Документационное обеспечение управления в 2017 году

562
Каждая организация нуждается в качественном документационном обеспечении своей деятельности. Это значительно облегчает управленческие процессы и ускоряет работу компании в целом. Чтобы грамотно организовать документооборот компании необходимо для начала разобраться в основах документационного обеспечения. В данной статье мы более подробно разберем, что такое документационное обеспечение управления и для чего оно необходимо.

Далее мы расскажем:

  • что такое документационное обеспечение управления (ДОУ);
  • какие задачи решает ДОУ;
  • как грамотно организовать ДОУ в компании в 2017 году.

Что такое документационное обеспечение управления

Организация работы с документами, несомненно, является необходимым и важным элементом процесса управления и принятия управленческих решений, значительно влияющим на эффективность и продуктивность управления.

Документационное обеспечение управления или делопроизводство – это вид деятельности, благодаря которому обеспечивается документирование и организация работы с официальными документами. Согласно ГОСТу Р 51141-98 Документационное обеспечение управления в 2017 годутермины «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство»  могут использоваться как синонимы, тем не менее между ними есть определенные различия.  Термин «делопроизводство» используется для описания организационной стороны работы компании и связан с традиционными способами обращения с документами, а «документационное обеспечение управления» используется больше когда речь идет об информационно-технологической составляющей в современной организации делопроизводства. Его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

ДОУ включает в себя не только операции по созданию документов и организации работы с ними, но и их хранению как текущему, так и долгосрочному.

Принятие управленческого решения в организации связано с получением информации, ее обработкой, анализом, подготовкой и собственно самим принятием решения. Данный процесс тесным образом связан с ДОУ.


Профессиональный стандарт для служб ДОУ и секретариата. Соответствуем новым требованиям!


Для достижения желаемого экономического эффекта важным фактором является качество информации, ее сложность, стоимость, оперативность получения и обработки. И если в организации нет четко налаженного процесса работы с документами, то в результате страдает управление компанией,  ведь оно зависит от скорости, качества и достоверности информации отраженной в документах.

Какие задачи решает ДОУ

Можно выделить три основные задачи, которые решает документационное обеспечение управления.

Первая задача заключается в документировании, а именно, в составлении, оформлении согласовании и изготовлении документов.

Вторая задача заключается в организации работы с документами в процессе осуществления управления.

И третья задача заключается в систематизации архива документов.


Первые этапы делопроизводства в организации


Для организации ДОУ создается специальная служба, которая имеет права самостоятельного структурного подразделения. Данная служба должна решать несколько основных комплексов задач. Она должна обеспечить документирование управленческой деятельности, организовать работу с документами в учреждении и постоянно совершенствовать методы работы с документами и их формы.

В соответствии с этим можно определить функции службы ДОУ. Она занимается разработкой, оформлением и изготовлением бланков; обеспечивает тиражирование и копирование документов; а также контролирует качество подготовки и проектирования всех бланков, бумаг и документов, соблюдая при этом все установленные этапы  их согласования и заверения.

Как грамотно организовать ДОУ в компании в 2017 году

Для грамотной организации работы с документами необходимо выполнить ряд важных функций, решающих вышеупомянутые задачи.

Во-первых, необходимо чтобы был установлен единый порядок документооборота в компании.

Во-вторых, должна быть организована сопроводительная обработка входящих и исходящих документов, при этом следует регистрировать и вести учет внешнего и внутреннего потока документов.

В-третьих, необходимо обеспечить контроль над исполнением документов.

И последнее, но не менее важное, необходимо организовать хранение и использование документов, их систематизацию, а также организовать работу с обращениями граждан.


Документная грамотность управленческого персонала


При этом на всех этапах работы с документами необходимо обеспечить защиту и сохранность информации.

С ростом компании, с увеличением ее масштабов и численности сотрудников, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более острым.

Многие компании в определенный момент осознают важность и необходимость совершенствования ДОУ, и наиболее очевидным решением становится автоматизация данного процесса и внедрение электронного документооборота (ЭДО). Перед этим руководителю организации следует внимательно ознакомиться с текущими бизнес – процессами всей компании. 

Дабы избежать распространенных ошибок при попытке автоматизации делопроизводства, следует начать с поэтапной автоматизации отдельных рабочих мест. В первую очередь желательно внедрить ЭДО в бухгалтерию и отдел, занимающийся финансами, так как больше всего различных документов оседают именно в этих местах.

Необходимо также создать план, по которому будет осуществляться работа, рассчитать количество ресурсов и установить временные рамки. Для больших и крупных компаний внедрение ЭДО обходится дорого и занимает длительное время, даже при автоматизации нескольких процессов. На маленьких предприятиях, в которых и документооборот соответствующий, для оптимизации документооборота в организации можно ограничиться обычной базой данных (Access, Excel или другой). 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль