Документационное обеспечение управления в 2017 году

506
Каждая организация нуждается в качественном документационном обеспечении своей деятельности. Это значительно облегчает управленческие процессы и ускоряет работу компании в целом. Чтобы грамотно организовать документооборот компании необходимо для начала разобраться в основах документационного обеспечения. В данной статье мы более подробно разберем, что такое документационное обеспечение управления и для чего оно необходимо.

Далее мы расскажем:

  • что такое документационное обеспечение управления (ДОУ);
  • какие задачи решает ДОУ;
  • как грамотно организовать ДОУ в компании в 2017 году.

Что такое документационное обеспечение управления

Организация работы с документами, несомненно, является необходимым и важным элементом процесса управления и принятия управленческих решений, значительно влияющим на эффективность и продуктивность управления.

Документационное обеспечение управления или делопроизводство – это вид деятельности, благодаря которому обеспечивается документирование и организация работы с официальными документами. Согласно ГОСТу Р 51141-98 Документационное обеспечение управления в 2017 годутермины «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство»  могут использоваться как синонимы, тем не менее между ними есть определенные различия.  Термин «делопроизводство» используется для описания организационной стороны работы компании и связан с традиционными способами обращения с документами, а «документационное обеспечение управления» используется больше когда речь идет об информационно-технологической составляющей в современной организации делопроизводства. Его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

ДОУ включает в себя не только операции по созданию документов и организации работы с ними, но и их хранению как текущему, так и долгосрочному.

Принятие управленческого решения в организации связано с получением информации, ее обработкой, анализом, подготовкой и собственно самим принятием решения. Данный процесс тесным образом связан с ДОУ.


Профессиональный стандарт для служб ДОУ и секретариата. Соответствуем новым требованиям!


Для достижения желаемого экономического эффекта важным фактором является качество информации, ее сложность, стоимость, оперативность получения и обработки. И если в организации нет четко налаженного процесса работы с документами, то в результате страдает управление компанией,  ведь оно зависит от скорости, качества и достоверности информации отраженной в документах.

Какие задачи решает ДОУ

Можно выделить три основные задачи, которые решает документационное обеспечение управления.

Первая задача заключается в документировании, а именно, в составлении, оформлении согласовании и изготовлении документов.

Вторая задача заключается в организации работы с документами в процессе осуществления управления.

И третья задача заключается в систематизации архива документов.


Первые этапы делопроизводства в организации


Для организации ДОУ создается специальная служба, которая имеет права самостоятельного структурного подразделения. Данная служба должна решать несколько основных комплексов задач. Она должна обеспечить документирование управленческой деятельности, организовать работу с документами в учреждении и постоянно совершенствовать методы работы с документами и их формы.

В соответствии с этим можно определить функции службы ДОУ. Она занимается разработкой, оформлением и изготовлением бланков; обеспечивает тиражирование и копирование документов; а также контролирует качество подготовки и проектирования всех бланков, бумаг и документов, соблюдая при этом все установленные этапы  их согласования и заверения.

Как грамотно организовать ДОУ в компании в 2017 году

Для грамотной организации работы с документами необходимо выполнить ряд важных функций, решающих вышеупомянутые задачи.

Во-первых, необходимо чтобы был установлен единый порядок документооборота в компании.

Во-вторых, должна быть организована сопроводительная обработка входящих и исходящих документов, при этом следует регистрировать и вести учет внешнего и внутреннего потока документов.

В-третьих, необходимо обеспечить контроль над исполнением документов.

И последнее, но не менее важное, необходимо организовать хранение и использование документов, их систематизацию, а также организовать работу с обращениями граждан.


Документная грамотность управленческого персонала


При этом на всех этапах работы с документами необходимо обеспечить защиту и сохранность информации.

С ростом компании, с увеличением ее масштабов и численности сотрудников, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более острым.

Многие компании в определенный момент осознают важность и необходимость совершенствования ДОУ, и наиболее очевидным решением становится автоматизация данного процесса и внедрение электронного документооборота (ЭДО). Перед этим руководителю организации следует внимательно ознакомиться с текущими бизнес – процессами всей компании. 

Дабы избежать распространенных ошибок при попытке автоматизации делопроизводства, следует начать с поэтапной автоматизации отдельных рабочих мест. В первую очередь желательно внедрить ЭДО в бухгалтерию и отдел, занимающийся финансами, так как больше всего различных документов оседают именно в этих местах.

Необходимо также создать план, по которому будет осуществляться работа, рассчитать количество ресурсов и установить временные рамки. Для больших и крупных компаний внедрение ЭДО обходится дорого и занимает длительное время, даже при автоматизации нескольких процессов. На маленьких предприятиях, в которых и документооборот соответствующий, для оптимизации документооборота в организации можно ограничиться обычной базой данных (Access, Excel или другой). 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль