Система электронного делопроизводства

711
В современных условиях развития бизнеса использование технологичных решений в сфере делопроизводства является очевидным конкурентным преимуществом. Системы электронного делопроизводства позволяют автоматизировать многие процессы документооборота и, как следствие, повысить эффективность управления. Как правило, автоматизация окупает себя за несколько месяцев, а эффект от нее становится долговременным. В этом материале рассмотрим виды современных СЭД, их преимущества и факторы, определяющие выбор системы.

Из этой статьи вы узнаете:

  • в чем преимущества систем электронного делопроизводства;
  • какие виды СЭД соответствуют потребностям современного делопроизводства;
  • как не ошибиться при выборе системы электронного делопроизводства;

Преимущества систем электронного делопроизводства

Система электронного делопроизводстваПереход к электронному документообороту — одна из актуальных тенденций развития делопроизводства. Современные компании ориентируются на инновации и рынок, используют все доступные средства коммуникаций. Именно этим обусловлен постепенный переход от бумажного к электронному делопроизводству. Эффективность управления зависит от скорости и качества документооборота компании. Использование современных технологий является одним из конкурентных преимуществ.

Традиционно автоматизация делопроизводственных процессов ассоциируется с работой с корреспонденцией, распорядительными и организационными документами. Тем не менее, степень развития систем электронного делопроизводства (СЭД) позволяет не только переводить документацию в цифровой формат, но и связывать ее с соответствующими управленческими процессами. СЭД — это программное обеспечение, с помощью которого можно организовать и автоматизировать работу на протяжении полного жизненного цикла документов. Такие программные средства обеспечивают возможность их создания, изменения, хранения, управления документационными потоками, а также помогают контролировать исполнение и повышают уровень информационной безопасности.

К преимуществам систем электронного делопроизводства можно отнести:

  • сокращение расходов бумаги и затрат на обслуживание техники;
  • ускорение делопроизводственных процессов;
  • оптимизация поиска и хранения;
  • быстрая обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • отслеживание истории документа, протоколирование действий;
  • исключение дублирования;
  • защита от несанкционированного доступа;
  • согласование и ознакомление в электронном виде;
  • контроль за исполнением;
  • формирование отчетов, наличие достоверных данных для анализа;
  • планирование и прогнозирование;

Таким образом, внедряя современную систему электронного делопроизводства, компания сокращает ряд ключевых затрат. Это материальные и временные затраты компании, а также трудозатраты персонала. Кроме того, уменьшается влияние так называемого человеческого фактора, т.е. количество ошибок в процессах документооборота сводится к минимуму.

Виды систем электронного делопроизводства

Системы электронного делопроизводства можно классифицировать по разным критериям. Наиболее распространенной можно считать классификацию по отношению к задачам делопроизводства. Существуют программные средства, охватывающие все делопроизводственные процессы, автоматизируют документооборот, выполняющие архивные и поисковые функции, обеспечивающие контроль и учет документов. СЭД может быть ориентирована на бизнес-процессы, обеспечение корпоративной инфраструктуры, управление содержимым и или маршрутизацию документооборота.

Виды систем электронного делопроизводства:

  • Системы управления документами

Предназначены, в первую очередь, для автоматизации хранения, поиска и управления документацией. Это практически универсальный класс, не имеющий отраслевой направленности. Функционал СЭД этой категории позволяет охватить весь цикл жизни документа: от его создания до списания в архив. С их помощью производится индексация; организация доступа, выдачи и возврата; рассылка документации. Системы управления обеспечивают защиту данных за счет постоянного контроля версий документа. Кроме того, они могут выполнять ряд управленческих функций, передавая поручения исполнителям и отслеживая ход работ.

  • Системы автоматизации деловых процессов

Этот вид СЭД предназначен для обеспечения бизнес-процессов. Они позволяют обрабатывать документы в процессе выполнения той или иной работы, описывают бизнес-процессы и поддерживают регламент их взаимодействия с документопотоками. С их помощью можно не только вести электронный архив, но и осуществлять полнотекстовый и атрибутивный поиск по нему. Объектом является работа, которой задаются определенные условия и исполнители. С процессом связывают те или иные служебные документы, необходимые для ее выполнения.

  • Системы организации групповой работы

Поддерживают возможность постоянного обмена документами. Могут совмещать функции электронной почты, видеоконференций, совместного использования документации. Кроме того их программные средства позволяют управлять документопотоками и осуществлять календарное планирование. Несмотря на ограниченный размер собственных баз данных, подобные СЭД служат для автоматизации документооборота и обеспечения функций учета, хранения и поиска.

  • Системы контроля исполнения документов

Задача системы электронного делопроизводства этого класса — обеспечение учета документации и контроль за ее исполнением. В подобной СЭД ведутся журналы регистрации и контроля, с помощью которых можно отследить приближение сроков исполнения или его окончание. Программа сигнализирует о просроченных документах, формируя отчеты о работе. Она наиболее эффективна при использовании делопроизводственным персоналом и контролирующими подразделениями.

  • Электронные архивы

Предназначены для физического хранения электронных копий документов. Обеспечивают атрибутивный и полнотекстовый поиск в массиве документации и, как правило, представляют собой клиент-серверные базы данных.

Выбор системы электронного делопроизводства

Выбор оптимальной системы электронного делопроизводства необходимо производить с учетом специфики деятельности компании, ее текущих потребностей, стратегии развития и политики управления. Ожидаемым результатом внедрения СЭД на предприятии является оптимизация затрат за счет экономии внутренних ресурсов. Эффективной будет система, позволяющая окупить затраты на внедрение за 2-3 месяца. Целесообразно назначить ответственным за это процесс сотрудника, обладающего знаниями в области управления бизнес-процессами. Как показывает практика, максимальный эффект от автоматизации достигается в том случае, если электронный документооборот и система управления процессами функционируют в едином информационном пространстве. Объединение этих процессов позволит решить максимально количество текущих задач.

Среди требований к системе электронного делопроизводства можно выделить:

  • соответствие организационно-штатной структуре компании;
  • разграничение полномочий, протоколирование действий пользователей;
  • возможность контроля сроков исполнения, оповещения о просроченных документах;
  • хранение документации во внутренней базе;
  • поддержка шаблонов, версий и перекрестных ссылок;
  • возможность коллективной разработки;
  • обеспечение процессов согласования, визирования и утверждения;
  • ведение регистрационных журналов, дел;
  • формирование статистических отчетов;
  • атрибутивный и полнотекстовый поиск, ведение классификаторов;
  • отслеживание документов вне системы;
  • возможность шифрования, использования цифровой подписи;
  • поддержка маршрутизации, обеспечение документооборота;

При выборе системы электронного делопроизводства необходимо принять во внимание финансовые возможности и организационную схему делопроизводства организации. В некоторых случаях, когда документооборот компании невелик, достаточно автоматизировать регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, распределение документов по исполнителям. Если речь идет о компании с разветвленной структурой и большим штатом, необходима более сложная система с расширенным функционалом.

В любом случае, соотношение стоимости автоматизации и возможностей внедряемого программного обеспечения будет определяющим фактором при принятии решения.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль