Как написать и оформить благодарственное письмо от лица компании

1309
Благодарственное письмо – это деловое письмо со словами благодарности по какому-либо профессиональному поводу: за участие в проекте, длительное успешное сотрудничество. Такое письмо может быть адресовано организации или конкретному человеку – сотруднику компании. Оно может являться письмом-ответом на письмо-поздравление, письмо-приглашение от партнеров либо быть написанным по собственной инициативе руководителя.

Из статьи вы узнаете:

  • кому и когда пишутся благодарственные письма;
  • как написать благодарственное письмо, какие слова и фразы использовать в тексте;
  • как оформлять благодарственные письма;
  • примеры благодарственных писем

Кому и когда пишутся благодарственные письма

Как написать и оформить благодарственное письмо от лица компанииНаписание благодарственные писем – это часть делового этикета, которого должен придерживаться руководитель в общении, как с внешними партнерами, так и с сотрудниками коллектива.

Написать благодарственное письмо – значит проявить уважение, уделить внимание и отметить положительные стороны сотрудничества. Благодарственное письмо будет очень уместно по окончании крупного проекта, завершении года или в юбилейную дату совместной работы с партнерами, клиентами, инвесторами.

В последнее время принято благодарить не только поставщиков услуг и товаров, но и клиентов - покупателей и пользователей услуг. Как правило,  благодарственные письма используются как маркетинговый инструмент и рассылаются по электронной почте. Но гораздо приятнее для клиента получить «спасибо» в традиционной форме - на бумаге. Это запоминается.

Также в серьезных компаниях принято отмечать достижения сотрудников: длительное время работы в компании, эффективные рационализаторские предложения, участие в важном проекте. Руководитель должен понимать, что только денежного вознаграждения не достаточно - для мотивации персонала очень важно устное (или письменное) выражение благодарности. Ведь известно, что человек больше всего любит слышать свое имя и «спасибо».

Таким образом, составляя благодарственные письма от имени компании, руководитель способствует развитию и укреплению отношений с бизнес партнерами и лояльности сотрудников.


Письма-ответы. Как правильно согласиться или отказать?​


Как написать благодарственное письмо, какие слова и фразы использовать в тексте

Благодарственное письмо является деловым документом, поэтому, несмотря на облегченную произвольную форму, при его составлении придерживайтесь нескольких правил.

1. Адресат. В шапке благодарственного письма укажите, как принято во всех деловых письмах, руководителя организации, а обращение к компании в целом и коллективу - в тексте. Уместная формула вежливости в таком случае: «Уважаемые коллеги!».

При персональном обращении также лучше использовать формулировку «Уважаемый…». Выражения «Дорогой (-ая)», «Господин (госпожа)» не приняты в официальном стиле. Вы можете написать «Дорогой» только если руководитель действительно состоит в близких отношениях с получателем благодарственного письма, иначе такое обращение, а значит, и вся благодарность в целом будет звучать натянуто и неискренне. А значит - будет воспринято скорее негативно или быстро забудется.

2. После обращения напишите, от кого и кому выражается благодарность. Она может исходить от лица компании, от руководителя лично либо от одного из топ-менеджеров вашей организации (начальника отдела и т.д.). Это зависит от повода для выражения благодарности. Имейте в виду, что торговое сотрудничество, финансовые операции – это взаимоотношения между компаниями, поэтому благодарственное письмо отправляется соответственно от компании к компании. Напишите: «ООО «Инвест» выражает благодарность…» или «От лица компании «Лето» и себя лично благодарю…».

Благодарность в адрес коллектива или сотрудника руководитель выражает от своего имени: «Выражаю благодарность вашему коллективу…», «Мы искренне признательны…».  Если благодарственное письмо адресовано персонально одному или нескольким сотрудникам, обязательно используйте обращение «Вы»: «От лица всей компании выражаю благодарность Вам». Если коллектив многочисленный, не стоит перечислять больше пяти-семи фамилий. В таком случае лучше упомяните руководителя отличившегося отдела (службы).

3. Причин для благодарности может быть много. Однако в тексте благодарственного письма нельзя обобщать «за все хорошее». Избегайте шаблонных фраз, конкретизируйте, что послужило поводом именно сейчас выразить благодарность. Для сотрудника это: профессионализм в выполнении поставленной задачи, бдительность, предотвратившая несчастный случай и т.д. Для партнеров: поставка важного для запуска завода оборудования, поддержка крупного мероприятия или специальные выгодные условия. И снова - избегайте общих фраз, конкретно изложите, за что именно вы благодарите, как это помогло вашей компании или даже всей отрасли, лично руководителю.

Не бойтесь использовать похвалу и теплые слова в адрес получателя благодарственного письма, но не скатывайтесь до лести. Чтобы не испытывать затруднений, используйте формулу примерного содержания: «Ваш опыт/вклад в ... трудно переоценить/не имеет себе равных» и т.п.

Текст благодарственного письма должен быть коротким, занимать не более половины листа. Поэтому, конкретизируя достижения, избегайте деталей, особенно цифр, если только «план перевыполнен на 200%», что и послужило поводом для выражения благодарности.

Текст благодарственного письма должен заканчиваться на позитивной ноте, пожеланиями будущих успехов, особенно если оно адресуется бизнес-партнерам. Выскажите уверенность в будущем сотрудничестве. Таким образом вы не только выразите благодарность за уже свершенные дела, но и подчеркнете заинтересованность в продолжении взаимоотношений: «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество с Вами». Если такую формулировку пропустить, письмо может быть воспринято как прощание.


Деловое письмо: правила оформления и порядок работы​


Как оформлять благодарственные письма

Благодарственные письма должны быть написаны на фирменном бланке компании. Лучше всего использовать для таких писем хорошую плотную бумагу, не обязательно белого цвета, допустимы, к примеру, кремовые оттенки. Все реквизиты компании должны быть указаны в шапке письма.

Правила хорошего тона требуют, чтобы благодарственное письмо было написано от руки. Допускается и печать на принтере, но желательно подобрать при этом рукописный шрифт, легко читаемый, без лишних завитушек (например, Alexandra Zeferino One, English Script, Cassandra). Но все равно это будет допущение. Наилучший вариант: найти среди сотрудников «каллиграфа», обладающего красивым, четким, устойчивым почерком и дать ему переписать набело уже подготовленный, выверенный стилистически и грамматически текст.

Помните, что для большинства людей благодарственное письмо - эквивалент грамоты, повод для гордости, и часто такие письма украшают стены кабинетов. Поэтому благодарственное письмо должно быть соответствующим образом оформлено – «под рамку»: крупный шрифт, четкая «воздушная» структура основного текста (2-3 коротких абзаца).

В конце руководитель должен заверить письмо собственноручной подписью и проставить печать компании.


Каналы доставки корреспонденции получателям​


Примеры благодарственных писем

Благодарственное письмо компании:

Как написать и оформить благодарственное письмо от лица компании

Благодарственное письмо сотруднику:

Как написать и оформить благодарственное письмо от лица компании

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль