Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

595
Инструкция по делопроизводству не входит в число обязательных нормативных актов для большинства организаций. Тем не менее, многие компании разрабатывают и утверждают этот документ, чтобы оптимизировать и унифицировать процессы документооборота. Как и любой другой нормативный акт, она проходит этапы согласования и утверждения. Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству необходим, чтобы акт вступил в действие. В этом материале разберем правила оформления такого приказа.

Из этой статьи вы узнаете:

  • обязательно ли выпускать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству?
  • что включает процедура согласования и утверждения инструкции?
  • как оформить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству?
  • как внести изменения в этот нормативный акт?

Обязательно ли выпускать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству?

Инструкция по делопроизводству относится к категории локальных нормативных актов компании. Трудовой кодекс РФ позволяет работодателю принимать акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции. Такие документы должны соответствовать действующему трудовому законодательству, коллективным договорам и соглашениям, иным локальным нормативным актам компании (ч.1, ст. 8 ТК РФ). Тем не менее, в Трудовом кодексе нет четкого определения термина “локальный нормативный акт”. Как правило, под ним подразумевают акты, содержащие утвержденные работодателем правила поведения. При этом правила могут быть рассчитаны на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц.


Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления


Что касается инструкции по делопроизводству, она содержит правила работы с организационно-распорядительной документацией в пределах организации. Соответственно, является локальным нормативным актом и отвечает следующим требованиям:

  • принимается руководством компании единолично (при наличии профсоюза — с учетом его мнения);
  • не ухудшает положение персонала по сравнению с коллективным договором и трудовым соглашением;
  • доводится до сведения каждого сотрудника под роспись;
  • носит обязательный характер.

Инструкция по делопроизводству не относится к обязательным нормативным актам организации. Ее разрабатывают для того, чтобы оптимизировать и унифицировать процессы документооборота. Тем не менее, как любой другой акт, она должна быть согласована со всеми заинтересованными лицами и утверждена руководством компании. Для придания документу юридической силы, его необходимо ввести в действие соответствующим приказом. Он может называться «Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству» или «Приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству». В любом случае, они выполняют одни и те же функции, и единственным их различием является расположение грифа утверждения. Во втором случае он проставляется непосредственно на нормативном акте.

Порядок утверждения инструкции по делопроизводству

Разработка инструкции по делопроизводству проводится в несколько этапов. Процесс включает сбор и анализ необходимой информации, подготовку проекта, его согласование и утверждение, ввод акта в действие. Базой для разработки проекта служат нормативные, методические, информационно-справочные документы компании, а также данные опросов руководителей структурных подразделений.

Как правило, разработкой проекта занимается служба документационного обеспечения. При ее отсутствии, как бывает в небольших компаниях, подготовкой и согласованием занимается ответственный за работу с документами сотрудник.

Как и любой другой нормативный акт, инструкция по делопроизводству согласовывается со всеми заинтересованными специалистами: представителями юридического отдела, кадровой службой, бухгалтерией, линейными руководителями. Процедура согласования фиксируется путем оформления листа согласования. В том случае, когда мотивированное мнение заинтересованных специалистов не содержит согласия с проектом, необходимо провести дополнительные консультации и рассмотреть предложения по совершенствованию документа. Так можно прийти к взаимно приемлемому решению об основных положениях локального нормативного акта.


Инструкция по делопроизводству. Термины, определения и сокращения


Проект документа необходимо завизировать у заинтересованных лиц и, если согласие достигнуто, представить на подпись руководителю. Утверждение считается завершенным после выпуска соответствующего приказа или распоряжения руководителем организации или исполняющим его обязанности лицом.

Оформление приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству необходим для того, чтобы официально утвердить локальный нормативный акт. Данный документ не имеет унифицированной формы, поэтому его можно составить на бланке приказа по основной деятельности. К обязательным сведениям, которые необходимо указать в документе, относятся:

  • наименование локального нормативного акта;
  • сфера его действия;
  • дата вступления в силу;
  • порядок внесения изменений;
  • порядок контроля исполнения.

В приказе об утверждении инструкции по делопроизводству необходимо указать обязательные реквизиты:

  • наименование организации;
  • название вида документа;
  • дата издания;
  • регистрационный номер;
  • место издания;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись;
  • визы.

Констатирующая часть приказа объясняет назначение утверждаемого документа, обосновывает его необходимость. Содержание этой части может варьироваться в соответствии с причинами создания инструкции по делопроизводству.Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству Кроме того, может появиться необходимость сослаться в тексте приказа на другие требующиеся нормативные акты. Эта часть может быть сформулирована следующим образом:

  • “В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства...”
  • “В целях упорядочения работы с документами и обеспечения их сохранности...”
  • “В целях установления единой системы делопроизводства...”

В распорядительной части, отделенной от констатирующей словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, даются конкретные поручения, выделенные в самостоятельные пункты. В приказе об утверждении инструкции по делопроизводству к таким поручениям можно отнести:

  • “Утвердить инструкцию по делопроизводству...”
  • “Ознакомить персонал с инструкцией по делопроизводству...”
  • “Обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с требованиями, изложенными в инструкции...”
  • “Обеспечить контроль выполнения...”

Для каждого задания можно указать наименование исполнителя и срок выполнения (не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер).

В качестве приложения к приказу об утверждении инструкции по делопроизводству прилагается сам локальный нормативный акт. В распорядительной части в таком случае необходимо сделать отметку, а на самом документе в правом верхнем углу разместить гриф утверждения. Впоследствии его следует хранить вместе с приказом, т.к. он является приложением.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Подпись оформляют по аналогии со всеми приказами по основной деятельности. Подписывается только один экземпляр документа. При этом подпись руководителя не заверяется печатью.

Последним этапом процедуры является регистрация документа. Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству необходимо зарегистрировать в день подписания. Исполнителям рассылаются копии документа. Оригинал подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Персонал должен быть ознакомлен с приказом и положениями инструкции по делопроизводству под роспись. Для этого целесообразно оформить лист ознакомления либо оформить аналогичную визу в отдельной регистрационной форме. Такой формой может быть Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Если приказ об утверждении инструкции по делопроизводству вводит в действие новый вариант нормативного акта, то в документе необходимо добавить пункт о том, что действие предыдущего акта отменяется.

Как правило, инструкция по делопроизводству действует в течение нескольких лет. В некоторых случаях (изменение технологии работы с документами, структурная реформа компании) может понадобиться внесение изменений. При этом правки в документе не должны ухудшать положение работников по сравнению с нормами трудового законодательства, коллективного договора и трудового соглашения.


Инструкция по делопроизводству. Раздел «Организация работы с документами»


Все нововведения также оформляются приказом руководителя. Порядок внесения изменений в инструкцию по делопроизводству не отличается от процесса ее разработки и утверждения. Если принято решение изменить ряд положений, необходимо выпустить соответствующий приказ, в котором указать причины, повлекшие изменения.

В большинстве случаев полный пересмотр инструкции по делопроизводству нецелесообразен. Исключительными случаями могут считаться: изменение технологии работы с документами или кардинальные изменения в других нормативных и методических документах в области делопроизводства. В этой ситуации проект необходимо разработать заново и повторить процедуру согласования. Приказ об утверждении по делопроизводству также оформляют повторно.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль