Деловой этикет для секретаря. Как встречать посетителей

578
В работе секретаря предполагаются постоянные контакты с людьми. Поэтому навык взаимодействия с людьми разных социальных и психологических уровней – один из важнейших навыков для секретаря-профессионала.

Из статьи вы узнаете:

  • секреты делового общения
  • как принимать посетителей в приемной
  • как организовать прием сотрудников организации

Секретарь – лицо организации, и одновременно посредник между руководителем и остальными людьми – как сотрудниками, так и посетителями, пришедшими на встречу или прием. Чтобы работа с посетителями была успешной и положительно влияла на имидж руководителя и компании, секретарь должен следовать правилам делового общения, придерживаться этикета, быть контактными и приятным собеседником.

Секреты делового общения

Деловой этикет для секретаря. Как встречать посетителейВ отличие от личного, деловое общение преследует определенные цели: получение информации (или точнее, обмен информацией) и формирование положительного представления о себе (а значит, и руководителя и компании в целом). Чтобы научиться контактировать с людьми, и извлекать из этого пользу, придерживайтесь следующих правил:

  1. Будьте наблюдательны. Развивайте это качество в себе. Отмечайте все особенности внешности и характера каждого нового человека.
  2. Не домысливайте. Не позволяйте себе быть необъективной, ведь восприятие другого человека зависит и от вашего состояния в большой мере. Узнавайте точную и по возможности полную информацию о посетителе (сотруднике).
  3. Будьте объективны, насколько это возможно. Даже если у вас есть предварительная информация о собеседнике, не поддавайтесь ее влиянию, будьте готовы к открытиям.
  4. Говорите с человеком на его языке. Имеется в виду не только и не столько общение с иностранными партнерами. Психологическая подстройка – важнейший навык в общении. Иногда нормы поведения выходят за рамки наших представлений о них, не считайте их единственно возможными.
  5. Не скрывайте информацию о себе. Точно так же, как вы можете быть субъективны, так и другие люди могут быть склонны к ложным выводам. Не допускайте слухов.
  6. Для бесед выбирайте удобное место, время и спокойную обстановку.
  7. Будьте таким, каким вы хотите, чтобы вас видели. Делайте то, что от вас ждут, а не то, что вы считаете нужным или правильным. Поясняйте свои действия, а также сообщайте о своих ожиданиях. Так вы избежите разочарований и претензий (и своих, и собеседника).

Секретарь, следующий в общении правилам этикета, всегда оставляет положительное впечатление о себе.


Как подавать чай и кофе деловым партнерам и сотрудникам в кабинете руководителя?


Как принимать посетителей в приемной

Заранее готовьтесь к приходу посетителей. Время встречи всегда должно быть заранее согласовано и с руководителей, и с посетителем. Также необходимо напоминать руководителю о теме встречи.

В соответствии с деловым этикетом, посетитель представляется с помощью визитной карточки. Задача секретаря – поблагодарив, принять ее и запомнить имя, фамилию, должность и другие данные о посетителе. Конечно же, карточка ни в коем случае не возвращается. По этикету такой жест означает отказ в приеме. Визитная карточка передается руководителю или помещается в картотеку.

Секретарь демонстрирует свой профессиональный уровень, будучи вежливым и корректным в любой ситуации. Если в момент появления посетителя, секретарь занят разговором по телефону или с другим посетителем (или сотрудником) нельзя игнорировать вошедшего, и в то же время прерывать разговор. Вежливый кивок и улыбка должны указать посетителю, где он может подождать момента для начала разговора.

Если после доклада о посетителе руководитель отказался принять его, секретарь должен либо проводить его к кому-либо из заместителей или компетентных сотрудников организации, либо сообщить точное время, когда встреча сможет состояться.

Когда руководитель уже проводит встречу с кем-либо из посетителей или партнеров, не следует пропускать в кабинет новых посетителей. Это противоречит этикету деловых переговоров, кроме того, время встречи может незапланированно растянуться, если неоднократно прерывать ее. В таких ситуациях секретарь должен уметь убедить посетителя придти в другое время или решить вопрос на уровне заместителей или специалистов.

Также желательно максимально оградить руководителя от телефонных звонков в это время. Допускается соединять абонентов только в исключительных случаях.


Как развивать творческий интеллект секретарю? Эффективная работа с информацией


Как организовать прием сотрудников организации

Во-первых, сотрудники должны знать часы приема руководителя по рабочим и личным вопроса. Задача секретаря – сделать информацию об этом доступной коллективу.

Также секретарь должен быть хорошо информирован о деятельности всех сотрудников организации, о распределении обязанностей, чтобы понимать, кто и с какими вопросами может иметь доступ к руководителю в любое время.

Тактичность и внимательность к сотрудникам с точки зрения делового этикета ничем не отличается от контактов с посторонними посетителями. Одинаково вежливое и ровное, позитивное, открытое отношение к людям должно быть основой имиджа профессионального секретаря.


Как вести себя на корпоративе: как на работе или как на отдыхе?


Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль