Организация документооборота в 2017 году

683
Грамотная организация документооборота является одним из важнейших условий эффективного документационного обеспечения в любой организации. Насколько профессионально и рационально организован процесс документооборота в компании, настолько быстро документы будут достигать исполнителей, руководителей и заинтересованных должностных лиц.

В данной статье мы рассмотрим:

  • что такое документооборот;
  • основные правила организации документооборота в 2017 году;
  • основы обработки документации в 2017 году.

Что такое документооборот

Документооборот - это процесс, в ходе которого происходит перемещение документов с момента их создания или получения до завершения их использования и отправки в архив. Организация документооборота охватывает все Организация документооборота в 2017 годудействия по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Ключевыми характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Работа с различными документами и организация документооборота в компании должна осуществляться в соответствии с законодательством.

Формирование документооборота в организации и управление им - это сложная отрасль управленческой деятельности. В связи с этим существуют решения для автоматизации данного процесса. На сегодняшний день появилось уже немало информационных программных систем для управления документооборотом, помогающих значительно упростить все операции документооборота.


Технология работы с документами. Документооборот


Поток корпоративного документооборота делится на три составляющие:

  • входящие документы;
  • исходящие документы;
  • внутренние документы.

Основные правила организации документооборота в 2017 году

При организации движения документов необходимо выполнять ряд определенных правил, которые помогут работать эффективно и быстро.

Во-первых, необходимо максимально сокращать количество инстанций прохождения документов. Можно исключить операции по обработке документов и управленческие звенья, которые не обусловлены деловой необходимостью.

Во-вторых, можно исключить или максимально ограничить возвратные движения документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.).


Система электронного документооборота. Регламентируем работу!


И, в-третьих, необходимо обеспечить предельную одинаковость в порядке прохождения и процессах обработки ключевых групп документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Следование данным правилам позволит осуществить главный организационный принцип службы делопроизводства, а именно даст возможность централизованного выполнения однородных действий, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить снабжение необходимыми документами руководителей и всего аппарата управления.

Таким образом, будет соблюдаться прямая точность направления потоков документов, будут исключены дублирующие операции по подготовке и обработке документов.

Основы обработки документации в 2017 году

При организации документооборота необходимо разделять потоки движения документов. Следует изначально грамотно организовать прием и регистрацию входящей документации, а также обработку внутренней и исходящей документации.

При обработке входящей документации производится начальная обработка документа, предварительное рассмотрение и регистрация документов. Далее документ отправляется на изучение руководством, передается исполнителю либо создается дело и документ отправляется на хранение.

Возможны различные варианты получения документов организацией. Они могут быть получены от курьера, от посетителей или приняты по факсу.

При предварительном рассмотрении необходимо определить, куда направить документы: конкретным исполнителям, структурным подразделениям или руководству.


Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно


Регистрация документа фиксирует его создание или получение путем указания даты, индекса и записи сведений о документе в форме поля регистрации. Документы, используемые для справки или требующие учета, обязательно должны регистрироваться.

Некоторые документы нет необходимости регистрировать, к ним относятся рекламные материалы, печатные издания, поздравительная корреспонденция, объяснительные записки, документы с пометкой «лично» и т.д. Подобные документы сортируются и передаются адресату.

Внутренние и исходящие документы обрабатывать проще, чем входящие. Их необходимо зарегистрировать и отправить получателям. Регистрация исходящей и внутренней документации производится также как и регистрация входящей, с тем лишь различием, что в реквизитах не указываются дата и индекс поступления. При передаче внутреннего документа в другое подразделение внутри компании его требуется регистрировать снова.

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль