документов и подготовке их к хранению. А для персонала службы ДОУ этот документ необходим для передачи определенных обязанностей документооборота подразделениям, в том числе и требование передачи в архив корректно оформленных и скомпонованных дел.

Каждая организация самостоятельно разрабатывает и принимает локальным актом форму инструкции по подготовке и передаче документов в архив, исходя из традиций компании и потребностей в хранении документов. Основой для разработки своей инструкции могут послужить «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее в статье — «Основные правила»).

Для учета хранящихся документов составляется внутренняя опись для постоянного и временного хранения (более 10 лет), а также для учета документов, из заголовков которых не очевидно их содержание. Последней страницей дела пришивается лист заверительной надписи. В этом листе-заверителе проставляется, сколько листов в деле и внутренней описи (при ее наличии), описывается состояние документации.


Документальный и архивный фонды организации


На заверительной надписи ставится текущая дата и подпись руководителя структурного подразделения, сдающего на хранение дело. Важно следить за тем, чтобы заголовок архивного дела строго соответствовал номенклатуре дела и отражал суть содержащейся в деле документации. Если дела скомплектованы по тематическому принципу, для них желательно составлять развернутый заголовок, где можно перечислить вопросы, которым посвящена документация. Ограничение доступа персонала к информации в деле также должно быть отражено в заголовке. Заголовок пишется на отдельном бланке и наклеивается на обложку дела.

Инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации проходит тот же путь, что и любой локальный нормативный акт. То есть сотрудник архива разрабатывает ее проект, который проходит согласование с заинтересованными должностными лицами и в итоге утверждается руководителем компании. Структурные подразделения получают копию данной инструкции.

Пример инструкции по подготовке и передаче дел в архив

Рассмотрим образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив негосударственной организации. Здесь важно обратить внимание на те положения инструкции, которые затрагивают вопросы приема в архив дел с небольшими сроками хранения, а также способы хранения и уничтожения электронных документов.

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Приложение 1

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Приложение 2

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Приложение 3

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Приложение 4

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Приложение 5

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Данную инструкцию можно назвать универсальной, взяв ее за основу, любая организация легко разработает свой локальный нормативный акт, трансформировав положения под собственные нужды.


Передача документов на хранение в архив организации


Рассмотрим подробно положения данной инструкции, отступающие от предписываемых «Основными правилами» норм.

Пункт 2.2. данной инструкции указывает на то, что в архив отправляются дела, сроки хранения которых не менее 5 лет. Как известно из «Основных правил» в архив нужно сдавать дела со сроками хранения не менее 10 лет, а документы с меньшими сроками хранения предписывается оставлять в структурных подразделениях. Однако сегодня наблюдается тенденция, когда сотрудники отделов в коммерческих компаниях стремятся отдать в архив как можно большее количество исполненных документов, при этом зачастую не учитываются сроки их хранения.

Архив организации может принимать дела со сроками хранения от 5 лет и даже меньше, если размеры выделенного под архив помещения позволяют разместить все документы, которые стремятся сдать структурные подразделения организации. Однако, помимо площадей, здесь важен еще и человеческий ресурс, при наличии достаточного количества работников архива не будет никаких проблем с принятием всех закрытых дел из отделов. Все документы будут своевременно обработаны, пройдут должную экспертизу и по истечении срока отправятся на уничтожение. В этом случае не возникнет никаких проблем, поэтому организация может устанавливать локальным актом нужные ей критерии приема документов на хранение.

 

Пункты 4.4, 5.7–5.10 инструкции описывают порядок хранения и уничтожения электронных документов. Вопрос хранения электронных документов и копий документов в электронном виде в последние годы становится все актуальнее.

Стоит заметить, что электронная копия документа и электронный документ не одно и то же. Согласно Статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ представляет собой документированную информацию в электронном виде, то есть в пригодной для восприятия человеком форме отображения на электронно-вычислительной машине, обработки в информационных системах и передачи по информационно-телекоммуникационным сетям. Простейшим примером электронного документа в любой организации можно назвать журнал регистрации в системах Access или Excel. После завершения его не распечатывают на бумажные носители, а хранят в электронном виде.

Хотя «Основные правила» указывают помещать в дела на хранение оригинальные экземпляры документов, многие сотрудники последнее время предпочитают дополнительно хранить их электронные копии. То есть законченные делопроизводством документы сканируются и электронная копия передается в архив. Полученная в результате сканирования электронная копия получает свой индивидуальный срок хранения, который зачастую значительно превышает срок хранения бумажных документов-оригиналов. Обычно такие сканированные копии вообще не уничтожаются. Преимущества хранения электронных копий документов очевидны: электронные носители имеют небольшие габариты, в отличие от бумажных дел, и при этом могут хранить терабайты электронных документов.

Каждая компания сама определяет, с каких документов перед отправкой в архив необходимо снимать электронные копии. Все сохраняемые документы должны пройти сканирование до того, как их подошьют в тома дела. Сканирование документов проводят как сотрудники подразделения, так и специалисты службы ДОУ.


Передача электронных документов в архив организации


Специалисты, хорошо осведомленные с федеральными нормативно-правовыми актами по архивному делу и делопроизводству, обращают внимание на ряд отступлений от установленного «Основными правилами» порядка архивного хранения документов. Это происходит по нескольким причинам.

Прежде всего, негосударственные организации чаще всего не отправляют свои документы в государственные архивы и процедуру хранения документов проводят исключительно внутри своей компании. Исключением тут может быть передача документов в госархив по личному составу при ликвидации компании. Поэтому из установленных форм документов вполне допустимо исключить реквизиты об утверждении описей дел по личному составу ЭПК в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 2 к Инструкции).

Второй причиной можно назвать тот факт, что негосударственные организации зачастую хранят законченные дела в подразделениях менее 10 лет, так как чаще всего на больший срок не хватает ресурсов. Ряд структурных подразделений отправляют в архив входящие документы сразу после снятия их с контроля потому, что в приемной нет места для их хранения. Все эти приходящие в архив дела и документы следует принимать и обрабатывать, поэтому в этой части отступления от «Основных правил» будут неизбежны.

Таким образом, можно сделать вывод, что хотя «Основные правила» остаются фундаментальным документом для формирования инструкций по подготовке и передаче документов в архив, корпоративные традиций в плане хранения информации позволяют вносить свои корректировки. Но делать это нужно грамотно, с умом. Можно передать дела в архив организации, если на месте их просто негде хранить, но ни в коем случае нельзя корректировать сроки хранения документов.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.