text
Секретариат

Документооборот в 2017 году

  • 5 октября 2016
  • 439

Организация документооборота внутри компании играет одну из важнейших ролей и помогает значительно повысить скорость принятия решений по различным вопросам, а также ускорить их исполнение. Правильно организованный документооборот обеспечивает надежную связь между подразделениями компании и их общее функционирование. В данной статье мы разберем, как организовать документооборот в 2017 году.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что представляет собой документооборот в 2017 году;
  • как осуществляется организация документооборота.

Об организации документооборота в 2017 году следует задуматься в том случае, если в вашей компании не отлажен процесс передачи документов. Об этом могут свидетельствовать различные признаки. К примеру, при передаче документов из одного подразделения в другое деловые бумаги теряются, либо на это уходит слишком много времени. Подобные неприятности могут стать причиной более серьезных проблем для всей компании, которые могут отразиться как на самой деятельности, так и на финансовой стороне. Давайте же рассмотрим, что такое документооборот и как правильно подойти к его организации.

Документооборот в 2017 году

Документооборот, в первую очередь, должен представлять собой отлаженный механизм движения документов внутри компании. В первую очередь это обусловлено необходимостью быстро передавать приказы и прочие принятые решения исполнителям и следить за ходом их исполнения. Зачастую от этого зависит как финансовое благополучие компании, так и отношения в коллективе.


Технология работы с документами. Документооборот


Также документооборот должен касаться и деловой переписки. Любые письма, поступающие в компанию, должны быть зарегистрированы по всем правилам и переданы непосредственно сотруднику, курирующему данный вопрос, или руководителю. Следует отметить, что письма должны регистрироваться в день их принятия и передаваться в этотДокументооборот в 2017 году же день.

Следует отметить, что для организации успешно функционирующего документооборота многие организации прибегают к современным системам электронного документооборота. При этом необязательно использовать их для передачи документов – достаточно будет сообщить нужному сотруднику о наличии деловых бумаг или поручений для него.

При наличии у компании большой подведомственной сети за организацию документооборота должна отвечать служба ДОУ (документационного обеспечения). Ее наличие в компании позволяет систематизировать и регламентировать все процессы движения деловых бумаг от исполнителей к руководству и наоборот. Также данная служба разрабатывает инструкции, согласно которым документы направляются из различных подразделений в архив, что также является частью документооборота организации.

Организация документооборота

Негласным правилом ведения документооборота в организации является уменьшение временных затрат на обращение документа среди сотрудников. То есть с момента создания и до момента завершения задачи, по которой создан данный документ, должно пройти как можно меньше времени. К примеру, если в компании разработана новая номенклатура дел, то ее согласование, утверждение и введение должны осуществляться максимально быстро. Эффективность документооборота в данном случае можно оценить по времени, которое прошло с момента издания новой номенклатуры дел и до ее применения во всех подразделениях организации.


Технология работы с документами. Документооборот


Кроме того, при организа­ции движения документов необходимо выполнение следую­щих правил:

  • максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов (путь документа должен быть максимально коротким – из пункта А в пункт Б без каких-либо лишних инстанций, которые лишь тормозят оборот);
  • исключение возвратных движений документов (подразумевает отсутствие возможных ошибок, из-за которых документ не смогут визировать, подписать, ввести в действие и т.д.);
  • максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

 

Данные правила ведения документооборота помогут создать в организации правильное движение (циркуляцию) документов без необоснованных задержек на чьем-нибудь столе.

Более того, соблюдение этих правил позволяет значительно улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

  • прямоточности направления потоков документов, исключе­ния дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
  • ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорцио­нальной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Технология работы с документами. Документооборот


При организации документооборота следует выделить ответственных лиц в каждом подразделении, которые будут ответственны за движение документов внутри своего подразделения и за передачу документов между подразделениями. Такая мера позволит сделать процесс движения документов более прозрачным, а также выявить проблемы, мешающие его эффективному исполнению.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.