Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

797
Инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации относится к важнейшим локальным нормативным актам по хранению документации. Инструкция для сотрудников структурных подразделений является пошаговым руководством по обработке документов и подготовке их к хранению. А для персонала службы ДОУ этот документ необходим для передачи определенных обязанностей документооборота подразделениям, в том числе и требование передачи в архив корректно оформленных и скомпонованных дел.

Каждая организация самостоятельно разрабатывает и принимает локальным актом форму инструкции по подготовке и передаче документов в архив, исходя из традиций компании и потребностей в хранении документов. Основой для разработки своей инструкции могут послужить «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее в статье — «Основные правила»).

Для учета хранящихся документов составляется внутренняя опись для постоянного и временного хранения (более 10 лет), а также для учета документов, из заголовков которых не очевидно их содержание. Последней страницей дела пришивается лист заверительной надписи. В этом листе-заверителе проставляется, сколько листов в деле и внутренней описи (при ее наличии), описывается состояние документации.


Документальный и архивный фонды организации


На заверительной надписи ставится текущая дата и подпись руководителя структурного подразделения, сдающего на хранение дело. Важно следить за тем, чтобы заголовок архивного дела строго соответствовал номенклатуре дела и отражал суть содержащейся в деле документации. Если дела скомплектованы по тематическому принципу, для них желательно составлять развернутый заголовок, где можно перечислить вопросы, которым посвящена документация. Ограничение доступа персонала к информации в деле также должно быть отражено в заголовке. Заголовок пишется на отдельном бланке и наклеивается на обложку дела.

Инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации проходит тот же путь, что и любой локальный нормативный акт. То есть сотрудник архива разрабатывает ее проект, который проходит согласование с заинтересованными должностными лицами и в итоге утверждается руководителем компании. Структурные подразделения получают копию данной инструкции.

Пример инструкции по подготовке и передаче дел в архив

Рассмотрим образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив негосударственной организации. Здесь важно обратить внимание на те положения инструкции, которые затрагивают вопросы приема в архив дел с небольшими сроками хранения, а также способы хранения и уничтожения электронных документов.

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Приложение 1

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Приложение 2

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Приложение 3

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Приложение 4

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Приложение 5

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Данную инструкцию можно назвать универсальной, взяв ее за основу, любая организация легко разработает свой локальный нормативный акт, трансформировав положения под собственные нужды.


Передача документов на хранение в архив организации


Рассмотрим подробно положения данной инструкции, отступающие от предписываемых «Основными правилами» норм.

Пункт 2.2. данной инструкции указывает на то, что в архив отправляются дела, сроки хранения которых не менее 5 лет. Как известно из «Основных правил» в архив нужно сдавать дела со сроками хранения не менее 10 лет, а документы с меньшими сроками хранения предписывается оставлять в структурных подразделениях. Однако сегодня наблюдается тенденция, когда сотрудники отделов в коммерческих компаниях стремятся отдать в архив как можно большее количество исполненных документов, при этом зачастую не учитываются сроки их хранения.

Архив организации может принимать дела со сроками хранения от 5 лет и даже меньше, если размеры выделенного под архив помещения позволяют разместить все документы, которые стремятся сдать структурные подразделения организации. Однако, помимо площадей, здесь важен еще и человеческий ресурс, при наличии достаточного количества работников архива не будет никаких проблем с принятием всех закрытых дел из отделов. Все документы будут своевременно обработаны, пройдут должную экспертизу и по истечении срока отправятся на уничтожение. В этом случае не возникнет никаких проблем, поэтому организация может устанавливать локальным актом нужные ей критерии приема документов на хранение.

Пункты 4.4, 5.7–5.10 инструкции описывают порядок хранения и уничтожения электронных документов. Вопрос хранения электронных документов и копий документов в электронном виде в последние годы становится все актуальнее.

Стоит заметить, что электронная копия документа и электронный документ не одно и то же. Согласно Статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ представляет собой документированную информацию в электронном виде, то есть в пригодной для восприятия человеком форме отображения на электронно-вычислительной машине, обработки в информационных системах и передачи по информационно-телекоммуникационным сетям. Простейшим примером электронного документа в любой организации можно назвать журнал регистрации в системах Access или Excel. После завершения его не распечатывают на бумажные носители, а хранят в электронном виде.

Хотя «Основные правила» указывают помещать в дела на хранение оригинальные экземпляры документов, многие сотрудники последнее время предпочитают дополнительно хранить их электронные копии. То есть законченные делопроизводством документы сканируются и электронная копия передается в архив. Полученная в результате сканирования электронная копия получает свой индивидуальный срок хранения, который зачастую значительно превышает срок хранения бумажных документов-оригиналов. Обычно такие сканированные копии вообще не уничтожаются. Преимущества хранения электронных копий документов очевидны: электронные носители имеют небольшие габариты, в отличие от бумажных дел, и при этом могут хранить терабайты электронных документов.

Каждая компания сама определяет, с каких документов перед отправкой в архив необходимо снимать электронные копии. Все сохраняемые документы должны пройти сканирование до того, как их подошьют в тома дела. Сканирование документов проводят как сотрудники подразделения, так и специалисты службы ДОУ.


Передача электронных документов в архив организации


Специалисты, хорошо осведомленные с федеральными нормативно-правовыми актами по архивному делу и делопроизводству, обращают внимание на ряд отступлений от установленного «Основными правилами» порядка архивного хранения документов. Это происходит по нескольким причинам.

Прежде всего, негосударственные организации чаще всего не отправляют свои документы в государственные архивы и процедуру хранения документов проводят исключительно внутри своей компании. Исключением тут может быть передача документов в госархив по личному составу при ликвидации компании. Поэтому из установленных форм документов вполне допустимо исключить реквизиты об утверждении описей дел по личному составу ЭПК в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 2 к Инструкции).

Второй причиной можно назвать тот факт, что негосударственные организации зачастую хранят законченные дела в подразделениях менее 10 лет, так как чаще всего на больший срок не хватает ресурсов. Ряд структурных подразделений отправляют в архив входящие документы сразу после снятия их с контроля потому, что в приемной нет места для их хранения. Все эти приходящие в архив дела и документы следует принимать и обрабатывать, поэтому в этой части отступления от «Основных правил» будут неизбежны.

Таким образом, можно сделать вывод, что хотя «Основные правила» остаются фундаментальным документом для формирования инструкций по подготовке и передаче документов в архив, корпоративные традиций в плане хранения информации позволяют вносить свои корректировки. Но делать это нужно грамотно, с умом. Можно передать дела в архив организации, если на месте их просто негде хранить, но ни в коем случае нельзя корректировать сроки хранения документов.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль