Ведение деловой переписки

974
Деловая переписка имеет огромное значение в установлении новых деловых контактов и поддержке старых. От того, насколько правильно будут оформлены деловые письма во многом зависит успех дальнейших партнерских отношений, особенно, когда речь идет о партнерах из других городов и стран. Именно поэтому темой сегодняшней статьи стало ведение деловой переписки.

Из данной статьи вы узнаете:

  • основы ведения деловой переписки;
  • деловой этикет в переписке;
  • особенности ведения переписки с зарубежными партнерами.

Современный бизнес предполагает установление деловых отношений с партнерами из разных городов и стран. Порой большие расстояния не позволяют встретиться с представителями другой организации, для того, чтобы решить какие-либо актуальные вопросы. Поэтому очень важно знать, как осуществляется ведение деловой переписки, ведь именно с ее помощью можно избежать затратных командировок и недопонимания.

Основы деловой переписки

Следует знать, что каждое письмо должно быть оформлено подобающим образом, независимо от того, оформляется оно в электронном виде или на бумаге. Наилучшим вариантом станет разработка единого фирменного бланка для письма. Такая мера позволит избежать оплошностей и ошибок в ходе оформления письма собственноручно, а также позволит вашим партнерам по переписке выделять и неизменно узнавать письма из вашей организации. Данный бланк должен содержать такие реквизиты, как наименование вашей организации, логотип, контакты и остальные данные по желанию. Как правило, многие компании также указывают такие реквизиты, как ИНН/ОГРН, БИК и ОКПО на случай, если переписка подразумевает денежные переводы.


Классификация деловых писем


Следует отметить, что каждое деловое письмо должно относиться только к одному вопросу, либо к нескольким взаимосвязанным. Каждый отдельный вопрос лучше оформить на отдельном письме, чтобы организация, получившая письма, могла передать соответствующие вопросы компетентным работникам. Такой способ ведения деловой переписки обоснован не только практичностью, но и тем, что у вашей компании складывается образ компетентных профессионалов.

Деловой этикет в переписке

Прежде чем начать вести деловую переписку следует понять, что независимо от того, с кем она ведется, правила ее ведения остаются неизменными. Будь это крупный зарубежный партнер или клиент компании – язык общения в обоих случаях должен быть уважительным и общедоступным. Также не допускается использовать излишнюю эмоциональность при ведении переписки. Тон сообщения (независимо от информации, содержащейся в письме) должен быть максимально нейтральным. Это поспособствует установлению вашей репутации, как профессионального человека, знающего свою работу и не допускающего эмоций на рабочем месте. Поверьте, вам удастся быстрее достичь желаемой цели, если письмо будет содержать обоснованные аргументы, а не критику или требования.


Хранение электронной почты


Не все деловые письма являются официальными документами. При необходимости написания текста личностного характера к человеку предпочтительно обращаться по имени-отчеству. Фамилия всегда добавляет официальности, делает обращение более вежливым и формальным.

Ведение переписки с зарубежными партнерами

Письмо-предложение о встрече отправляется с целью проинформировать получателя о том, что некоторое должностное лицо имеет намерение и возможность встретиться и обсудить возникшие вопросы или планы. В большинстве случаев основная часть (т.н. «тело письма») состоит из трех частей:

  • Введение, в котором сообщается причина написания письма.
  • Основная информация письма.
  • Заключение, содержащее предполагаемые/ожидаемые действия/информацию.

Вторую и третью части иногда совмещают.


Деловое письмо: правила оформления и порядок работы


Введение письма-предложения о встрече может:

  • содержать ссылку на инициирующее событие для данного письма: письмо, телефонный звонок, сообщение электронной почты, предварительную договоренность (скажем, на выставке) и т.п.
  • быть первичным, инициирующим встречу и содержащим причину, по которой сотруднику вашей компании нужно встретиться с представителем компании-получателя. Такие письма могут быть адресованы как тем компаниям, с которыми уже существуют какие-либо взаимоотношения, так и тем, с которыми нужно установить контакты.

В первом случае во введении могут использоваться следующие фразы:

Ведение деловой переписки

Если нужно инициировать встречу, не имея предварительных договоренностей в виде устных соглашений, писем или сообщений, можно использовать следующие варианты вступительной части:

Ведение деловой переписки

Заключительные фразы могут содержать информацию как общего характера, то есть формальные фразы типа «Если нужна дополнительная информация, пожалуйста, обращайтесь…», так и более конкретного, то есть могут уточнять, что и когда будет или должно быть сделано, например: «Наш сотрудник свяжется с Вами для уточнения деталей». Для завершения письма можно использовать следующие варианты:

Ведение деловой переписки



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль