Язык деловой переписки

92
Любой офисный сотрудник ежедневно сталкивается с необходимость вести переписку с партнерами, коллегами, руководством. В современном бизнесе знание языка деловой переписки давно стало обязательным навыком. Эффективное общение между партнерами во многом зависит от умения оперировать инструментами официально-делового стиля речи и знания речевого этикета. В этой статье рассмотрим основные лексические и грамматические особенности языка деловой переписки.

Из этой статьи вы узнаете:

  • каковы характерные черты языка деловой переписки?
  • как особенности языка деловой переписки влияют на используемые им речевые средства?
  • как речевой этикет определяет нормы и правила языка деловой переписки?

Язык деловой переписки — это своеобразная периферия делового стиля языка. Деловой стиль обслуживает сферу официальных отношений, официально-деловой — социально-правовые отношения (сфера экономики, управления, Язык деловой перепискидипломатии и т.п.). Язык деловой переписки, в свою очередь, можно отнести к обиходно-деловой речи. Он обладает типичными особенностями официально-делового стиля. Так, например, кроме основной функции передачи информации, он реализует функции волеизъявления и фиксации правовых отношений.

Среди основных требований к нему можно выделить краткость, ясность и точность изложения. Его можно сравнить с точной математической формулой, которая не содержит ничего лишнего и не допускает разночтений.

Официальный стиль можно представить в качестве набора клише, языковых штампов и стандартов. При этом все они в определенной степени унифицированы. Использование подобных речевых конструкций позволяет ускорить составление документов и облегчить их восприятие.

Язык деловой переписки, со временем претерпевает значительные изменения. В качестве примера можно привести использование нерегламентированных писем и полуофициальных документов.  Варьирование соотношения экспрессии и стандарта в современных служебных документах вполне допустимо.

Основные черты языка деловой переписки

Переписка — это важнейший для любой компании канал связи с внешним миром. Без нее невозможно представить ни один процесс взаимодействия с партнерами, коллегами, руководством, надзорными и контролирующими органами и т.д. Знание особенностей официального стиля и его использования для  работы с корреспонденцией входит в число навыков, необходимых для каждого офисного сотрудника.


Классификация деловых писем


Характерные черты языка деловой переписки обусловлены многообразием бизнес-ситуаций. Язык всегда отражает содержимое документа и особенности адресата. Несмотря на то, что единых требований к нему не существует, можно выделить ряд его стилистических особенностей.

Нейтральность тона

Нейтральность и отсутствие эмоциональной окраски — одна из ключевых особенностей языка деловой переписки. В официальных документах никогда не используют просторечные и диалектные слова. Это же правило касается суффиксов субъективной оценки, придающих эмоционально-экспрессивную окраску и выражающих отношение к предмету, а также модальных слов, выражающих отношение высказывания к реальности (например, “вероятно, несомненно, по все видимости” и т.п.). Факты должны быть изложены максимально объективно и логично.

Смысловая точность

Ценность служебного письма, а нередко и его юридическая сила, обеспечивается смысловой точностью официального стиля речи. Язык деловой переписки не допускает возможностей двусмысленной трактовки. Это особенно важно для служебной корреспонденции, так как неверно подобранное слово может полностью исказить смысл документа или придать ему нежелательную окраску.

Отбор фактов

Тщательный отбор фактов особенно важен для продуктивного обмена информацией. С одной стороны, их количество должно быть достаточным для подтверждения того или иного суждения, отраженного в тексте. С другой стороны, фактический материал должен быть существенным и, по возможности, не представлять собой однотипную информацию. Помимо этого, любые используемые данные обязательно должны пройти проверку на достоверность. Допустимо использовать только высокоинформативные факты, содержащие всю необходимую и достаточную информацию.

Убедительность

Язык деловой переписки имеет множеств инструментов, позволяющих сделать официальный документ максимально убедительным. Для придания письму или служебной бумаге убедительности необходимо соблюдение следующих условий:

  • доказательность (отбор точных фактов и аргументация решений);
  • легкое восприятие текста (достигается за счет использования стандартных синтаксических конструкций и передачи объемной информации с помощью распространенных предложений);
  • указание на личное отношение автора к рассматриваемому вопросу (применение этикетных знаков).

Использование клише

Для языка деловой переписки характерно единообразие речевых средств. В нем используется огромное количество клише и канцеляризмов, которые помогают лаконично формулировать мысли и исключить двусмысленное восприятие текста. Кроме того, использование речевых штампов значительно облегчает не только восприятие документа, но и его составления. На поиски нужных формулировок тратится гораздо меньше усилий.

Особенности языка деловой переписки

Для языка деловой переписка характерен нейтральный тон изложения. Оценка фактам дается с помощью логических средств, т.к. одним из основных требований к общению в сфере бизнеса считается объективность. В официальных документах недопустимо использование просторечных и диалектных выражений, междометий, модальных слов. Язык обладает надличностным характером изложения. Используемые речевые средства и термины максимально стандартизированы, а их диапазон искусственно сужен.


Хранение электронной почты


К основным чертам языка деловой переписки можно отнести:

Обилие терминированной лексики

Для формальной письменной речи характерно широкое употребление юридических, экономических и экономико-правовых терминов.

Опредмечивание действия

В деловом языке часто используются глагольные существительные, его отличает именной характер речи. Например, действие “решить вопрос” превращается в предмет — “решение вопроса”.

Использование предложных сочетаний

Особенностью стиля является высокая частотность предложных сочетаний и отыменных предлогов (например, словосочетания “в соответствии, в связи, в целях, по истечении, при условии” и т.п.). Это обусловлено высокой степенью унификации речевых средств.

Развитие канцеляризмов

Для подобных устоявшихся оборотов речи характерен переход причастий в класс прилагательных (например, “надлежащие меры, в установленном порядке, действующие расценки” и т.д.). Кроме того им присущи определенные грамматические, лексические и синтаксические отличия.

Регламентированная сочетаемость слов

В языке деловой переписки лексическая сочетаемость слов зачастую ограничена за счет сужения их значения. Так счет традиционно оплачивается или выставляется, право — предоставляется, платеж — производится.

Стандартизация предложений

Некоторые предложения воспроизводятся в тексте в качестве формулы, закрепляющей определенную ситуацию социально-правовых отношений. Например, “в случае невыполнения долговых обязательств”, “жалобы подаются в установленном законом порядке” и др.

Формально-логическая организация текста

Основная часть текста подразделяется на темы и подтемы, которые представлены пунктами и подпунктами и обозначены цифрами. Таким образом, текст структурируется не только логически, но и графически.

Низкая степень экспрессии

Для языка деловой переписки характерно отсутствие эмоциональности.

Употребление этикетных знаков и текстов

Степень этикетных требований в официальной переписке максимальна. При необходимости выразить благодарность или поздравить адресата часто используются устоявшиеся обороты или этикетные тексты.

Язык деловой переписки: речевой этикет

Речевой этикет включает нормы и правила письменной речи, закрепившиеся в бизнес-практике. Подобные нормы, существующие в языке деловой переписки, предполагают общественную договоренность и следование традициям формального общения.

Деловая переписка традиционно велась от первого лица в соответствии с формой личной переписки. Активно развивающийся в сфере бизнеса общественный характер отношений привнес свои изменения в форму официального документа. Частное письмо перестало соответствовать общественной сущности бизнес-отношений. Как следствие, изменился и этикет общения, а также словесные формулы для его выражения.


Деловое письмо: правила оформления и порядок работы


Язык деловой переписки оперирует устойчивыми формами общения. Современные устойчивые словосочетания, выражающие просьбу, напоминание, отказ, гарантию и т.д., заменили традиционные выражения словесной вежливости. Перемены коснулись и правил употребления определенных частей речи.

Местоимения

В языке деловой переписки информация не выражается через личное восприятие. Изложение, как правило, происходит от собственного «мы», т.е. выражаются интересы группы людей: руководства фирмы, коллектива организации и т.п. Тем не менее, само местоимение «мы» обычно опускается. На то, что текст изложен от лица компании, а не ее конкретного представителя, указывает окончание глагола.

Глаголы

Этика деловой переписки придает большое значение выбору формы залога глагола. Например, необходимо указать партнеру на задержку очередного платежа. В официальном письме будет уместнее фраза “очередной платеж не перечислен”. Употребление действительного залога (“вы не перечислили очередной платеж”) будет указывать на ответственность определенного лица, адресата письма, в то время как в первом случае внимание акцентируется на акте невыполнения обязательств.

Использование действительного залога оправдано при необходимости выделить в качестве источника фиксируемых действий определенное должностное лицо (например, “Коммерческий отдел уведомляет…”). В языке деловой переписки предпочтение чаще отдается страдательному залогу, использование которого позволяет сконцентрировать внимание адресата на действии, а не на его источнике (например, “оплата гарантируется”, “запрос получен”, “проект договора утвержден”).

Вводные слова

Язык деловой переписки позволяет вносить смысловые оттенки в официальные документы с помощью вводных слов и оборотов. Например, в официальном ответе на запрос можно указать, что он не может быть удовлетворен в силу определенных причин. Если немного перефразировать ответ, можно снизить напряженность тона и выказать большее уважение к адресату. Достаточно добавить в начало ответа вводное слово “К сожалению, ...”.

Вводные слова способны компенсировать сухость официально-деловой речи и придать ей оттенок уважительности. Излишняя категоричность формальной переписки может ущемить профессиональное самолюбие оппонента. Если же внести в нее оттенки дружелюбия, деликатного и уважительного отношения, она может стать гораздо более продуктивной.

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль