Делопроизводство компании

394
Делопроизводство компании давно вышло за рамки деятельности по документированию и обеспечению документооборота. В современном бизнесе это высокотехнологичный процесс, оказывающий непосредственное влияние на управление организацией и прогнозирование ее деятельности. ДОУ стало инструментом управления и выполняет функции коммуникативного средства. Его организация требует высокого уровня профессионализма, значительного объема знаний и соответствующего технологического обеспечения.

Из этой статьи вы узнаете:

  • есть ли различия между делопроизводством и документооборотом?
  • каковы цели и задачи делопроизводства компании?
  • как выбрать оптимальную форму делопроизводства?
  • что включает система делопроизводства компании?
  • каковы тенденции современного делопроизводства?

Делопроизводство компании и документооборот: в чем разница?

Любая компания в процессе своей деятельности создает огромное количество официальных документов. Сравнимое количество документации она получает извне: от партнеров, контрагентов, клиентов, поставщиков. Закономерно возникает потребность организовать и систематизировать этот объем информации и процессы работы с ним.

Понятия делопроизводства и документооборота часто путают или просто объединяют в одно. На самом деле между ними есть определенные различия. Фиксация информации на определенном носителе, т.е. деятельность по созданию документации, относится к сфере делопроизводства. Тем не менее, в это понятие часто включают и другие функции, например, организацию работы с документами, что позволяет отнести его к видам управленческой деятельности. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под этим термином подразумевает “деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов”.


Как вести делопроизводство по обращениям граждан?


Что касается документооборота, то это скорее движение служебной документации, все процессы, находящиеся между их созданием и уничтожением. ГОСТ определяет этот термин как “движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки”. Фактически документооборот является частью делопроизводства и выстраивается на его основе.

Цели и задачи делопроизводства компании

Основной целью делопроизводства компании считается информационное обеспечение управления. Синонимом данного термина является “документационное обеспечение управления” или ДОУ. Любой документ, созданный в организации, направлен на решение имеющейся или появившейся проблемы. Своевременные и верные стратегические и тактические решения, в свою очередь, определяют жизнеспособность компании. Таким образом, документирование информации лежит в основе управленческих процессов. Информация — это важнейший ресурс производства. Ее качество является определяющим показателем качества управления, т.к. все административные решения базируются на информации, официальной документации.

Цель делопроизводства компании позволяет определить и его основные задачи:

  • создание документов, т.е. фиксация информации на бумажном или электронном носителе;
  • регистрация созданных и поступивших извне документов;
  • передача для последующего исполнения;
  • оборот документов, требующихся для принятия управленческих решений;
  • систематизация и унификация процессов;

Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления


Эффективное делопроизводство отвечает принципам оперативности, высокого качества и целесообразности, рациональности документооборота. Актуальной тенденцией в этой сфере можно считать постепенный переход к электронной форме, т.е. применение безбумажных технологий коммуникации.

Формы делопроизводства

Делопроизводство компании можно условно разделить на два вида: специальное и общее. Первый вид обслуживает основные функции организации, его специальную деятельность, направленную во внешнюю среду. Его объектами выступают производственные и учетные документы. Что касается общего делопроизводства, оно документирует управленческую деятельность, способствует реализации административных задач.

В зависимости от масштабов организации, ее структуры, специфики и интенсивности деятельности, принадлежности к той или иной отрасли определяется наиболее эффективная форма делопроизводства:

Централизованная (предполагает выполнение всех операций по работе со служебными документами в одном структурном подразделении: службе документационного обеспечения, канцелярии, у секретаря);

Децентрализованная (каждое структурное подразделение выполняет однотипный набор функций по обработке документации, т.е. делопроизводственные процессы распределены между подразделениями);

Комбинированная (объединяет признаки централизованной и децентрализованной форм делопроизводства за счет передачи части функций структурным подразделениям, в то время как другая часть выполняется централизованно);

Выбор оптимальной формы зависит от объемов документооборота. Например, небольшим компаниям целесообразно использовать централизованную форму, т.к. она упрощает контроль и позволяет наиболее эффективно организовать работу делопроизводственного персонала. Для крупных компаний такая форма не подойдет, т.к. их сложная структура не позволяет объединить все процессы в одном подразделении. Рациональным выбором в этом случае будет децентрализованная форма делопроизводства компании. Наиболее распространенной все же считается смешанная форма, когда прием корреспонденции, регистрацию и контроль исполнения осуществляет специалист по ДОУ, а за их хранение и формирование дел — представители подразделений.

Система делопроизводства компании

Эффективная работа с документами в пределах организации возможно только при условии существования системы ДОУ. Подобная система — это совокупность общепринятых правил работы со служебной документацией и приемов, целесообразных для конкретной компании.Делопроизводство компании

Система делопроизводства состоит из четырех базовых элементов:

  • единые для всей компании, унифицированные правила работы (инструкция по ДОУ);
  • налаженный документооборот;
  • система регистрации и учета всех видов документов (входящая и исходящая корреспонденция, внутренние служебные документы);
  • организация хранения в соответствии с номенклатурой дел;

Среди факторов, влияющих на формирование системы можно выделить:

  • действующую государственную и внутреннюю организационную нормативно-методическую базу;
  • традиции работы, характерные для определенной страны или сферы деятельности;
  • утвержденные администрацией правила работы;
  • уровень компетенций сотрудников службы документационного обеспечения.

Тенденции современного делопроизводства

Для современного делопроизводства характерно слияние традиций и новых технологий. Все активнее применяются информационные технологии, бумажные документы уступают место электронным. Изменениям подвергается и нормативно-правовая база.

Основной тенденцией развития современного делопроизводства можно считать использование в сфере управления документами принципов менеджмента качества. Так, например, свое применение нашел принцип постоянного улучшения Деминга «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй». Цикл PDCA (Plan-Do-Check-Action) позволяет осуществлять управление и обеспечивать требуемое качество. В делопроизводстве компании он также направлен на постоянное улучшение и оптимизацию процессов.


Инструкция по делопроизводству. Термины, определения и сокращения


Политика и регламент процессов разрабатываются на первом этапе. Впоследствии все управление приводится в соответствие с действующим законодательством, его нормативными требованиями. Все административные процессы в области работы с документами подчиняются общим государственным нормам и локальным нормативным актам организации. При этом внутренние правила не расходятся с законодательством. На данном этапе необходим сбор документальных подтверждений исполнения вышеперечисленных требований. Далее проводится анализ эффективности системы и определяются оптимальные меры ее коррекции и улучшения. Заключительный этап цикла включает введение в действие запланированных исправлений и улучшений.

Цикл Деминга позволяет повысить эффективность делопроизводства компании и интегрировать управление документами в системы менеджмента качества, информационной безопасности, охраны труда и другие административные процессы.

Быстрое развитие информационных технологий стало причиной революционных перемен в делопроизводстве и документообороте. Трудные проблемы современного бизнеса нуждаются в реализации всех доступных возможностей. Делопроизводство компании давно вышло за рамки деятельности по документированию и обеспечению документооборота.  Оно все чаще выполняет административную функцию, служит инструментом коммуникации. Управление компанией базируется на делопроизводственных процессах и напрямую зависит от их качества.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль