Правила деловой переписки

297
Деловая переписка, будь то электронная или на традиционных бумажных носителях, имеет ряд правил, которых следует придерживаться. От этого во многом зависит не только имидж и профессионализм отдельных сотрудников, но, зачастую, и всей компании. Именно поэтому в данной статье мы обратим подробное внимание на правила деловой переписки.

Из данной статьи вы узнаете:

  • какие бывают разновидности деловой переписки;
  • основные правила ведения деловой переписки;
  • особенности ведения электронной переписки.

Деловая переписка, как правило, необходима в том случае, если партнеры компании (или возможные партнеры) не имеют возможности регулярно общаться вживую или по телефону либо такое общение нецелесообразно. В основном такие проблемы могут возникнуть из-за размещения компаний в разных городах (странах), что говорит о разнице во времени и дороговизне непосредственного общения. Именно поэтому деловая переписка должна быть построена таким образом, чтобы полностью отвечать всем требованиям и не доставлять неудобств обеим сторонам. Давайте рассмотрим, как следует ее организовывать.

Разновидности деловой переписки

Как уже понятно, деловая переписка бывает двух видов: электронная и традиционная бумажная. Электронная деловая переписка имеет ряд неоспоримых преимуществ, главным из которых является возможность ведения ее в Правила деловой перепискирежиме онлайн. То есть, в отличие от традиционных писем, электронные письма доставляются в течение считанных минут адресату, что позволяет оперативно получить ответ на интересующий вопрос или решить какую-либо проблему. Однако, вместе с этим, электронная деловая переписка менее надежна, так как известны случаи взламывания корпоративной электронной почты и, соответственно, потери важной информации.

Также подобная проблема может стать причиной разглашения материалов, не предназначенных для этого, что также может привести к потере прибыли или репутации. Поэтому, если деловая переписка содержит важные сведения или документы, то рекомендуем использовать для этого обычные бумажные носители и воспользоваться услугами курьерской доставки.


Деловое письмо: правила оформления и порядок работы


Несмотря на большую популярность электронной переписки, нельзя полностью исключить традиционные бумажные письма. Как правило, многие компании регулярно получают посредством обычной почты письма от контролирующих органов и различных инстанций. Более того, доставка таких документов осуществляется посредством курьера или первым классом. Это гарантирует доставку писем до адресата, что является немаловажным фактором для данной категории деловых писем. Более того, зачастую требуется ответное подтверждение о получении документа.

Основные правила деловой переписки

Следует знать, что каждое письмо должно быть оформлено подобающим образом, независимо от того, оформляется оно в электронном виде или на бумаге. Наилучшим вариантом станет разработка единого фирменного бланка для письма. Такая мера позволит избежать оплошностей и ошибок в ходе оформления письма собственноручно, а также позволит вашим партнерам по переписке выделять и неизменно узнавать письма из вашей организации. Данный бланк должен содержать такие реквизиты, как наименование вашей организации, логотип, контакты и остальные данные по желанию. Как правило, многие компании также указывают такие реквизиты, как ИНН/ОГРН, БИК и ОКПО на случай, если переписка подразумевает денежные переводы.


Классификация деловых писем


Следует отметить, что каждое деловое письмо должно относиться только к одному вопросу, либо к нескольким взаимосвязанным. Каждый отдельный вопрос лучше оформить на отдельном письме, чтобы организация, получившая письма, могла передать соответствующие вопросы компетентным работникам. Такой способ ведения деловой переписки обоснован не только практичностью, но и тем, что у вашей компании складывается образ компетентных профессионалов.

Особенности электронной переписки

Каждый современный офисный работник обязан уметь вести деловую электронную переписку. Способ подачи информации, формулирования мысли и оформления сообщения позволяет сделать заключение о компетентности и уровне общей культуры сотрудника. Более того, неправильное ведение электронной переписки от лица компании может испортить деловой имидж организации или даже стать причиной потери деловых партнеров.


Хранение электронной почты


Подача информации в деловой переписке подчиняется определенным правилам, первое из которых жестко ограничивает объем электронного сообщения. Мысль должна быть изложена максимально коротко, четко и последовательно. Лаконичность и доступность информации при минимальном объеме письма — не просто правило хорошего тона. Такой способ подачи информации наиболее эффективен. Адресат с большей вероятностью внимательно прочитает письмо, укладывающееся в страницу формата А4, чем будет разбираться в многостраничном документе.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль