Как правильно оформить авансовый отчет

953
Авансовый отчет – это документ бухгалтерской отчетности, однако часто секретарям приходится заниматься оформлением этих документов. В этой статье мы расскажем, как правильно оформлять бланки авансовых отчетов.

Из статьи вы узнаете:

  • что такое авансовый отчет
  • в каких случаях нужно оформлять авансовый отчет
  • как заполнять бланк авансового отчета

 Что такое авансовый отчет

Как правильно оформить авансовый отчетАвансовый отчет – это документ, подтверждающий расходы сотрудника  организации по выданным ему средствам. Это могут быть командировочные расходы, расходы на закупку канцелярских товаров, хозяйственных товаров для нужд офиса, оплата ГСМ и т.д. Сотрудник должен заполнить бланк авансового отчета и приложить к нему оправдательные документы: билеты, чеки, приходные ордера и пр. Заполненный отчет передается в бухгалтерию на проверку и утверждение.


Готовим руководителя к командировке


В каких случаях нужно оформлять авансовый отчет

Сотрудник, получивший подотчетные средства, должен заполнить авансовый отчет самостоятельно. Как правило, подотчетные средства выдаются наличными в кассе организации либо безналичным путем (например, на зарплатную банковскую карту) на основании приказа руководителя организации.

Подать авансовый отчет сотрудник должен не позднее трех дней после расходования средств (закупки) либо возвращения из командировки. При этом законодательство не ограничивает срок, на который выдаются средства, это регулируется приказом руководителя.  

В соответствии с заявленной в авансовом отчете суммой, сотрудник либо возвращает неизрасходованный остаток, либо получает доплату.

Если сотрудник потратил свои личные средства, и  компания должна возместить ему расходы, то заполнять авансовый отчет не требуется. В этом случае работник пишет заявление на возмещение его расходов и предоставляет подтверждающие их документы.


Как проверить товарную накладную и не пропустить ошибки?


Как заполнять бланк авансового отчета

Авансовый отчет имеет унифицированную форму АО-1 и оформляется в единственном экземпляре. Это двусторонний бланк, на котором предусмотрена отрывная квитанция, бухгалтер выдает ее сотруднику после проверки документа и полных взаимных расчетов.

Обратите внимание! Допускается разработка собственных форм бланков авансовых отчетов на основании формы АО-1. Вы можете создать эту форму в MS Excel или PDF, так как, очевидно, что заполнение документа на компьютере значительно удобнее. Кроме того, вы сможете внести непечатаемые символы для отметки полей, которые необходимо заполнить. Таким образом, вы можете разместить бланк авансового отчета на общедоступном корпоративном сервере (сайте) для самостоятельного заполнения сотрудниками.

На лицевой стороне авансового отчета сотруднику нужно заполнить следующие графы:

  • наименование организации;,
  • порядковый номер авансового отчет;
  • дата заполнения отчета;
  • Ф.И.О. подотчетного лица (сотрудника), отдел или подразделение, должность, табельный номер (если есть);
  • назначение аванса (должно совпадать с назначением в приказе).

В левой табличной части сотрудник должен заполнить графы:

  • остаток или перерасход по предыдущим авансам (как правило, это касается лиц, регулярно осуществляющих деятельность по закупкам, например, сотрудников АХО);
  • сумма полученного аванса по текущим расходам (если сумма выдавалась в иностранной валюте, например, для заграничной командировки, это указывается в строке 1а, там же указывается курс обмена валюты);
  • сумма израсходованных средств;
  • сумма остатка или перерасхода.

Внимание! Сотрудникам, имеющим задолженности по ранее выданным авансам, выдача подотчетных средств запрещена. Также средства не выдаются лицам, не указанным в приказе руководителя.


Простые операции в Microsoft Excel


На оборотной стороне бланка авансового отчета сотрудник составляет список документов, подтверждающих расходы: счета, квитанции, чеки, проездные билеты и прочие документы. По каждому из предоставляемых документов должна быть указана следующая информация:

  • дата;
  • номер документа;
  • наименование документа (с указанием организации, выдавшей документ);
  • сумма расхода.

Под заполненной таблицей сотрудник должен поставить свою подпись и вписать Ф.И.О. полностью.

Все остальные строки заполняются сотрудником бухгалтерии. Бухгалтер сверяет данные в отчете с предоставленными документами, проверяет расчеты и подписывает авансовый отчет.

Затем авансовый отчет передается на подпись руководителю организации: в графе «Утверждаю» руководитель указывает сумму отчета, должность, фамилию и ставит подпись.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль