Организация документооборота в 2017 году

521
Грамотная организация документооборота является одним из важнейших условий эффективного документационного обеспечения в любой организации. Насколько профессионально и рационально организован процесс документооборота в компании, настолько быстро документы будут достигать исполнителей, руководителей и заинтересованных должностных лиц.

В данной статье мы рассмотрим:

  • что такое документооборот;
  • основные правила организации документооборота в 2017 году;
  • основы обработки документации в 2017 году.

Что такое документооборот

Документооборот - это процесс, в ходе которого происходит перемещение документов с момента их создания или получения до завершения их использования и отправки в архив. Организация документооборота охватывает все Организация документооборота в 2017 годудействия по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Ключевыми характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Работа с различными документами и организация документооборота в компании должна осуществляться в соответствии с законодательством.

Формирование документооборота в организации и управление им - это сложная отрасль управленческой деятельности. В связи с этим существуют решения для автоматизации данного процесса. На сегодняшний день появилось уже немало информационных программных систем для управления документооборотом, помогающих значительно упростить все операции документооборота.


Технология работы с документами. Документооборот


Поток корпоративного документооборота делится на три составляющие:

  • входящие документы;
  • исходящие документы;
  • внутренние документы.

Основные правила организации документооборота в 2017 году

При организации движения документов необходимо выполнять ряд определенных правил, которые помогут работать эффективно и быстро.

Во-первых, необходимо максимально сокращать количество инстанций прохождения документов. Можно исключить операции по обработке документов и управленческие звенья, которые не обусловлены деловой необходимостью.

Во-вторых, можно исключить или максимально ограничить возвратные движения документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.).


Система электронного документооборота. Регламентируем работу!


И, в-третьих, необходимо обеспечить предельную одинаковость в порядке прохождения и процессах обработки ключевых групп документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Следование данным правилам позволит осуществить главный организационный принцип службы делопроизводства, а именно даст возможность централизованного выполнения однородных действий, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить снабжение необходимыми документами руководителей и всего аппарата управления.

Таким образом, будет соблюдаться прямая точность направления потоков документов, будут исключены дублирующие операции по подготовке и обработке документов.

Основы обработки документации в 2017 году

При организации документооборота необходимо разделять потоки движения документов. Следует изначально грамотно организовать прием и регистрацию входящей документации, а также обработку внутренней и исходящей документации.

При обработке входящей документации производится начальная обработка документа, предварительное рассмотрение и регистрация документов. Далее документ отправляется на изучение руководством, передается исполнителю либо создается дело и документ отправляется на хранение.

Возможны различные варианты получения документов организацией. Они могут быть получены от курьера, от посетителей или приняты по факсу.

При предварительном рассмотрении необходимо определить, куда направить документы: конкретным исполнителям, структурным подразделениям или руководству.


Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно


Регистрация документа фиксирует его создание или получение путем указания даты, индекса и записи сведений о документе в форме поля регистрации. Документы, используемые для справки или требующие учета, обязательно должны регистрироваться.

Некоторые документы нет необходимости регистрировать, к ним относятся рекламные материалы, печатные издания, поздравительная корреспонденция, объяснительные записки, документы с пометкой «лично» и т.д. Подобные документы сортируются и передаются адресату.

Внутренние и исходящие документы обрабатывать проще, чем входящие. Их необходимо зарегистрировать и отправить получателям. Регистрация исходящей и внутренней документации производится также как и регистрация входящей, с тем лишь различием, что в реквизитах не указываются дата и индекс поступления. При передаче внутреннего документа в другое подразделение внутри компании его требуется регистрировать снова.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль