Организация архива в 2017 году

1072
Каждая организация должна позаботиться о сохранности документов на протяжении всего срока их хранения. Самым надежным способом является организация архива в компании, в который нужные документы будут помещаться в конце каждого года. Поэтому, если ваша организация еще не имеет свой архив, рекомендуем ознакомиться с данной статьей, в которой мы подробно расскажем, как организовать архив в 2017 году.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что представляет собой архивное дело в 2017 году;
  • как правильно организовать архив;
  • порядок сдачи документов в архив.

Многие компании в нашей стране зачастую пренебрегают правилами организации архивного дела. Подобное отношение нередко приводит к тому, что документы хранятся ненадлежащим образом или вообще не сохраняются на протяжении положенного срока. Подобное пренебрежение может не только пагубно отразиться на деятельности организации, но и стать причиной административной ответственности при проверке контролирующих органов. Именно поэтому необходимо отнестись к организации архивного дела с полной ответственностью.

Архивное дело в 2017 году

Несмотря на то, что создание архива в организации подразумевает наличие архивариуса или целого штата работников архива, на самом деле организовать работу архива можно даже в самой небольшой компании. Управление архивным делом в организации может один сотрудник компании, занимающий основную должность в работе с документацией. К примеру, если все обязанности по оформлению документов и дел в организации возложены на секретаря, то будет правильным назначить по совместительству данного сотрудника и ответственным за архивное дело. Для того чтобы возложить на работника ответственность за архивное хранение, требуется инструктаж в государственном архиве.


Документальный и архивный фонды организации


Также работа в архиве по совместительству очень актуальна в том случае, если организация имеет очень скромный документооборот. В этом случае можно составить график работы архива, т.е. время приема дел на хранение. При такой организации архива контролировать работу секретаря-архивариуса будет руководитель организации.

Организация архива в 2017 году

Архивное дело в 2017 году не только регламентирует порядок передачи документов в архив, но и устанавливает требования к их хранению, а также к самому помещению, в котором будет организован архив. Давайте разберемся, какие требования являются гарантом сохранности документов.Организация архива в 2017 году

Архив должен быть оборудован в отдельном помещении. Его нельзя организовывать в каком-либо кабинете или на рабочем месте. Также следует знать, что архивное помещение должно быть изолировано от труб водоснабжения. Подобная мера необходима во избежание затопления помещения, которое может повредить или даже уничтожить все архивные документы. Поэтому при выборе помещения отдавайте предпочтение тем комнатам, которые максимально удалены от мест прокладки труб водоснабжения и канализации.

Также следует позаботиться об отсутствии солнечного света. Именно под его воздействием бумага очень быстро высыхает и выцветает, что существенно снижает срок ее хранения. Поэтому рекомендуем организовывать архив в помещении, окна которого выходят на несолнечную сторону, либо вообще не имеет окон. В случае, если архив будет лишен окон, необходимо позаботиться о наличии искусственной вентиляции, которая не допустит образования и развития грибка и плесени.


Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел


При организации архивного дела следует позаботиться об упорядоченном хранении документов различных подразделений компании. К примеру, документы по личному составу должны храниться отдельно, бухгалтерская отчетность – отдельно и т.д. Такая система хранение не только позволит избежать путаницы в документах, но и поможет при необходимости быстро найти нужный документ. Также такой подход к хранению минимизирует возможность случайного уничтожения документов, сроки которых еще не истекли.

Порядок сдачи документов в архив

Порядок сдачи документов в архив организации подразумевает наличие действующей и эффективной номенклатуры дел. Она необходима для того, чтобы при первом взгляде на дело можно было определить к какому подразделению оно относится и какого рода документацию содержит. Отсутствие номенклатуры дел чревато постоянной путаницей в документах и неправильной организацией дел, что недопустимо при организации документооборота.

Качество ведения архивных дел обусловливается подготовкой к отправке на хранение, включающей:

  • экспертизу ценности дел;
  • последующее оформление;
  • опись документов;
  • составление актов для уничтожения бумаг, не представляющих ценности.

Передача документов на хранение в архив организации


После осуществления тщательной подготовки документов и дел, они передаются в архив согласно графику. Наличие данного графика также позволяет избежать путаницы, т.к. различные структурные подразделения компании осуществляют передачу документов на хранение в строго установленные сроки. Процедура передачи документов на архивное хранение должна осуществляться в организации один раз в год.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль