Как защитить договор от подделки

253
Для того чтобы избежать непредвиденных ситуаций и не полагаться на добросовестность контрагентов, необходимо использовать защиту договоров. Какой способ защиты выбрать, поговорим в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

  • какие существуют виды защиты бланков
  • чем отличается визирование от парафирования
  • как прошивать договоры
  • какой способ защиты договоров самый дешевый

Как защитить договор от подделкиДля защиты договоров от подделки, подмены или просто потери существуют несколько методов. В этой статье мы рассмотрим эти методы защиты договоров и сравним их эффективность.

Фирменные бланки с защитными свойствами

Порой недобросовестные контрагенты умышленно меняют страницы договоров, либо страница может просто  выпасть и потеряться при пересылке, в любом случае, для важных контрактов необходимо применять защитные меры. Одной из таких может стать использование специально изготовленных фирменных бланков.

Такие бланки изготавливаются способами, аналогичными изготовлению денежных купюр, государственных акций, облигаций, сертификатов и т.п.

Виды защиты:

  • технологическая защита;
  • полиграфическая защита;
  • физико-химическая защита.

Технологическая защита – это применение визуально обнаруживаемых элементов при изготовлении бумаги для бланков: водяные знаки, защитные волокна, нити, голограммы и т.д.

Полиграфическая защита – нанесение на бумагу графических элементов методом полиграфической печати: микропечать (ее невозможно воссоздать при сканировании или ксерокопировании), высокая печать, фоновые сетки, ирисные раскаты и т.д.

Физико-химическая защита – также используется на этапе изготовления бумаги: метамерные краски (проявляющиеся в инфракрасном излучении), оптически варьирующиеся краски, люминесцентные вещества и т.д.

Совершенно очевидно, что страницы отпечатанного на подобной бумаге документа невозможно подменить или исправить. Кроме того, технологии создания такого вида защиты позволят организации разработать собственный стиль документов, либо применить уже имеющийся.


Как правильно согласовывать документы?


Визирование или парафирование

Чем отличается визирование от парафирования?

Визирование – это заверение документа уполномоченным должностным лицом (не обязательно главой организации, например, руководителем департамента, филиала), подтверждающее его ознакомление и согласие с содержанием документа.

Парафирование – термин, распространившийся из сферы международного права – это подтверждение окончательности и подлинности содержания документа. Парафировать документ может только руководитель, подписывающий документ, то есть высший руководитель компании. Как правило, парафирование используется при заключении контрактов, требующих согласования с государственными органами, либо если сумма контракта велика, и документ действительно требует максимального уровня защиты.

На заметку! Парафирование – это двусторонний процесс, то есть каждая из сторон договора должна заверить договор. Визирование допускается с одной стороны, если это необходимо именно вашей организации.

Иногда парафирование указывают как необходимое дополнительное условие непосредственно в тексте договора, а также предусматривают колонтитул при подготовке печатной версии документа.

И парафирование, и визирование может оформляться с помощью специального штампа, на котором должно быть указано название организации, номер листа из общего количества (Лист 5 из 15 листов) и подпись уполномоченного сотрудника (руководителя). Номера листов и подпись заполняются собственноручно лицом, визирующим или парафирующим договор. Штамп (или колонтитул) для парафирования проставляется на лицевой стороне каждого листа документа, визирование – на оборотной стороне листа.

Полезный совет! Как видно, процедура визирования или парафирования – достаточно трудоемкая для руководящих лиц, поэтому пропишите в ЛНА – в Положении о работе с договорами или Инструкции по делопроизводстве – те виды договоров, которые должны проходить процедуру парафирования.


Как система электронного документооборота снижает риски конфликтов в договорной деятельности?


Прошивание договора

Перед тем как передать договор на подпись руководителю (или уполномоченному лицу), его необходимо прошить с помощью ленты либо специального тонкого шнура.

Есть два способа прошивания документов: «на две дырки» для объемных документов, и «угловой способ» для документов с небольшим количеством листов.

Для того, чтобы прошить документ «на две дырки» должно быть предусмотрено левое поле не менее 3,5 см.

Концы нити должны быть завязаны в узелок и приклеены к обратной стороне договора с помощью бумажного квадрата, на котором должно быть написано или напечатано: «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью _____ листов (цифрами и прописью)», далее указываются должности и фамилии лиц, подписавших договор. Оформление прошивки смотрите на рисунке ниже.

Как защитить договор от подделки

Печати и подписи должны располагаться так, чтобы захватить и лист и приклеенный квадрат, так достигается защита прошитого договора.


Технология работы с документами. Документооборот


Проставление штампа

Самый простой и дешевый способ защиты листов, на которых отпечатан договор – проставление на оборотах специального штампа. Например, с изображением эмблемы, логотипа организации. При таком способе вы не сможете зафиксировать количество листов в документе, но с точки зрения временных затрат, такой способ дешевле. И дает, хоть и минимальную, но защиту.

Все эти способы могут использоваться в комплексе, либо выбирается какой-либо один. Это зависит от того, какой способ предпочтет руководитель, и какой бюджет может позволить себе организация на меры по защите договоров от подделки. Они приведены в статье по мере убывания стоимости, но и трудозатраты также необходимо учесть и прописать выбранное решение в соответствующих положениях.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль