Приказ о хранении документов

2874
Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии.

Из статьи вы узнаете:

  • кто составляет приказ о хранении документов;
  • когда составляется приказ о хранении документов;
  • что содержит приказ о хранении документов.

Приказ о хранении документов должен быть издан одновременно с началом производственной деятельности предприятия, поскольку обеспечение сохранности документации, сопровождающей деятельность организации, обязанность руководителя. Приказ о хранении документов и локальные нормативные акты, регламентирующие использование и хранение документации, помогут стандартизировать все процедуры документооборота компании, обеспечить учет и сохранность каждого документа.

Кто составляет приказ о хранении документов

К основным задачам, которые призвана решать система делопроизводства предприятия, относится не только документирование всех производственных и организационных процессов и учет входящей, исходящей и внутренней документации, но и организация ее оперативного и архивного хранения. При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства.

Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон) устанавливается обязанность работодателей обеспечить сохранность документов, используемых во всех сферах деятельности предприятия. Причем, эта обязанность вменяется им независимо от формы собственности предприятий и источников их финансирования.


Как хранить приложения к приказам?


Поэтому на вопрос о том, кто составляет приказ о хранении документов в 2016 году, будет однозначен: руководители всех субъектов хозяйственной деятельности, в том числе государственных и муниципальных структур, предприятий и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Когда составляется приказ о хранении документов в организации

Если организации государственного или муниципального подчинения по умолчанию являются источниками комплектования документами государственных и муниципальных архивов, то коммерческие структуры могут быть отнесены к таким источникам на основании части 2 ст. 20 Закона, после того, как будет заключен договор с одним из таких архивов. По истечении сроков хранения, часть документов предприятия, на основании специальной экспертизы может быть включена в Архивный фонд РФ.

Документы предприятий-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, не включенные в Архивный фонд РФ, а также та документация, которая аккумулируется на предприятиях, не являющихся такими источниками, остается в этих компаниях. Они самостоятельно должны организовать хранение документов и обеспечить их сохранность в соответствии с установленными сроками хранения.

Обязанностью работодателя является обеспечение сохранности всех документов, составляющих документооборот предприятия, в том числе, кадровых, финансовых и бухгалтерских. Эта обязанность начинает реализовываться после того, когда составляется приказ о хранении документов, устанавливающий порядок и правила их комплектования, учета и организации хранения.

Содержание приказа о хранении документов в 2017 году

Как правило, организация хранения документов на предприятии предполагает исполнение множества процедур, обеспечивающих уникализацию, идентификацию и сохранность каждого документа, поэтому имеет смысл регламентировать порядок учета и хранения всей документации, разработав специальный локальный нормативный акт, например, Положение о хранении документов, который и будет введен в действие приказом о хранении Приказ о хранении документовдокументов.

Если предприятие организует собственный архив, необходимо будет включить в Положение отдельный раздел, регламентирующий порядок создания и работы экспертной комиссии. Подобный регламент также может быть установлен отдельным Положением об экспертной комиссии. В задачи этой комиссии будет входить экспертиза ценности документов, образовавшихся в ходе деятельности предприятия, и создание номенклатуры дел, в которой будут определены сроки хранения документов в соответствии с действующими Перечнями.

Если такие локальные нормативные акты на предприятии будут разработаны, содержание приказа о хранении документов в 2016 году сведется к утверждению этих регламентов и установлению срока введения в действие. В случае их отсутствия, в тексте приказ о хранении документов в 2016 году должен будет устанавливать, в том числе:

  • перечень видов документов, подлежащих хранению;
  • наименование структурного подразделения или лиц, ответственных за организацию хранения документов;
  • порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
  • сроки оперативного и архивного хранения документов;
  • порядок передачи документов на архивное хранение;
  • перечень мер по обеспечению сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах;
  • порядок работы с документами и выдачи их исполнителям из архива.

Хранение электронной почты


Как видим, содержание приказа о хранении документов в случае отсутствия локальных нормативных актов, регламентирующих порядок хранения документации на предприятии и работу экспертной комиссии, будет довольно объемным, поэтому в разработке соответствующих регламентов есть прямой смысл.

Образец приказа о хранении документов

Приказ о хранении документов может быть составлен в произвольной форме. Если упомянутые выше локальные нормативные акты на предприятии не разработаны, разработать порядок хранения документов можно поручить исполнителям, упомянутым в приказе. Это могут быть члены экспертной комиссии. Примерный образец приказа о хранении документов представлен ниже.


Передача документов на хранение в архив организации


ООО «РИТМ»

г. Москва                                                                                                  «_17_» октября 2016 г.

ПРИКАЗ № 213

О хранении документов

В соответствии с положениями Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в целях упорядочивания оперативного и архивного хранения документации, –

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Назначить ответственным за хранение документов ООО «Ритм» делопроизводителя Иванову И.И.

2. Поручить Ивановой И.И. разработать перечень видов документации, подлежащей обязательному хранению.

3. Создать экспертную комиссию в составе: председатель Иванова И.И., члены комиссии секретарь Сидорова С.С., начальник отдела кадров Петров П.П.

4. Экспертной комиссии в срок до 14 ноября 2016 года разработать порядок учета поступающей на хранение документации и порядок передачи документов на архивное хранение, определить сроки оперативного и архивного хранения документов, разработать мероприятия по обеспечению сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в документах.

Директор                                         О.Ю.Маев

С приказом ознакомлены:

Иванова И.И.

Сидорова С.С

Петров П.П.

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль