Персональный ассистент – нелегкая работа

921
Если руководитель сработался со своим персональным ассистентом, ему, пожалуй, проще расстаться с супругой, чем со своим помощником. Личный ассистент не только решает массу рабочих вопросов и является правой рукой руководителя, но иногда становится помощником и в личных делах, если нужно приобрести билеты на самолет, спланировать отпуск и решить другие сопутствующие вопросы. Сегодня обсудим, какие сложности в работе возникают у персональных ассистентов руководителей и как их преодолеть.

Должностные обязанности секретаря или персонального ассистента могут сильно отличаться в зависимости от компании. И название должности тоже может разниться. Разберемся, какой функционал работодатель может закрывать должностью «персональный ассистент».

Должностные обязанности персонального ассистента руководителя

Функция персонального ассистента руководителя Навыки и качества профессионала

1. административная поддержка;

2. планирование рабочего времени;

3. организация, подготовка и координация встреч, приема посетителей, переговоров, поездок и других мероприятий;

4. информационно-аналитическая поддержка;

5. ведение деловой переписки;

6. взаимосвязь с партнерами и органами госвласти;

7. перевод, в том числе синхронный;

8. организация презентаций, представительская деятельность;

9. подготовка финансовой отчетности и других документов.

1. аналитический склад ума;

2. живой ум;

3. системное логическое мышление;

4. хорошая память;

5. быстрота реакции;

6. трудолюбие;

7. выносливость;

8. стрессоустойчивость;

9. широкий кругозор;

10. грамотная речь;

11. ответственность;

12. проактивность;

13. универсальность;

14. хороший вкус;

15. преданность корпоративным интересам;

16. инициативность;

17. коммуникабельность;

18. организованность;

19. преданность личным интересам своего руководителя;

20. знание оргтехники, ПК и программ на продвинутом уровне;

21. знание иностранного языка, в том числе свободное владение им.

Это далеко не полный список обязанностей персонального ассистента. Как видим, список довольно обширный, а требования к качествам сотрудника и вовсе на уровне неплохого управленца. Действительно, перед персональным ассистентом руководителя часто встают нетривиальные задачи. Какие же и как их разрешить.

Читайте в электронном журнале:

Сложности в работе персонального ассистента

  1. Карьера секретаряРуководитель персонального ассистента – человек сложный и интересный. Этому уровню приходится соответствовать. Персональный ассистент должен презентабельно выглядеть, но и уметь общаться, иметь широкий кругозор и живой ум. Для успешного общения важно, чтобы персональный ассистент и его руководитель были совместимы психологически.
  2. Персональный ассистент должен быть в курсе дел компании и ориентироваться во вне. Для этого ему пригодятся хорошая память, эрудиция, образование, аналитический склад ума.
  3. Персональный ассистент коммуницирует со всеми сотрудниками. Чтобы находить со всеми общий язык, необходимо быть харизматичным и коммуникабельным. Персональный помощник должен ужиться с рабочим коллективом, а не только с руководителем компании. Руководители часто имеют склад интровертов и не настроены общаться с другими сотрудниками. Персональный ассистент становится ретранслятором воли своего руководителя.
  4. Работа личного помощника ненормированная, как и труд самого руководителя. Выключить телефон нельзя даже в нерабочее время, а если необходимо, и приехать на работу или выполнить срочное поручение.
  5. Иногда персональный ассистент вынужден принимать срочные решения без руководителя. Такая самостоятельность требует высокой ответственности и осведомленности.
  6. Персональный помощник знает многое и о руководителе, и о сотрудниках компании, но сохраняет полную конфиденциальность этой информации.
  7. Психологическая совместимость и лояльность компании и руководителю с опытом превращается в понимание с полу слова.
  8. Персональный ассистент умеет организовать не только свое время, но и время шефа.
  9. Предусмотрительность и умение предугадать ход событий делают персонального ассистента незаменимым помощником руководителя в делах: на важных встречах, в поездках и в других рабочих ситуациях.
  10. Терпение к выходкам и непостоянству руководителя, умение сопереживать и чувствовать его настроение – важная черта. Персональный ассистент должен быть готов к тому, что руководитель не всегда в хорошем настроении или заинтересован в результатах труда своего подчиненного.
  11. Персональный ассистент не привязан к одному месту, он часто в разъездах вместе с руководителем или ездит одиночку по поручению начальника за корреспонденцией, которую нельзя доверить курьеру, а также по другим поручениям.
  12. Руководитель может обратиться к своему асситенту с вопросами о пользовании оргтехники, компьютера, офисных и других программ, гаджетов. Нужно быть в курсе новинок и знать офисные технологии на пять с плюсом.
  13. Иногда руководитель поручает сотруднику нестандартные и личные задачи. Выполнять их или нет – личное дело каждого. Но лучше, если это ничего не стоит, все таки организовать личную встречу или поездку, навести справки о чем-либо за пределами деловых отношений, например, о каком-либо хобби.
  14. Иногда персональный ассистент попадает в эпицентр конфликтов. Он должен знать основы конфликтологии и уметь разрешать сложные психологические ситуации, разряжать обстановку, выступать медиатором в отношениях гендира и топов, партнеров и других участников рабочих отношений.
  15. Скидки, качество обслуживания, способы экономии – все это должен знать персональный ассистент, чтобы в поездке руководитель мог насладиться лучшими ресторанами, арендовать иномарку по оптимальной цене и так далее.

Работа персонального ассистента – это новые задачи и вызовы каждый день. Если вам это в радость, вы соответствуете всем требованиям профессии, дерзайте, должность помощника руководителя предлагает обширное поле для экспериментов, карьерного и личностного роста.

Читайте на портале:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль