Электронные документы

1639
Если речь заходит о тенденциях развития современного делопроизводства, разговор неминуемо коснется электронных документов. Бумажный документооборот постепенно изживает себя. Он требует неоправданно большого количества ресурсов: времени и денег. Всего одна ошибка в официальном документе может запустить весь цикл работы с самого начала. Бумаги теряются, их тяжело и затратно хранить, сложно систематизировать. Многие из этих проблем могут быть решены за счет использования электронных документов. В этой статье разберем суть понятия «электронные документы», рассмотрим их преимущества и недостатки и попробуем развенчать некоторые мифы, связаны с их использованием.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Что может считаться юридически значимым электронным документом?
  • Каковы основные преимущества электронных документов?
  • Насколько оправданы распространенные заблуждения об электронных документах?

Электронные документы: суть понятия

С точки зрения классической науки электронным документом считается информация, зафиксированная на материальном носителе, для передачи которой во времени и пространстве с целью хранения и использования используются средства вычислительной техники и электросвязи. Из этого определения следует, что данный вид документов обладает технологической спецификой. Информация, в той форме, в которой она зафиксирована, не может восприниматься человеком. Для этого требуется процесс декодирования.

Действующее законодательство (Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ), в свою очередь, определяет электронные документы как “документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах”.


Как секретарю создать электронный архив документов


Любой электронный документ должен соответствовать следующим условиям:

  • быть созданным, обрабатываться, храниться и передаваться с использованием программных и технических средств;
  • иметь установленную законом структуру и включать реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;
  • иметь понятную для восприятия человеком форму представления.

Электронные документы имеют одинаковую юридическую силу с бумажными аналогами, фактически приравниваются к ним. Гарантами юридической силы считаются:

  • соответствие формату;
  • наличие обязательных реквизитов (наименование, порядковый номер, название организации-составителя, место создания и подписания и т.д.);
  • электронно-цифровая подпись (ЭЦП), полученная в законодательно установленном порядке;
  • применение ЭЦП сертифицированными средствами телекоммуникаций;
  • наличие соглашения сторон о ее применении или регламента, определяющего порядок ведения цифровой документации.

10 очевидных преимуществ электронных документов

Электронные документы в современном делопроизводстве используются в первую очередь для того, чтобы повысить эффективность и скорость процессов документооборота. При этом отказ от бумажной документации нельзя считать основной целью. К сожалению, в отечественном делопроизводстве электронный документооборот во многом Электронные документыприравнивается к управлению служебными бумагами средствами современных технологий. По сути же это понятие подразумевает оборот цифровой документации. При этом она находится в электронной форме на всех стадиях своего жизненного цикла: от момента создания до передачи на хранение в архив.

На данный момент большая часть таких документов обращается внутри компании. Степень готовности современного общества и его структур к повседневному использованию новых технологий довольно невысока. Делопроизводство все еще имеет смешанный характер, а всевозможные системы электронного документооборота (СЭД) до сих пор находятся в стадии развития и укоренения в организационной структуре предприятий. Тем не менее, использование электронных документов имеет ряд неоспоримых преимуществ.

1.Снижение затрат на управление документационными потоками и архивное хранение

Бумажный документооборот может быть очень трудоемким и дорогостоящим, учитывая все существующие требования к хранению и передаче документации. В цифровой среде эти процессы могут быть автоматизированы.

2.Экономия времени за счет повышения эффективности сотрудников

Использование СЭД освобождает сотрудников от бумажной работы, т.е. экономит их время, позволяя уделять больше внимания основным обязанностям.

3.Возможность быстрого поиска

Индексирование, использование метаданных и полнотекстового поиска значительно ускоряет процесс поиска. Это, в свою очередь, повышает эффективность многих административных процессов.

4.Систематизация

Использование тегов, категорий и подкатегорий, метаданных не только упрощают поиск, но и позволяют систематизировать массив данных для их организованного хранения.

5.Не зависящий от времени и места доступ к документации

Облачные хранилища позволяют осуществлять доступ в любое время в любом месте, независимо от используемого устройства.


Передача электронных документов в архив организации


6.Централизованное хранение

Системы электронного документооборота, основанные на облачных технологиях, позволяют хранить огромные массивы данных. Даже если компания обладает сложной организационной структурой и большими объемами документальных потоков, любая информация может быть своевременно найдена.

7.Высокая степень защиты информации

Данные в цифровом формате легче защитить от несанкционированного доступа и изменения. Строгая политика контроля и безопасности позволяет передавать конфиденциальную информацию без риска ее разглашения. Кроме того, информация в цифровом формате гораздо меньше подвержена риску уничтожения в силу непреодолимых обстоятельств: стихийного бедствия или пожара.

8.Возможность совместного использования

Возможность совместной работы нескольких сотрудников (просмотр, редактирование и согласование) значительно ускоряет многие управленческие процессы.

9.Контроль версий

Использование современной СЭД позволяет решить проблемы актуальности информации. Сотрудник всегда сможет найти последнюю версию, даже при наличии нескольких вариантов.

10.Снижение влияния человеческого фактора

Электронный документооборот позволяет практически полностью исключить ошибки, вызванные человеческим фактором, в основном, потери служебной документации.

Распространенные заблуждения об электронных документах

Несмотря на очевидные плюсы использования электронных документов в некоторых аспектах деятельности, заблуждения, связанные с ними, до сих пор очень сильны. Действительно, существуют объективные причины, мешающие повсеместному внедрению СЭД:

  • отсутствие единого понимания термина “электронный документ” и унифицированного методологического аппараты;
  • традиционное представление официального документа исключительно в бумажном варианте;
  • опасения за надежность систем документооборота и недоверие к цифровому формату данных;
  • прецеденты возврата к бумажным документам и введение требований к хранению важных документов только на бумаге.

Тем не менее, цифровые данные составляют значительную часть современного делопроизводства, а рост числа компаний, заменяющих внутренний бумажный документооборот цифровым, позволяет говорить о тенденции укрепления их позиций. Безусловно, этому мешают некоторые предрассудки, сохранившиеся в деловом сообществе:

  • Бумажные документы легче систематизировать

Что касается офисных бумаг, то они, в подавляющем большинстве, давно переведены в цифровой формат. Так их гораздо легче создавать, редактировать, размножать и пересылать. Кроме того, нужную информацию в цифровом формате гораздо легче найти за счет возможностей контекстного поиска, который практически невозможен в бумажном делопроизводстве. Меньших усилий требуют создание резервных архивов и страховых фондов. Комплексный подход к разработке и внедрению СЭД позволяет ускорить принятие решений и повысить их качество.


Система электронного документооборота. Регламентируем работу!


  • Бумажный документ заверяется печатью и подписью, следовательно, надежнее

Это не совсем так: электронные документы законодательно приравниваются к бумажным аналогам. Одним из показателей их юридической силы считается электронная подпись юридического лица (ЭП). Она представляет собой зашифрованные данные, подтверждающие авторство и подлинность информации, и позволяет предпринимателям заключать контракты, обмениваться и сдавать бухгалтерскую отчетность.

  • Электронные документы легко похитить и передать третьим лицам без ведома владельца

Современные СЭД позволяют использовать защищенный протокол передачи данных. Доступ осуществляется по сертификату электронной подписи и паре логин-пароль. Учетные пароли хранятся в закодированном виде на сервере, а сертификат — у пользователя системы. Для особо конфиденциальной информации применяется технология защищенных облачных хранилищ.

  • Электронные документы осложняют работу с контрагентами

Это наиболее распространенной заблуждение среди компаний с большим числом контрагентов. Электронный документооборот позволяет сократить временные затраты на  80%: обработка и пересылка занимают гораздо меньше времени. Средний показатель повышения эффективности труда сотрудников при частичном отказе от бумажной документации составляет 25%. Время, расходуемое на обработку и внесение корректировок, также значительно сокращается. Современные СЭД позволяют объединить контрагентов в едином цифровом пространстве и настроить процесс обмена данными наиболее удобным способом.

Итак, бумажный документооборот постепенно уходит в прошлое. Электронные документы сокращают временные и материальные затраты, позволяют анализировать информацию и принимать решения более оперативно. Переход к ним является логичным для любой современной компании.

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль