Выдача документов из архива организации

1345
Документы, сданные в архив, могут быть позже востребованы сотрудниками организации, сторонними компаниями и даже простыми гражданами. Важно знать, как правильно оформить выдачу дел во временное пользование и зафиксировать этот факт. При этом ответственный сотрудник должен быть осведомлен о правилах заполнения сопроводительных документов и нюансах работы с ними.

Кому и для чего выдаются архивные документы?

В Основных правилах работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее «Основные правила») указаны следующие случаи выдачи документов из архива организации во временное пользование (п. 4.5.1):

  • во временное пользование для сторонних организаций;
  • для использования сотрудниками организации;
  • для выполнения архивных работ с документами;
  • для научных и иных исследований граждан в читальном зале;
  • для проведения страхового копирования, а также специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния бумажных носителей.

Передача документов на хранение в архив организации


Чаще всего в обычной негосударственной организации из архива выдаются дела для использования собственными сотрудниками, и реже для ознакомления гражданами. Причем в последнем варианте для реализации такой возможности в архиве должен быть оборудован читальный зал: место, где человек сможет ознакомиться с делом и при желании сделать копии документов.

Сроки использования документов

В «Основных правилах» прописаны определенные сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):

  • 1 месяц для сотрудников организации;
  • 1 месяц для просмотра документов в читальном зале архива;
  • 3 месяца во временное использование в сторонних организациях;
  • полгода возможно экспонирование документов.

Гражданам запрещается выносить документы за пределы читального зала. Судебным и следственным органам архивные дела выдаются до момента прекращения дела или вынесения решения суда. Продление указанных сроков выдачи дел во временное пользование органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования возможно в особых случаях. Для этого оформляется разрешение руководителя организации в ответ на письменное заверение пользователя о сохранности документов.

Заказ на выдачу документов

Крупные организации, обладающие большим архивом, могут оформлять процесс использования архивных дел после поступления заказов от работников на их выдачу (Приложение 17 к «Основным правилам»).

Следует обратить внимание, что в предложенной Росархивом форме необходимо указать цель исследования архивных документов. Но в негосударственных компаниях сотрудники редко приходят за архивными материалами с научно-исследовательскими целями, поэтому в данном поле можно прописать следующее: «цель заказа документов».

Также при оформлении заказа на выдачу архивных дел желательно попросить сотрудника назвать структурное или иное обособленное подразделение, где он работает. Данная опция особенно актуальна для компаний с широкой сетью филиалов.


Передача электронных документов в архив организации


В условиях архива предприятия данную форму можно заполнить частично и направить сотрудникам по электронной почте. Они смогут заранее начать поиск нужного документа, что позволит сэкономить время. Собираясь сделать заказ из архива, на своем рабочем месте работнику нужно заполнить в форме графы 1–4 и отправить заявку в архив.

При приходе работника за документами заявка уже будет распечатана и зарегистрирована должным образом ответственными лицами архива. За получение документов сотрудник-заказчик должен расписаться в графе 5 формы, при возврате дела работник архива поставит свою подпись в графе 6. Исполненная заявка хранится в архиве до проведения инвентаризации состояния и наличия дел.

Пример заполненного требования на выдачу документов.

Выдача документов из архива организации

Форму заявки на выдачу документов, инструкцию по ее заполнению и образец желательно предложить для ознакомления сотрудникам в положении об архиве, инструкции по делопроизводству или другом регулирующем работу архива локальном нормативном акте организации. В маленьких предприятиях, при наличии совсем небольшого архива допускается выдача документов без письменного заказа. Факт выдачи архивного дела все равно будет отражен в специальных формах.

Книга выдачи документов во временное пользование

Факт выдачи документов из архива должен прописываться в Книге выдачи документов (Приложение 19 к «Основным правилам»). Особенность этой Книги в том, что ее ведение допускается исключительно в бумажном виде. Форма заполнения этого документа предполагает оставление личных подписей получателя архивного дела и ответственного сотрудника архива, принимающего дела обратно.

Книга выдачи документов ведется один календарный год. Завершенная в ушедшем году книга снабжается итоговой записью сотрудника архива и отправляется на хранение сроком три года с момента возврата всех выданных архивных дел.


Обращения граждан в архив организации


Пример титульного листа Книги выдачи документов.

Выдача документов из архива организации

В Книгу выдачи документов вносятся все выданные архивные дела, независимо от того, кому они выдавались, покидали ли они архив или их просматривали в читальном зале.

Образец заполнения Книги выдачи документов.

Выдача документов из архива организации

При заполнении Книги выдачи документов бывает недостаточно указать лишь фамилию сотрудника, затребовавшего дело. Ведь документ может получать и физическое лицо, и  сторонняя организация. Поэтому графа «Кому выдано» должна заполняться максимально полно. Если при выдаче архивных дел составляется еще какой-либо документ, например специальный акт, его реквизиты указываются в графе «Примечание».

Прошлогодняя книга закрывается в начале января. Ответственный за ее ведение сотрудник или начальник архива делает итоговую запись и заверяет своей подписью.

Выдача документов из архива организации

Лист использования дела

На каждое архивное дело, которое выдавалось на руки, должен оформляться лист использования. В нем нужно указывать основную информацию о выдаче дела: когда, кому и для чего оно понадобилось. Образец формы листа использования можно найти в Приложении 20 к «Основным правилам». Лист использования ведется ответственным лицом архива, записи в него вносятся от руки. Лист не вшивается, а вкладывается в дело и может использоваться много лет до внесения последней записи. Лист использования должен храниться в течение трех лет.

Образец заполнения листа использования архивного дела.

Выдача документов из архива организации

Карта заместитель дела

В момент выдачи архивного документа его место на полке архива занимает специальная карта – заместитель дела (Приложение 21 к «Основным правилам»).

Выдача документов из архива организации

В форме Росархива указано, что дело выдано в читальный зал во временное пользование. Но ведь дело может затребовать сторонняя организация на месяц, или оно может уйти в прокуратуру по запросу на много недель. Поэтому в таблицу вносится отдельная колонка для указания маршрута дела.

Выдача документов из архива организации

Карта-заместитель заводится при первом же запросе архивного документа и хранится в деле. Сроки хранения карт-заместителей не определены, но логично будет оставлять их на то же время, что и лист использования, и Книгу выдачи документов.

Передача архивных документов в стороннюю организацию

При передаче архивных документов в стороннюю организацию заполняется специальный акт о выдаче дела во временное пользование (Приложение 18 к «Основным правилам»). В форме акте следует прописать перечень передаваемых дел, указать адрес получающей организации, с какой целью она их запрашивает и на каком основании.

В качестве основания для выдачи архивных дел в другую организацию может использоваться запрос, но на нем обязательно должна быть положительная резолюция руководителя компании – владелицы архива. Также дела могут быть выданы по личному приказу директора компании или вышестоящего ведомства, судебного постановления и т. д.

Акт подписывается руководителями обоих организаций, подписи скрепляются печатями (п. 4.5.6. «Основных правил»). Непосредственная передача и возврат документов фиксируются сотрудниками архива.

Пример заполненного акта о выдаче дел во временное пользование.

Выдача документов из архива организации

Акт о выдаче дел во временное пользование должен составляться в 2 экземплярах: один остается в архиве, другой забирает организация-заказчик.

Соблюдение инструкций Росархива, изложенных в «Основных правилах», позволит обеспечить эффективное хранение документов и должный контроль за их использованием.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль