Оформление должностной инструкции

1196
Должностная инструкция — нормативно-правовой акт, действие которого ограничивается одним предприятием. Юридическая значимость этого документа определяется, в том числе и соответствием требованиям к оформлению должностных инструкций. Как правильно оформить должностную инструкцию рассказано в статье.

Из статьи вы узнаете:

  • каковы особенности должностной инструкции как вида организационно-распорядительной документации;
  • чем определяется юридическая значимость должностной инструкции;
  • каковы требования к оформлению должностной инструкции;
  • какими документами нужно руководствоваться при оформлении должностных инструкций.

Должностная инструкция — внутренний организационный документ, имеющий статус юридически значимого. Поэтому важно не только правильно составить ее текст, но и грамотно оформить, не забыв указать все реквизиты, являющиеся обязательными для это вида локальных нормативных актов.

Особенности должностной инструкции как организационно-распорядительного документа

Системой  делопроизводства должностная инструкция определяется как организационно-нормативный документ, которым устанавливается функционал, права и обязанности лица, занимающего данную конкретную должность. И, хотя этот документ по закону не относится к числу обязательных, его разработка позволяет:Оформление должностной инструкции

  • разграничить функции и полномочия сотрудников одного подразделения, коллективно выполняющих какой-то общий объем работы;
  • оптимальным образом распределить обязанности и нагрузку между сотрудниками в соответствии с их правами и обязанностями;
  • рационально распределить между ними требующие разной степени подготовленности и квалификации виды выполняемой работы;
  • установить и использовать четкие критерии оценки эффективности трудовой деятельности каждого сотрудника;
  • своевременно и эффективно контролировать качество выполняемой сотрудником работы;
  • определить порядок взаимодействия как между сотрудниками одного подразделения, так и между подразделениями-смежниками;
  • установить и довести до понимания работником его ответственности за надлежащее исполнение оговариваемых инструкцией обязанностей.

Чем определяется юридическая сила должностной инструкции

Поскольку по своей сути должностная инструкция является локальным нормативным актом, то есть документом, имеющим юридическую силу в рамках организации-разработчика. Статья 8 ТК РФ содержит определение локальных нормативных актов и их юридического статуса. Основным требованием, предъявляемым к этому виду подзаконных актов является условие соответствия излагаемых в них норм положениям действующего трудового законодательства. То есть, они не должны отменять установленные законом гарантии или ухудшать положение работников. В некоторых случаях закон обязывает согласовывать локальные нормативные акты с профсоюзным комитетом или представительным органом работников. Но к должностным инструкциям данное требование не относится.


Должностная инструкция секретаря: оформляем правильно


Данная инструкция, как и всякий нормативный акт, должна быть изложена четким,  понятным языком, быть убедительной и максимально информативной. При этом определенные требования предъявляются не только к содержанию должностной инструкции, но и оформлению. Пунктом 25 статьи 2.1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» юридическая сила документа определяется  совокупностью таких отличительных признаков, как соответствие действующему законодательству, компетенции принявшего его органа и установленному порядку оформления. Из чего следует, что соблюдение правил оформления должностных инструкций  - одно из основных условий юридической и смысловой значимости этого документа, подлинности информации, которая в нем изложена, и обязательности применения тех положений, которые в нем содержатся.

Требования к оформлению должностной инструкции

Основным регламентом, устанавливающим требования к оформлению текстовых документов, является ГОСТ Р 6.30-2003 (далее — ГОСТ). И, хотя эти требования носят только рекомендательный характер, их следует изучить и применять в максимально полном объеме.

 

Так, ГОСТом устанавливается перечень реквизитов, которые должна содержать должностная инструкция. Это наименование предприятия и самого документа, его дата и номер, место издания документа, заголовок к тексту инструкции (наименование должности, для которой она разработана), грифы согласования и утверждения, подписи разработчиков инструкции и отметка о том, что работник с документом ознакомился, содержащая поля для его подписи и даты ознакомления.

Внимание: Класс должностной инструкции как вида документа по ОКУД — 0200000 - «Организационно-распорядительная документация», код, который необходимо указать в реквизитах, 0253051.

В соответствии с ГОСТом определяется и расположение этих реквизитов на стандартном листе. Так, например, гриф утверждения и первые пять из перечисленных реквизитов должны быть расположены до основного текста инструкции, а гриф согласования и подписи — после него.


Профессиональные стандарты в Российской Федерации


Текст должностной инструкции должен быть разбит на несколько разделов, внутри которых, при необходимости, могут содержаться подразделы. В документе должны с максимальной степенью подробности рассматриваться такие вопросы, как:

  • основные трудовые функции и виды работ;
  • полномочия и их краткое описание;
  • ответственность и меры наказания, применяемые в случае несоблюдения работником требований должностной инструкции.

Нумерация разделов и подразделов выполняется римскими цифрами, точки в конце их наименований не проставляются.

Отметка о наличии приложений делается в зависимости от того, упоминается или нет данное приложение в тексте инструкции. Сами документы-приложения также должны быть оформлены в соответствии с ГОСТом и иметь все необходимые реквизиты, предусматриваемые для этого вида документов.

Поскольку должностная инструкция является внутренним документом, действие которого ограничивается одной организацией, в соответствии с ГОСТом допускается  размещать реквизит «Согласовано» в нижней части оборотной стороны последнего листа оригинала. Проставление визы согласования на каждом листе также допускается.

После того, как должностная инструкция будет утверждена директором организации или руководителем подразделения (при разветвленной структуре), к ней прикладывают лист ознакомления с подписями работников, нумеруют листы, сшивают. Концы нити, которой сшивается документ пломбируют, наклеив поверх них небольшой кусок бумаги. На последнем листе делается отметка о том сколько прошнуровано и пронумеровано листов, ставится подпись исполнителя и печать организации.


Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль. 7 главных шагов


Основные регламентирующие документы, которыми следует руководствоваться при оформлении должностной инструкции

  1. «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299;
  2. Постановление Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации»;
  3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»).
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль