Документооборот в 2017 году

354
Организация документооборота внутри компании играет одну из важнейших ролей и помогает значительно повысить скорость принятия решений по различным вопросам, а также ускорить их исполнение. Правильно организованный документооборот обеспечивает надежную связь между подразделениями компании и их общее функционирование. В данной статье мы разберем, как организовать документооборот в 2017 году.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что представляет собой документооборот в 2017 году;
  • как осуществляется организация документооборота.

Об организации документооборота в 2017 году следует задуматься в том случае, если в вашей компании не отлажен процесс передачи документов. Об этом могут свидетельствовать различные признаки. К примеру, при передаче документов из одного подразделения в другое деловые бумаги теряются, либо на это уходит слишком много времени. Подобные неприятности могут стать причиной более серьезных проблем для всей компании, которые могут отразиться как на самой деятельности, так и на финансовой стороне. Давайте же рассмотрим, что такое документооборот и как правильно подойти к его организации.

Документооборот в 2017 году

Документооборот, в первую очередь, должен представлять собой отлаженный механизм движения документов внутри компании. В первую очередь это обусловлено необходимостью быстро передавать приказы и прочие принятые решения исполнителям и следить за ходом их исполнения. Зачастую от этого зависит как финансовое благополучие компании, так и отношения в коллективе.


Технология работы с документами. Документооборот


Также документооборот должен касаться и деловой переписки. Любые письма, поступающие в компанию, должны быть зарегистрированы по всем правилам и переданы непосредственно сотруднику, курирующему данный вопрос, или руководителю. Следует отметить, что письма должны регистрироваться в день их принятия и передаваться в этотДокументооборот в 2017 году же день.

Следует отметить, что для организации успешно функционирующего документооборота многие организации прибегают к современным системам электронного документооборота. При этом необязательно использовать их для передачи документов – достаточно будет сообщить нужному сотруднику о наличии деловых бумаг или поручений для него.

При наличии у компании большой подведомственной сети за организацию документооборота должна отвечать служба ДОУ (документационного обеспечения). Ее наличие в компании позволяет систематизировать и регламентировать все процессы движения деловых бумаг от исполнителей к руководству и наоборот. Также данная служба разрабатывает инструкции, согласно которым документы направляются из различных подразделений в архив, что также является частью документооборота организации.

Организация документооборота

Негласным правилом ведения документооборота в организации является уменьшение временных затрат на обращение документа среди сотрудников. То есть с момента создания и до момента завершения задачи, по которой создан данный документ, должно пройти как можно меньше времени. К примеру, если в компании разработана новая номенклатура дел, то ее согласование, утверждение и введение должны осуществляться максимально быстро. Эффективность документооборота в данном случае можно оценить по времени, которое прошло с момента издания новой номенклатуры дел и до ее применения во всех подразделениях организации.


Технология работы с документами. Документооборот


Кроме того, при организа­ции движения документов необходимо выполнение следую­щих правил:

  • максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов (путь документа должен быть максимально коротким – из пункта А в пункт Б без каких-либо лишних инстанций, которые лишь тормозят оборот);
  • исключение возвратных движений документов (подразумевает отсутствие возможных ошибок, из-за которых документ не смогут визировать, подписать, ввести в действие и т.д.);
  • максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Данные правила ведения документооборота помогут создать в организации правильное движение (циркуляцию) документов без необоснованных задержек на чьем-нибудь столе.

Более того, соблюдение этих правил позволяет значительно улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

  • прямоточности направления потоков документов, исключе­ния дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
  • ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорцио­нальной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Технология работы с документами. Документооборот


При организации документооборота следует выделить ответственных лиц в каждом подразделении, которые будут ответственны за движение документов внутри своего подразделения и за передачу документов между подразделениями. Такая мера позволит сделать процесс движения документов более прозрачным, а также выявить проблемы, мешающие его эффективному исполнению.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль