text
Секретариат

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

  • 21 декабря 2016
  • 1264

В конце календарного года необходимо провести экспертизу ценности хранящихся в организации и ее структурных подразделениях документов. Как соблюсти законные требования и уничтожить документы, срок хранения которых истек, расскажем в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

  • как выделить документы, срок хранения которых истек;
  • как составить акт о передаче документов на уничтожение;
  • образец акта о выделении дел к уничтожению.

Уничтожение документов с истекшим сроком храненияОтбор документов, подлежащих уничтожению, проводится в несколько этапов:

Этап 1. Экспертиза

Прежде всего, нужно провести экспертизу всех документов организации (на основании приказа руководителя о создании комиссии), и разделить их на три группы:

  1. Срок хранения не истек – документы остаются на хранении в подразделениях до истечения срока.
  2. Срок хранения свыше 10 лет (а также документы постоянного срока хранения и документы по личному составу) – в конце года документы должны быть переданы в архив организации. Для этого необходимо составить описи.
  3. Срок хранения истек – такие документы подлежат уничтожению.

Пример приказа о создании экспертной комиссии

В связи  с  необходимостью  уничтожения  документов,  срок  хранения которых истек,
Приказываю:
1. Создать экспертную комиссию в составе:
- председатель комиссии - юрист А.А. Петров;
- члены комиссии - главный бухгалтер О.Е. Васильева;
                                              
секретарь Л.И. Иванова.
2. Экспертной комиссии подготовить  акт  о  возможности  уничтожения документов, срок хранения которых истек.


Передача документов на хранение в архив организации


Этап 2. Составление актов

После того как документы, подлежащие уничтожению, были определены, ответственное лицо структурного подразделение должно составить акт. Специалист отдел производства (секретариата) затем сводит все поступившие акты в один акт.

Акт должен быть составлен по установленной форме:

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

В табличной части акта необходимо указывать соответствующие структурные подразделения, из которых поступают документы на уничтожение.

Обязательные графы – 1, 2, 3, 6, 7, а графы 4 и 5 заполняются в случае, когда уничтожаются документы, хранившиеся в архиве (свыше 10 лет, документы по личному составу).

Если для уничтожения переданы документы с одинаковыми заголовками (например, графики отпусков за несколько лет), в акте их можно объединить, указав количество дел в графе 6.


Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел


Этап 3. Согласование актов

Члены комиссии, которые проводили экспертизу документов (и перечисленные в приказе руководителя) должны согласовать подготовленные акты. Затем акты передаются руководителю организации на утверждение.

Внимание! Только после утверждения актов руководителем организации, документы можно передавать на уничтожение.

Этап 4. Уничтожение документов.

Документы возможно уничтожать любым способом. Но как правило организации передают  их в компании, специализирующиеся на переработке вторсырья.

Факт уничтожения документов также фиксируется комиссией с помощью акта об уничтожении документов.

Оба акта и накладная, полученная из перерабатывающей компании должны храниться вместе.


Экспертиза ценности документов


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.