Внедрение системы электронного документооборота

907
Внедрение системы электронного документооборота целесообразно почти на каждом предприятии, поскольку позволяет существенно повысить исполнительскую дисциплину и существенно сократить сроки обработки документов. Невысокие затраты и возможность адаптации к специфике деятельности предприятия, делают внедрение системы электронного документооборота оптимальным решением, позволяющим повысить производительность труда и эффективность управления.

Из статьи вы узнаете:

  • что дает внедрение системы электронного документооборота в организации;
  • каковы цели внедрения электронного документооборота;
  • каковы основные этапы внедрения электронного документооборота;
  • что содержится в приказе о внедрении электронного документооборота.

В настоящее время эффективность внедрения системы электронного документооборота на предприятии уже не вызывает сомнений. При невысоких затратах на техническое и программное обеспечение такие системы позволяют существенно повысить исполнительскую дисциплину, качество документооборота и производительность труда, существенно сократив время принятия и трансляции управленческих сигналов.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Оптимизация документационного обеспечения деятельности любого предприятия ведется в нескольких направлениях:

  • повышение качества информационного содержания документов: их разработка в необходимом и достаточном количестве, соответствие наименований содержанию, исключение дублирующих друг-друга по сути и содержанию документов; создание, оформление и утверждение документов в соответствии с принятыми государственными и локальными стандартами;
  • повышение экономичности действующей на предприятии системы документооборота: маршрутизация с возможностью контроля сроков исполнения, совмещение первичного бухгалтерского и кадрового учета с процессом оперативного управления; сокращение времени обработки и прохождения документа, возможность быстрого поиска нужного документа, организация хранения больших объемов информации.

Все эти задачи легко решаются путем внедрения системы электронного документооборота в организации, позволяющей автоматизировать процесс создания, разработки и учета документов, контролировать их распространение и перемещение, обеспечить их оперативную обработку, поиск и хранение.


Система электронного документооборота. Регламентируем работу!


Цели внедрения системы электронного документооборота:

  • создание и ведение единой базы всех документов предприятия, их структурирование в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;Внедрение системы электронного документооборота
  • контроль маршрута и обработки каждого документа, в том числе соблюдения сроков их исполнения и согласования;
  • повышение исполнительской дисциплины и минимизация риска утери документов и несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
  • возможность быстрого поиска любого документа или пакета документов в соответствии с запросами, формируемыми исполнителями;
  • сокращение времени прохождения управляющих сигналов как по вертикали, так и по горизонтали;
  • повышение производительности труда сотрудников и эффективности работы всей организации в целом.

Перечисленные задачи определяют и преимущества внедрения  системы электронного документооборота, особенно на тех предприятиях, на которых ежегодный документопоток исчисляется в тысячах учетных единиц, а архив — в десятках тысяч. Эффективность внедрения системы электронного документооборота конечно, обусловлена как ее стоимостью, так и объемами обрабатываемых документов, а также спецификой деятельности компании. Расчеты показывают, что в общем случае, внедрение системы электронного документооборота окупается через год-два.

Этапы внедрения системы электронного документооборота

Рано или поздно к осознанию необходимости автоматизации системы документооборота на предприятии приходит каждый руководитель, целью которого является оптимизация его производственной и организационной деятельности. Успех ее во многом зависит от того, насколько соблюдены будут основные принципы внедрения системы электронного документооборота:

  • заинтересованность и активное участие во внедрении высшего руководства предприятия;
  • понимание целей и соблюдение этапов внедрения системы электронного документооборота;
  • привлечение к выбору или разработке ключевых пользователей и специалистов организации;
  • адаптация под текущие и перспективные задачи,стоящие перед организацией.

Процесс внедрения системы электронного документооборота будет реализовываться в несколько этапов.

На первом этапе необходимо создать рабочую группу из специалистов и руководителей, регулирующих документопотоки  в организации, и с их помощью выявить «слабые» места действующей системы документооборота. Группе необходимо выявить управленческие нужды руководителей высшего звена, а также пользовательские потребности рядовых исполнителей. Это поможет сформировать основные требования к системе и изложить их в виде технического задания.

На втором этапе с учетом разработанных требований осуществляется выбор той электронной системы документооборота, которая будет оптимальна как по функционалу, так и по стоимости. Если задачи, решаемые системой документооборота компании, достаточно специфичны, электронная система может быть разработана «под ключ» и тогда именно члены рабочей группы будут наиболее тесно общаться с разработчиками, формулируя им конкретные задачи.

На третьем этапе внедрения системы электронного документооборота будет произведена ее установка и, при необходимости, обновление парка технических средств, модернизация устаревшего оборудования и приобретение нового.


Инструкция по делопроизводству. Раздел «Система электронного документооборота»


Четвертый этап — опытная эксплуатация и обучение персонала в соответствии с утвержденным планом внедрения системы электронного документооборота.  На этом этапе диагностируются проблемы внедрения системы электронного документооборота и те из них, которые обусловлены ошибками в технических или программных решениях должны быть устранены разработчиками. Как правило, опытная эксплуатация системы проходит в реальных производственных условиях, поэтому ее можно совместить с последним этапом — вводом системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию.

Приказ о внедрении системы электронного документооборота

Этим документом, составленном в произвольной форме, руководитель организации может обязать членов рабочей группы или иных ответственных лиц провести опытную эксплуатацию системы или же сразу ввести ее в промышленную эксплуатацию. В перечень предписаний приказа может быть также включено:

  • использование ее возможностей на всех рабочих местах;
  • вступление в силу документов, регламентирующих эксплуатацию системы электронного документооборота на предприятии (инструкций, методических указаний, правил);
  • определение круга лиц, которым предоставляется доступ к системе на уровне администраторов;
  • проведение общего инструктажа и обучения пользователей;
  • назначение лиц, ответственных за внедрение новых стандартов делопроизводства и разграничение их обязанностей.

Как организовать делопроизводство на базе системы электронного документооборота?


Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль