Секретариат

Travel-поддержка руководителя

  • 26 декабря 2016
  • 7004

Travel-поддержка руководителя – это покупка билетов, получение визы, бронирование гостиницы и прочая работа, которая связана с организацией поездки первого лица компании. Руководитель попросил обеспечить его поездку, но вы не знаете, с чего начать? Используйте полезную информацию из нашей статьи.

Какие задачи входят в travel-поддержку руководителя

Travel-поддержка – прямая обязанность секретаря или персонального ассистента руководителя. В нее входят такие задачи, как:

  • оформление визы для руководителя, если он выезжает заграницу, в том числе оплата пошлин и подготовка документов;
  • покупка билетов (железнодорожных, авиа и др.);
  • бронирование номеров в гостинице;
  • заказ такси, каршеринг и другие подобные услуги по аренде автомобилей;
  • бронирование столиков в ресторане;
  • сопровождение руководителя в поездке;
  • переводы, общение на иностранном языке с представителями посольства, заграничными партнерами, переписка;
  • трансфер по организации встреч;
  • организация культурной программы в поездках: заказ экскурсий, подбор маршрута и т.п.

Оформление визы для заграничной поездки

Travel-поддержка руководителяЕсли руководитель едет заграницу, может понадобиться виза. Это зависит от страны, куда он едет. При оформлении визы может понадобиться знание английского языка на базовом уровне. Знание английского наиболее полезно для travel-поддержки руководителя.

Визы бывают двух видов: деловые и туристические.

Чтобы оформит визу для руководителя, следуйте инструкции.

Шаг 1. Посетите интернет портал посольства.

Шаг 2. Изучите требования выдачи визы.

Шаг 3. Позвоните в посольство и уточните, не изменились ли условия выдачи визы. Информация на сайте может устареть. Помните, что звонок оплачивает ваша сторона.

Шаг 4. Скачайте и заполните анкету.

Шаг 5. Соберите пакет документов.

Шаг 6. Запишитесь на подачу документов. Оплатите квитанцию вовремя через Сбербанк, иначе вы попадете в базу данных неблагонадежных заявителей. Она единая для всех посольств.

Шаг 7. Подайте документы вовремя. Лучше приехать за час до назначенного времени.

Чтобы получить туристическую визу, запросите у отеля, в котором остановится руководитель, визовую поддержку. В этом случае часто виза длится на срок пребывания в отеле. Чтобы оформить деловую визу, нужно запросить приглашение у партнеров. Партнерская организация должна выяснить, какие требования предъявляют к деловым визитам в эту страну, и оформить приглашение для руководителя. Деловая виза выдается на три и более месяца, но провести в стране руководитель сможет не больше половины срока. Условия зависят от страны. Деловую визу получить сложнее, но при въезде в страну по туристической визе руководитель нарушит закон, если будет заниматься бизнесом.

Тот, кто привозит документы в посольство, должен знать о визите все, кто едет, с какой целью и к кому. Уточнять информацию по телефону в посольстве не получится.

Не откладывайте оформление визы. Часто посольства перегружены потоком туристов. Кроме того, они не работают в праздничные дни своих стран. Уточняйте это заблаговременно.

Читайте в электронном журнале:

Бронирование гостиниц в рамках travel-поддержки руководителя

Бронирование гостиниц доступно на их сайтах, а также на специализированных порталах, где представлены все гостиницы сразу. Эти порталы удобны тем, что вы можете выбрать для руководителя удобное местоположение отеля и забронировать номер недалеко от офиса партнерской организации. Там же вы найдете информацию о качестве номеров и отзывы клиентов гостиницы.

Для оплаты гостиницы воспользуйтесь банковской картой. На счету гостиница заблокирует штрафную сумму на случай несвоевременного заезда или отказа от номера. Уточняйте условия штрафного обеспечения на сайте гостиницы. Со временем вы разберетесь в нюансах гостиниц, в которых предпочитает останавливаться руководитель, и travel-поддержку станет осуществлять проще.

Следите, чтобы на карточке были необходимые средства, а платежные реквизиты были верно указаны. Ошибка приведет к отказу отеля подтвердить основания пребывания на территории страны. После бронирования запросите у гостиницы выслать документы для визовой поддержки. Распечатайте подтверждение для руководителя и для посольства. На границе у него могут потребовать предоставить распечатку.

Покупка билетов для поездок руководителя

Билеты также можно заказать либо на сайте перевозчика, либо на агрегирующем сайте, где представлены все варианты путешествия. Изучите расписание и выберите рейс или поезд, на котором отправится руководитель. Забронируйте нужный рейс, распечатайте электронный билет. Можно сразу же пройти регистрацию, если такой сервис предоставляет сайт, с которым вы работаете, осуществляя travel-поддержку руководителя.

Трансфер

Обычно деловые партнеры вашей компании полностью организовывают встречу руководителя на их стороне. Но если что-то пошло не так, делегируйте задачу гостинице. Менеджер гостиницы поможет организовать трансфер. Уточните, с какой табличкой будут встречать руководителя представители гостиницы, на какой машине приедут за ним.

Читайте на сайте:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.