Система электронного делопроизводства

790
В современных условиях развития бизнеса использование технологичных решений в сфере делопроизводства является очевидным конкурентным преимуществом. Системы электронного делопроизводства позволяют автоматизировать многие процессы документооборота и, как следствие, повысить эффективность управления. Как правило, автоматизация окупает себя за несколько месяцев, а эффект от нее становится долговременным. В этом материале рассмотрим виды современных СЭД, их преимущества и факторы, определяющие выбор системы.

Из этой статьи вы узнаете:

  • в чем преимущества систем электронного делопроизводства;
  • какие виды СЭД соответствуют потребностям современного делопроизводства;
  • как не ошибиться при выборе системы электронного делопроизводства;

Преимущества систем электронного делопроизводства

Система электронного делопроизводстваПереход к электронному документообороту — одна из актуальных тенденций развития делопроизводства. Современные компании ориентируются на инновации и рынок, используют все доступные средства коммуникаций. Именно этим обусловлен постепенный переход от бумажного к электронному делопроизводству. Эффективность управления зависит от скорости и качества документооборота компании. Использование современных технологий является одним из конкурентных преимуществ.

Традиционно автоматизация делопроизводственных процессов ассоциируется с работой с корреспонденцией, распорядительными и организационными документами. Тем не менее, степень развития систем электронного делопроизводства (СЭД) позволяет не только переводить документацию в цифровой формат, но и связывать ее с соответствующими управленческими процессами. СЭД — это программное обеспечение, с помощью которого можно организовать и автоматизировать работу на протяжении полного жизненного цикла документов. Такие программные средства обеспечивают возможность их создания, изменения, хранения, управления документационными потоками, а также помогают контролировать исполнение и повышают уровень информационной безопасности.

К преимуществам систем электронного делопроизводства можно отнести:

  • сокращение расходов бумаги и затрат на обслуживание техники;
  • ускорение делопроизводственных процессов;
  • оптимизация поиска и хранения;
  • быстрая обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • отслеживание истории документа, протоколирование действий;
  • исключение дублирования;
  • защита от несанкционированного доступа;
  • согласование и ознакомление в электронном виде;
  • контроль за исполнением;
  • формирование отчетов, наличие достоверных данных для анализа;
  • планирование и прогнозирование;

Таким образом, внедряя современную систему электронного делопроизводства, компания сокращает ряд ключевых затрат. Это материальные и временные затраты компании, а также трудозатраты персонала. Кроме того, уменьшается влияние так называемого человеческого фактора, т.е. количество ошибок в процессах документооборота сводится к минимуму.

Виды систем электронного делопроизводства

Системы электронного делопроизводства можно классифицировать по разным критериям. Наиболее распространенной можно считать классификацию по отношению к задачам делопроизводства. Существуют программные средства, охватывающие все делопроизводственные процессы, автоматизируют документооборот, выполняющие архивные и поисковые функции, обеспечивающие контроль и учет документов. СЭД может быть ориентирована на бизнес-процессы, обеспечение корпоративной инфраструктуры, управление содержимым и или маршрутизацию документооборота.

Виды систем электронного делопроизводства:

  • Системы управления документами

Предназначены, в первую очередь, для автоматизации хранения, поиска и управления документацией. Это практически универсальный класс, не имеющий отраслевой направленности. Функционал СЭД этой категории позволяет охватить весь цикл жизни документа: от его создания до списания в архив. С их помощью производится индексация; организация доступа, выдачи и возврата; рассылка документации. Системы управления обеспечивают защиту данных за счет постоянного контроля версий документа. Кроме того, они могут выполнять ряд управленческих функций, передавая поручения исполнителям и отслеживая ход работ.

  • Системы автоматизации деловых процессов

Этот вид СЭД предназначен для обеспечения бизнес-процессов. Они позволяют обрабатывать документы в процессе выполнения той или иной работы, описывают бизнес-процессы и поддерживают регламент их взаимодействия с документопотоками. С их помощью можно не только вести электронный архив, но и осуществлять полнотекстовый и атрибутивный поиск по нему. Объектом является работа, которой задаются определенные условия и исполнители. С процессом связывают те или иные служебные документы, необходимые для ее выполнения.

  • Системы организации групповой работы

Поддерживают возможность постоянного обмена документами. Могут совмещать функции электронной почты, видеоконференций, совместного использования документации. Кроме того их программные средства позволяют управлять документопотоками и осуществлять календарное планирование. Несмотря на ограниченный размер собственных баз данных, подобные СЭД служат для автоматизации документооборота и обеспечения функций учета, хранения и поиска.

  • Системы контроля исполнения документов

Задача системы электронного делопроизводства этого класса — обеспечение учета документации и контроль за ее исполнением. В подобной СЭД ведутся журналы регистрации и контроля, с помощью которых можно отследить приближение сроков исполнения или его окончание. Программа сигнализирует о просроченных документах, формируя отчеты о работе. Она наиболее эффективна при использовании делопроизводственным персоналом и контролирующими подразделениями.

  • Электронные архивы

Предназначены для физического хранения электронных копий документов. Обеспечивают атрибутивный и полнотекстовый поиск в массиве документации и, как правило, представляют собой клиент-серверные базы данных.

Выбор системы электронного делопроизводства

Выбор оптимальной системы электронного делопроизводства необходимо производить с учетом специфики деятельности компании, ее текущих потребностей, стратегии развития и политики управления. Ожидаемым результатом внедрения СЭД на предприятии является оптимизация затрат за счет экономии внутренних ресурсов. Эффективной будет система, позволяющая окупить затраты на внедрение за 2-3 месяца. Целесообразно назначить ответственным за это процесс сотрудника, обладающего знаниями в области управления бизнес-процессами. Как показывает практика, максимальный эффект от автоматизации достигается в том случае, если электронный документооборот и система управления процессами функционируют в едином информационном пространстве. Объединение этих процессов позволит решить максимально количество текущих задач.

Среди требований к системе электронного делопроизводства можно выделить:

  • соответствие организационно-штатной структуре компании;
  • разграничение полномочий, протоколирование действий пользователей;
  • возможность контроля сроков исполнения, оповещения о просроченных документах;
  • хранение документации во внутренней базе;
  • поддержка шаблонов, версий и перекрестных ссылок;
  • возможность коллективной разработки;
  • обеспечение процессов согласования, визирования и утверждения;
  • ведение регистрационных журналов, дел;
  • формирование статистических отчетов;
  • атрибутивный и полнотекстовый поиск, ведение классификаторов;
  • отслеживание документов вне системы;
  • возможность шифрования, использования цифровой подписи;
  • поддержка маршрутизации, обеспечение документооборота;

При выборе системы электронного делопроизводства необходимо принять во внимание финансовые возможности и организационную схему делопроизводства организации. В некоторых случаях, когда документооборот компании невелик, достаточно автоматизировать регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, распределение документов по исполнителям. Если речь идет о компании с разветвленной структурой и большим штатом, необходима более сложная система с расширенным функционалом.

В любом случае, соотношение стоимости автоматизации и возможностей внедряемого программного обеспечения будет определяющим фактором при принятии решения.

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль