Контроль исполнения документов в 2017 году

319
Одним из важных этапов работы любой организации является исполнение принятых решений. Как правило, важные решения фиксируются документально и затем отправляются исполнителю. Для того, чтобы иметь возможность следить за ходом выполнения поручений необходим контроль исполнения документов. Именно эту процедуру мы рассмотрим в данной статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • для чего нужен контроль исполнения документов;
  • как правильно организовать контроль исполнения документов в 2017 году;
  • разновидности контроля исполнения документов.

Зачастую многие решения и распоряжения, принятые в ходе заседаний или собраний в компании, выполняются не полностью либо с нарушением временных сроков. Данные проблемы приводят к большим издержкам и заметно снижают эффективность всей компании. Более того, это может привести к испорченной репутации и недовольству клиентов и деловых партнеров. Чтобы избежать подобных проблем и заметно повысить эффективность всей компании, рекомендуем ввести контроль исполнения документов в 2017 году.

Цели контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов позволяет оперативно отслеживать ход выполнения принятых поручений. С его помощью можно выявить проблемы и ошибки в работе организации, а также принять меры по их устранению.

К примеру, одной из самых распространенных проблем, заметно влияющих на скорость исполнения документов, является организация документооборота. Для того, чтобы поручения выполнялись оперативно необходимо, чтобы их путь от руководства к исполнителю занимал как можно меньше времени. Правильно организованный документооборот не допустит задержек документов на чьем-нибудь столе и позволит быстро проинформировать исполнителя о имеющейся для него работе. При обнаружении задержек следует задуматься над реорганизацией или созданием более эффективной схемы документооборота.


Контроль исполнения документов


Также контроль исполнения документов призван уменьшить количество документов, находящихся на текущем хранении. Каждый документ, содержащий приказ или поручение, должен быть подписан исполнителем по завершению работы, а также принят непосредственным начальством или руководителем организации. Это позволяет быстрее оформлять документы по завершенным делам для дальнейшей передачи в архив.

Также контроль исполнения документов значительно повышает дисциплину в компании и ответственность сотрудников. Более того, с помощью данной процедуры можно выявить работников, чья эффективность заметно ниже, чем у остальных либо наоборот. В любом случае, контроль исполнения позволяет сформировать целостную картину о деятельности каждого отдельно взятого сотрудника или подразделения в целом.


Инструкция по делопроизводству. Раздел «Организация исполнения документов и поручений»


С помощью контроля исполнения документов руководитель организации может получить данные о временных затратах, которые требуются для выполнения конкретного поручения. Подобная информация позволяет в дальнейшем планировать деятельность организации, а также рассчитывать и прогнозировать объемы работ и прибыль компании.

Организация контроля исполнения документов в 2017 году

Для качественной организации контроля исполнения следует составить четкую последовательность действий. Для Контроль исполнения документов в 2017 годуначала необходимо поставить на контроль документы, требующие исполнения. Далее необходимо удостовериться в осведомленности исполнителей о получении поручений. На этом этапе очень важно своевременное доведение сведений, иначе задержки могут возникнуть уже на этом этапе. По факту исполнения документ снимается с контроля и направляется в дело. Окончательным этапом становится анализ результатов, сбор статистики и информирование руководства. Именно такая последовательность позволит организовать четкий контроль за исполнением документов 2017 года.

Виды контроля исполнения документов

Существуют различные виды контроля исполнения документов в 2016 году. Его можно осуществлять с помощью электронных журналов (например, MS Excel) или регистрационно-контрольных карточек, входящих в картотеку. В любую регистрационную форму вводятся необходимые сведения о документе (автор, наименование вида, дата и регистрационный номер (индекс), заголовок к тексту, резолюция, сроки исполнения, отметка о выполнении и номер дела, в котором будет храниться документ).


Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль. 7 главных шагов


В службе ДОУ должна быть сформирована общая контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения.

Для сбора данных о контроле исполнения документов используются различные формы сводок (справок, отчетов), в которых указывается общее количество поручений и приказов, находящихся на исполнении, количество исполненных в срок, количество неисполненных или исполненных с превышением срока, причины задержек исполнения.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль