Как создать Инструкцию по делопроизводству

541
Инструкция по делопроизводству – это официальный документ, на основе которого выстраивается вся система документооборота в организации. Поэтому создание Инструкции является обязательным и ключевым этапом в работе с документами.

Из статьи вы узнаете:

  • где найти образцы Инструкции по делопроизводству
  • какой должна быть структура Инструкции по делопроизводству
  • как сделать Инструкцию по делопроизводству реально работающим инструментом

Где найти образцы Инструкции по делопроизводству

Как создать Инструкцию по делопроизводствуВ настоящее время нет нужды самостоятельно разрабатывать текст Инструкции по делопроизводству. В Интернете вы можете найти множество готовых шаблонов и лишь дополнить их нюансами, применимыми к вашей организации.

Поэтому первым шагом для разработки Инструкции будет изучение найденных вами образцов и сопоставление их с требованиями законодательства. Правила составления Инструкции по делопроизводство регламентируются следующими нормативными актами:

  • ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • ГОСТ Р 6.30–2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

Лучше всего использовать образцы государственных учреждений, они точно соответствуют требованиям вышеуказанных стандартов, например службы ФМС России.

Полезный совет! Рекомендуем вам перепечатать текст Инструкции, а не копировать его из скачанных образцов. Во-первых, так вы будете лучше ориентироваться в документе, легче адаптируете его под нужды организации а во вторых, избежите ошибок вроде чужого названия организации и т.д.


Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль. 7 главных шагов


Готовая Инструкция должна быть согласована со всеми руководителями подразделений и утверждена генеральным директором.

Так Инструкция по делопроизводству становится корпоративным законом, диктующим правила оформления документов.

Какой должна быть структура Инструкции по делопроизводству

Разумеется, в разных организациях Инструкции могут различаться, в соответствии с внутренними корпоративными правилами. Но любая Инструкция по делопроизводству содержит разделы, в которых должны быть прописаны:

  • основные процессы делопроизводства;
  • правила оформления документов;
  • правила создания некоторых видов документов.

Типовая структура Инструкции по делопроизводству выглядит так:

Как создать Инструкцию по делопроизводству

Если в вашей компании внедрен электронный документооборот, ЕСМ-система, правила работы с ними также должны быть включены в Инструкцию.

Обратите внимание! Пересматривайте Инструкцию примерно 1 раз в год. Вносите изменения в работе с документами и новшества. Для вступления редакции в силу издается приказ по основной деятельности за подписью генерального директора (после процедуры согласований, аналогично изначальному созданию Инструкции).


Система электронного документооборота. Регламентируем работу!


Как сделать Инструкцию по делопроизводству реально работающим инструментом

Инструкция по делопроизводству должна помогать в работе вам и сотрудникам организации. Для этого документ должен быть доступен и удобен для чтения.

Если хранить Инструкцию подшитой в папке, она вряд ли будет востребована. Разместите Инструкцию на корпоративном сервере (или сайте) в наиболее удобном для чтения формате – лучше всего в PDF. Но не сканируйте бумажный вариант Инструкции! Создайте файл PDF непосредственно из текстового редактора MSWord.

Таким образом вы предоставите сотрудникам все возможности поиска по документу и перехода по гиперссылкам, при этом они не смогут внести в текст изменения.

Обратите внимание! Позаботьтесь о том, чтобы файлы PDF были доступны для чтениями всем. При необходимости, попросите сотрудников IT-отдела установить необходимое программное обеспечение.


Полезные функции MS Word 2010


Ниже перечислим несколько инструментов MS Word, которые нужно использовать при создании Инструкции, чтобы работа с документом была быстрой и легкой.

  1. Стили. Используйте готовые стили MS Word или создайте на их основе собственные. По умолчанию уже созданы несколько уровней заголовков и подзаголовков.

Стили необходимы не только для создания структуры самого текста (в таком случае его можно было бы форматировать вручную). Главная задача стилей в нашем случае – автоматическое формирование содержания, а также линкование для внутренних гиперссылок.

Как создать Инструкцию по делопроизводству

  1. Ссылки. Используйте систему переходов внутри документа – к приложениям, разделам, на которые есть указание в тексте.

Приложение 3 к п. 2.11.

Журнал учета исходящих документов

Как создать Инструкцию по делопроизводству

  1. Предметный указатель. Оглавление не всегда может помочь, если нужно найти упоминание какого либо термина или документа. Об указателе часто забывают, но он является полезным инструментом поиска, особенно если настроить переходы из указателя на нужную страницу.

входящий, 11, 18, 45,…

исходящий, 20, 38, 46,…

зарегистрированный, 8, 23, 41,…

Как создать Инструкцию по делопроизводству



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль