Как составить информационное письмо

890
Информационное письмо направляется деловым партнерам или смежным организациям, для извещения о дальнейшем сотрудничестве, о деятельности компании, состоянии дел или о новой продукции или услугах компании. Информационные письма бывают рекламными, служат маркетинговым инструментом для привлечения новых клиентов.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какими бывают информационные письма;
  • как составить информационное письмо;
  • какие стандартные фразы вы можете использовать в информационном письме;

Какими бывают информационные письма

Информационное письмоИнформационное письмо оформляется по правилам деловой переписки , его структура соответствует общей структуре делового письма.

Разновидности информационных писем в зависимости от целей и назначения:

— письмо-сообщение (извещение, уведомление) – например, об изменении цен, назначении нового директора, изменениях реквизитов компании, отгрузке продукции и т. п.;

Например:

ООО «Алфавит» уведомляет об изменении с 01.12.2016 г. банковских реквизитов.

Банковские реквизиты: …новые полностью.

— письмо-заявление – например, о намерении компании открыть филиал в новом городе;

— письмо-подтверждение – о получении документов, товаров, денежных средств,

— письмо-напоминание – о дате мероприятия, о сроках предоставления услуг, окончания работ и т. д. 

— рекламно-информационное письмо (реклама продукции, услуг).

Часто к такому письму прилагаются сопроводительные материалы, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, например, новый прайс-лист, или информация о новых услугах компании.

Как составить информационное письмо

1. Информационное письмо составляется на бланке организации. В левом верхнем углу должны быть указаны реквизиты (название, адрес, телефон), дата и исходящий номер документа. Если письмо является ответным, укажите также номер и дату входящего документ - письма-запроса.

2. Левый верхний угол — место для сведений об адресате. Если информационное письмо адресовано непосредственно руководителю компании, напишите его данные — Ф.И.О., должность и т. д.

3. Укажите тему информационного письма. Например: "О проведении общего собрания акционеров", или "О новой линейке продукции".

4. В содержательной части письма должна быть указана информация, которую вы хотите сообщить. Так как это письмо - информационное, оно должно начинаться с формулировки: "Доводим до вашего сведения...", "Извещаем/информируем вас о...". Избегайте многословности, пишите упорядоченно и кратко. Помните: типовое информационное письмо, например, о назначении нового генерального директора, должно занимать 4-5 строк. Это касается и рекламных текстов - даже текст коммерческого предложения не должен занимать больше одного листа).

5. Если к информационному письму прилагаются дополнительные документы или материалы, в конце письма необходимо указать об этом.

Например:

Копия протокола собрания Совета директоров № 12 от 02.11.2016 г. на 7 листах прилагается.

6. Подписывает информационное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь (если уполномочен). Если вы готовите массовую рассылку, можно использовать факсимиле.

Информационное письмо: пример

Какие стандартные фразы вы можете использовать в информационном письме

Информационное письмо, как и любой документ, должно соответствовать нормам этикета деловой переписки. Ниже приведем несколько формулировок, которые помогут вам правильно преподнести необходимую информацию.

В письмах-извещениях содержательная часть начинается так:

Сообщаем, что задержка оплаты… произошла по причине…

Ставим Вас в известность, что руководство компании приняло решение…

Извещаем, что мы…

Доводим до Вашего сведения, что…

Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

Выражения для объяснения причин, мотивов:

В соответствии с протоколом…

В ответ на Ваш запрос…

В подтверждение нашего телефонного разговора…

В связи с тяжелым положением…

Мы не можем доставить Вам товары… в силу следующих причин...

Если информационное письмо составляется от имени компании (юридического лица),  действия адресанта излагаются: 

1. от третьего лица единственного числа:

Компания «Альфа» не возражает… / ООО «Бета» гарантирует…

2. от третьего лица множественного числа:

Компания "Альфа" в партнерстве с компанией "Бета"но просят…

3. от первого лица множественного числа:

Просим… / Подтверждаем… / Сообщаем…

Информационное письмо от физического лица начинается:

1. от первого лица единственного числа:

Довожу до Вашего сведения… / Прошу… / Ставлю Вас в известность…

2. от первого лица множественного числа:

Одобряем… / Поздравляем…

В информационном письме-подтверждении используйте фразы:

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…

Компания "Альфа" подтверждает условия поставки оборудования…

Приглашение может выглядеть так:

Приглашаем Вас принять участие в конференции…

Просим принять участие в заседании …

Приглашаем представителя Вашей компании посетить…

Фразы для письма-напоминания:

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны…

Напоминаем, что в соответствии с… Вы должны…

Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…

Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает…

Для подтверждения гарантийных обязательств перед поставщиками укажите:

Оплату гарантируем.

Сроки выполнения гарантируем.

Качество изделий гарантируем.

В заключительной части информационного письма выразите уверенность в дальнейшем сотрудничестве, принесите извинения и т. д.:

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

С пожеланиями успехов.

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить нас за задержку с ответом / за допущенную ошибку.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль