Как написать и оформить благодарственное письмо от лица компании

1217
Благодарственное письмо – это деловое письмо со словами благодарности по какому-либо профессиональному поводу: за участие в проекте, длительное успешное сотрудничество. Такое письмо может быть адресовано организации или конкретному человеку – сотруднику компании. Оно может являться письмом-ответом на письмо-поздравление, письмо-приглашение от партнеров либо быть написанным по собственной инициативе руководителя.

Из статьи вы узнаете:

  • кому и когда пишутся благодарственные письма;
  • как написать благодарственное письмо, какие слова и фразы использовать в тексте;
  • как оформлять благодарственные письма;
  • примеры благодарственных писем

Кому и когда пишутся благодарственные письма

Как написать и оформить благодарственное письмо от лица компанииНаписание благодарственные писем – это часть делового этикета, которого должен придерживаться руководитель в общении, как с внешними партнерами, так и с сотрудниками коллектива.

Написать благодарственное письмо – значит проявить уважение, уделить внимание и отметить положительные стороны сотрудничества. Благодарственное письмо будет очень уместно по окончании крупного проекта, завершении года или в юбилейную дату совместной работы с партнерами, клиентами, инвесторами.

В последнее время принято благодарить не только поставщиков услуг и товаров, но и клиентов - покупателей и пользователей услуг. Как правило,  благодарственные письма используются как маркетинговый инструмент и рассылаются по электронной почте. Но гораздо приятнее для клиента получить «спасибо» в традиционной форме - на бумаге. Это запоминается.

Также в серьезных компаниях принято отмечать достижения сотрудников: длительное время работы в компании, эффективные рационализаторские предложения, участие в важном проекте. Руководитель должен понимать, что только денежного вознаграждения не достаточно - для мотивации персонала очень важно устное (или письменное) выражение благодарности. Ведь известно, что человек больше всего любит слышать свое имя и «спасибо».

Таким образом, составляя благодарственные письма от имени компании, руководитель способствует развитию и укреплению отношений с бизнес партнерами и лояльности сотрудников.


Письма-ответы. Как правильно согласиться или отказать?​


Как написать благодарственное письмо, какие слова и фразы использовать в тексте

Благодарственное письмо является деловым документом, поэтому, несмотря на облегченную произвольную форму, при его составлении придерживайтесь нескольких правил.

1. Адресат. В шапке благодарственного письма укажите, как принято во всех деловых письмах, руководителя организации, а обращение к компании в целом и коллективу - в тексте. Уместная формула вежливости в таком случае: «Уважаемые коллеги!».

При персональном обращении также лучше использовать формулировку «Уважаемый…». Выражения «Дорогой (-ая)», «Господин (госпожа)» не приняты в официальном стиле. Вы можете написать «Дорогой» только если руководитель действительно состоит в близких отношениях с получателем благодарственного письма, иначе такое обращение, а значит, и вся благодарность в целом будет звучать натянуто и неискренне. А значит - будет воспринято скорее негативно или быстро забудется.

2. После обращения напишите, от кого и кому выражается благодарность. Она может исходить от лица компании, от руководителя лично либо от одного из топ-менеджеров вашей организации (начальника отдела и т.д.). Это зависит от повода для выражения благодарности. Имейте в виду, что торговое сотрудничество, финансовые операции – это взаимоотношения между компаниями, поэтому благодарственное письмо отправляется соответственно от компании к компании. Напишите: «ООО «Инвест» выражает благодарность…» или «От лица компании «Лето» и себя лично благодарю…».

Благодарность в адрес коллектива или сотрудника руководитель выражает от своего имени: «Выражаю благодарность вашему коллективу…», «Мы искренне признательны…».  Если благодарственное письмо адресовано персонально одному или нескольким сотрудникам, обязательно используйте обращение «Вы»: «От лица всей компании выражаю благодарность Вам». Если коллектив многочисленный, не стоит перечислять больше пяти-семи фамилий. В таком случае лучше упомяните руководителя отличившегося отдела (службы).

3. Причин для благодарности может быть много. Однако в тексте благодарственного письма нельзя обобщать «за все хорошее». Избегайте шаблонных фраз, конкретизируйте, что послужило поводом именно сейчас выразить благодарность. Для сотрудника это: профессионализм в выполнении поставленной задачи, бдительность, предотвратившая несчастный случай и т.д. Для партнеров: поставка важного для запуска завода оборудования, поддержка крупного мероприятия или специальные выгодные условия. И снова - избегайте общих фраз, конкретно изложите, за что именно вы благодарите, как это помогло вашей компании или даже всей отрасли, лично руководителю.

Не бойтесь использовать похвалу и теплые слова в адрес получателя благодарственного письма, но не скатывайтесь до лести. Чтобы не испытывать затруднений, используйте формулу примерного содержания: «Ваш опыт/вклад в ... трудно переоценить/не имеет себе равных» и т.п.

Текст благодарственного письма должен быть коротким, занимать не более половины листа. Поэтому, конкретизируя достижения, избегайте деталей, особенно цифр, если только «план перевыполнен на 200%», что и послужило поводом для выражения благодарности.

Текст благодарственного письма должен заканчиваться на позитивной ноте, пожеланиями будущих успехов, особенно если оно адресуется бизнес-партнерам. Выскажите уверенность в будущем сотрудничестве. Таким образом вы не только выразите благодарность за уже свершенные дела, но и подчеркнете заинтересованность в продолжении взаимоотношений: «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество с Вами». Если такую формулировку пропустить, письмо может быть воспринято как прощание.


Деловое письмо: правила оформления и порядок работы​


Как оформлять благодарственные письма

Благодарственные письма должны быть написаны на фирменном бланке компании. Лучше всего использовать для таких писем хорошую плотную бумагу, не обязательно белого цвета, допустимы, к примеру, кремовые оттенки. Все реквизиты компании должны быть указаны в шапке письма.

Правила хорошего тона требуют, чтобы благодарственное письмо было написано от руки. Допускается и печать на принтере, но желательно подобрать при этом рукописный шрифт, легко читаемый, без лишних завитушек (например, Alexandra Zeferino One, English Script, Cassandra). Но все равно это будет допущение. Наилучший вариант: найти среди сотрудников «каллиграфа», обладающего красивым, четким, устойчивым почерком и дать ему переписать набело уже подготовленный, выверенный стилистически и грамматически текст.

Помните, что для большинства людей благодарственное письмо - эквивалент грамоты, повод для гордости, и часто такие письма украшают стены кабинетов. Поэтому благодарственное письмо должно быть соответствующим образом оформлено – «под рамку»: крупный шрифт, четкая «воздушная» структура основного текста (2-3 коротких абзаца).

В конце руководитель должен заверить письмо собственноручной подписью и проставить печать компании.


Каналы доставки корреспонденции получателям​


Примеры благодарственных писем

Благодарственное письмо компании:

Как написать и оформить благодарственное письмо от лица компании

Благодарственное письмо сотруднику:

Как написать и оформить благодарственное письмо от лица компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль