Электронная деловая переписка

976
Электронная деловая переписка — это неотъемлемая часть жизни любого офисного сотрудника и просто современного человека. Общение с коллегами, клиентами, партнерами требует знания деловой этики. Грамотно составленный e-mail может стать визитной карточкой, важной составляющей имиджа. В этой статье разберем, как сделать деловую переписку продуктивной за счет правильной подачи информации, использования обязательных элементов письма, а также соблюдения этики делового общения.

Из этой статьи вы узнаете:

  • С какими видами электронной деловой переписки приходится сталкиваться офисному сотруднику?
  • Как эффективно подавать информацию в электронной деловой переписке?
  • Как оформить обязательные элементы электронного сообщения?
  • Каким правилам этикета подчиняется электронная деловая переписка?

Очевидно, что электронный документооборот постепенно уже давно стал привычным видом деятельности любой организации. Он ускоряет и упрощает многие процессы, связанные с созданием, хранением и передачей официальной документации. Эта тенденция коснулась и делового общения. Электронная деловая переписка во многом заменила традиционную бумажную. Пожалуй, не осталось офисных сотрудников, не пользующихся электронной почтой и другими цифровыми каналами обмена информацией.


Хранение электронной почты


Со временем правила делового общения, затрагивающие традиционную переписку, распространились и на ее цифровую форму. Это касается не только оформления сообщений, но и правил подачи информации, этики общения.

Продуктивная, эмоционально комфортная электронная деловая переписка — важная составляющая имиджа компании. Она подчиняется определенным правилам и является неотъемлемой частью работы любого офисного сотрудника.

Виды электронной деловой переписки

Электронную деловую переписку можно структурировать по аналогии с традиционной. Форма, содержание сообщений, их направленность определяет их принадлежность к тому или иному виду. Функциональные признаки сообщения определяют назначение сообщения, а структурные — степень его регламентированности. В зависимости Электронная деловая перепискаот места составления переписка может быть внутренней или внешней, по степени гласности — открытой или иметь ограничение доступа.

Электронные деловые письма во многом схожи с бумажными аналогами. Они также предполагают несколько видов, имеющих собственные правила изложения информации, оформления предоставления. Среди многообразия деловых писем можно выделить такие виды как

  • благодарственные сообщения;
  • коммерческие письма;
  • запросы;
  • требования;
  • извинения;
  • опровержения;
  • поздравления;
  • соболезнования.

Для каждого из этих видов существуют типовые формы и общепринятые шаблоны, используется своя манера написания и правила этикета.

Подача информации в электронной деловой переписке

Умение вести электронную деловую переписку можно считать обязательным навыком современного офисного работника. Способ подачи информации, формулирования мысли и оформления сообщения позволяет сделать заключение о компетентности и уровне общей культуры сотрудника. Невнимательное отношение к электронным письмам может надолго испортить деловую репутацию, в то время как грамотное и корректное общение служит показателем профессионализма.

Подача информации в деловой переписке подчиняется определенным правилам, первое из которых жестко ограничивает объем электронного сообщения. Мысль должна быть изложена максимально коротко, четко и последовательно. Лаконичность и доступность информации при минимальном объеме письма — не просто правило хорошего тона. Такой способ подачи информации наиболее эффективен. Адресат с большей вероятностью внимательно прочитает письмо, укладывающееся в страницу формата А4, чем будет разбираться в многостраничном документе.


Работа с интернет-обращениями в организации


К деловой переписке предъявляются особые требования, касающиеся языка изложения. Для делового стиля характерна максимальная сдержанность. Служебное письмо не может быть эмоциональным. Основные требования к нему — смысловая точность, логическое изложение информации и убедительность. Рекомендуется использовать короткие предложения и свести к минимуму использование профессиональной или внутрикорпоративной лексики, сленг, сокращений и англицизмов.

Информация в деловом письме должна быть структурирована. Темы и задачи необходимо отделять друг от друга, чтобы сообщение не превратилось в поток мысли. Оптимально, если электронное письмо ограничивается одной темой, а не содержит сразу несколько, иногда совершенно несвязанных между собой.

Элементы сообщения в электронной деловой переписке

Традиционная структура электронного сообщения включает ряд обязательных элементов, пренебрежение к которым недопустимо в официальной деловой переписке.

Приветствие

В качестве приветствия рекомендуется использовать общепринятые нейтральные фразы: “Здравствуйте” или “Добрый день”. Дурным тоном считается использование расхожей фразы “Доброго времени суток”. К сожалению, даже если ее использование обусловлено благими намерениями, она звучит довольно вульгарно.

Обращение

В электронной деловой переписке предпочтительней использовать персональное обращение, подчеркивающее уважение к адресату. При выборе формы обращения можно ориентироваться на подпись адресата во входящих сообщениях. Не рекомендуется использовать информацию из поля «От кого», которое может быть заполнено не лично адресатом, а, например, системным администратором компании. Если сообщение обращено к нескольким адресатам, то можно использовать такие формы обращения как ”коллеги”, “господа” и др.

Тема письма

Рекомендуется формулировать тему письма максимально кратко. Вместе с этим, она должна полностью отражать предмет переписки. Допустимо использование одной главной темы с уточнениями, например: «Сотрудничество с НПО “Омега”. Уточнение даты переговоров».

Основная часть

Как правило, основная часть электронного сообщения содержит указание основание для подготовки письма. Причина должна быть сформулирована предельно кратко. Далее следует описание сути вопроса. Правила сетевого этикета ограничивают размер сообщения: оно должно быть в два раза короче бумажного аналога. Для передачи большого объема информации лучше написать сопроводительное письмо, а суть вопроса раскрыть в отдельном документе, оформленном в виде вложения. За основной частью следует резюме, содержащее выводы, предложения, решения и просьбы.

Подпись

Подпись в электронной деловой переписке — признак хорошего тона. Безусловно, адресат поймет, от кого пришел e-mail, но наличие подписи говорит об определенном уровне культуры делового общения. Подпись не должна превышать 5-6 строк.

Как правило, ее начинают с этикетных фраз, создающих позитивный настрой на продолжение общения: “Рады сотрудничеству”, “В случае возникновения вопросов — пожалуйста, обращайтесь”, “С искренним уважением” и т.д. Далее указывают фамилию, имя, должность составителя письма и название компании. Для обеспечения дополнительных каналов связи в подпись необходимо включить номер телефона, электронный адрес, сайт компании, а также другую контактную информацию.

Деловое письмо: правила оформления и порядок работы


Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль