Секретариат

Деловой этикет для секретаря. Как встречать посетителей

  • 16 декабря 2016
  • 2206

В работе секретаря предполагаются постоянные контакты с людьми. Поэтому навык взаимодействия с людьми разных социальных и психологических уровней – один из важнейших навыков для секретаря-профессионала.

Из статьи вы узнаете:

  • секреты делового общения
  • как принимать посетителей в приемной
  • как организовать прием сотрудников организации

Секретарь – лицо организации, и одновременно посредник между руководителем и остальными людьми – как сотрудниками, так и посетителями, пришедшими на встречу или прием. Чтобы работа с посетителями была успешной и положительно влияла на имидж руководителя и компании, секретарь должен следовать правилам делового общения, придерживаться этикета, быть контактными и приятным собеседником.

Секреты делового общения

Деловой этикет для секретаря. Как встречать посетителейВ отличие от личного, деловое общение преследует определенные цели: получение информации (или точнее, обмен информацией) и формирование положительного представления о себе (а значит, и руководителя и компании в целом). Чтобы научиться контактировать с людьми, и извлекать из этого пользу, придерживайтесь следующих правил:

  1. Будьте наблюдательны. Развивайте это качество в себе. Отмечайте все особенности внешности и характера каждого нового человека.
  2. Не домысливайте. Не позволяйте себе быть необъективной, ведь восприятие другого человека зависит и от вашего состояния в большой мере. Узнавайте точную и по возможности полную информацию о посетителе (сотруднике).
  3. Будьте объективны, насколько это возможно. Даже если у вас есть предварительная информация о собеседнике, не поддавайтесь ее влиянию, будьте готовы к открытиям.
  4. Говорите с человеком на его языке. Имеется в виду не только и не столько общение с иностранными партнерами. Психологическая подстройка – важнейший навык в общении. Иногда нормы поведения выходят за рамки наших представлений о них, не считайте их единственно возможными.
  5. Не скрывайте информацию о себе. Точно так же, как вы можете быть субъективны, так и другие люди могут быть склонны к ложным выводам. Не допускайте слухов.
  6. Для бесед выбирайте удобное место, время и спокойную обстановку.
  7. Будьте таким, каким вы хотите, чтобы вас видели. Делайте то, что от вас ждут, а не то, что вы считаете нужным или правильным. Поясняйте свои действия, а также сообщайте о своих ожиданиях. Так вы избежите разочарований и претензий (и своих, и собеседника).

Секретарь, следующий в общении правилам этикета, всегда оставляет положительное впечатление о себе.


Как подавать чай и кофе деловым партнерам и сотрудникам в кабинете руководителя?


Как принимать посетителей в приемной

Заранее готовьтесь к приходу посетителей. Время встречи всегда должно быть заранее согласовано и с руководителей, и с посетителем. Также необходимо напоминать руководителю о теме встречи.

В соответствии с деловым этикетом, посетитель представляется с помощью визитной карточки. Задача секретаря – поблагодарив, принять ее и запомнить имя, фамилию, должность и другие данные о посетителе. Конечно же, карточка ни в коем случае не возвращается. По этикету такой жест означает отказ в приеме. Визитная карточка передается руководителю или помещается в картотеку.

Секретарь демонстрирует свой профессиональный уровень, будучи вежливым и корректным в любой ситуации. Если в момент появления посетителя, секретарь занят разговором по телефону или с другим посетителем (или сотрудником) нельзя игнорировать вошедшего, и в то же время прерывать разговор. Вежливый кивок и улыбка должны указать посетителю, где он может подождать момента для начала разговора.

Если после доклада о посетителе руководитель отказался принять его, секретарь должен либо проводить его к кому-либо из заместителей или компетентных сотрудников организации, либо сообщить точное время, когда встреча сможет состояться.

Когда руководитель уже проводит встречу с кем-либо из посетителей или партнеров, не следует пропускать в кабинет новых посетителей. Это противоречит этикету деловых переговоров, кроме того, время встречи может незапланированно растянуться, если неоднократно прерывать ее. В таких ситуациях секретарь должен уметь убедить посетителя придти в другое время или решить вопрос на уровне заместителей или специалистов.

Также желательно максимально оградить руководителя от телефонных звонков в это время. Допускается соединять абонентов только в исключительных случаях.


Как развивать творческий интеллект секретарю? Эффективная работа с информацией


Как организовать прием сотрудников организации

Во-первых, сотрудники должны знать часы приема руководителя по рабочим и личным вопроса. Задача секретаря – сделать информацию об этом доступной коллективу.

Также секретарь должен быть хорошо информирован о деятельности всех сотрудников организации, о распределении обязанностей, чтобы понимать, кто и с какими вопросами может иметь доступ к руководителю в любое время.

Тактичность и внимательность к сотрудникам с точки зрения делового этикета ничем не отличается от контактов с посторонними посетителями. Одинаково вежливое и ровное, позитивное, открытое отношение к людям должно быть основой имиджа профессионального секретаря.


Как вести себя на корпоративе: как на работе или как на отдыхе?


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.