Письмо-уведомление

291
Одно из важных писем в деловой переписке – письмо-уведомление – может как прийти в организацию, так и быть отправлено вовне. Разберемся, как его составить и как реагировать на письма от партнеров и государственных органов.

Назначение письма-уведомления

Для чего составляются письма-уведомления, очевидно из названия этого документа. Такое письмо составляют, когда нужно проинформировать вторую сторону о важном изменении, будущем событии, которое интересно получателю. Деловое письмо-уведомление составляют в соответствии со всеми канонами переписки между бизнес-партнерами. Письмо-уведомление должно содержать полную информацию о произошедшем или планирующемся событии.

Содержание и составление письма-уведомления: обязательные реквизиты

Письмо потенциальному партнеруПисьмо-уведомление содержит следующие реквизиты:

  • название компании-отправителя или ФИО отправителя;
  • название компании-получателя или ФИО получателя;
  • когда письмо зарегистрировано в журнале исходящей документации и присвоенный ему номер;
  • гриф «Уведомление»;
  • тема письма или заголовок;
  • обращение;
  • изложение сути уведомления, вводная и содержательная часть;
  • подпись ответственного лица, его должность.

Компании составляют письма-уведомления на фирменных бланках компании. На бланке размещают логотип и реквизиты компании. В зависимости от назначения письма оно может быть персональным, к сотруднику или физлицу, а также обобщенным, например, обращенным к компании-партнеру.

Деловые письма с уведомительной информацией можно составить в свободной форме с учетом делового этикета. Начинается текст со слов «Уведомляю вас, что …» и тому подобных.

Можно указать мотивы для составления письма-уведомления, указать дополнительные обстоятельства вопроса. Нет ограничений и по объему такого письма.

К письму прилагается расписка о получении. В ней ставят дату и подпись получателя, его ФИО.

Рекомендуем материалы по теме:

Регистрация и хранение писем-уведомлений: входящие и исходящие документы

Если письмо-уведомление пришло в организацию, о его получении делают запись в журнале входящей корреспонденции. Само письмо передают адресату, если же адресат организация, информацию доводят до ответственных лиц и передают письмо на хранение. По общему правилу письмо-уведомление должно храниться в компании до 5 лет. Можно установить другие сроки хранения в инструкции по делопроизводству для писем после присвоения им степени важности по нужным критериям.

Если письмо-уведомление отправляет организация, то отправление также фиксируется в журнале регистрации, но исходящей документации. Письмо дублируется для архива и хранится в компании до 5 лет или по тому же правилу, что входящее письмо-уведомление.

Важно хранить письма-уведомления от государственных органов и физических лиц, а также ответы на них, если они содержат претензии и другую важную информацию. Так будет проще опротестовать бездействие компании на случай судебного разбирательства.

Как ответить на письмо-уведомление

Если вам пришло письмо-уведомление, которое требует ответа, составьте письмо-ответ и отправьте всем заинтересованным лицам. После регистрации и отправки храните копию по тому же правилу, что и прочую деловую корреспонденцию, в архиве организации, в течение 5 лет.

Примеры писем-уведомлений

Письмо-уведомление похоже по назначению и содержанию на письмо-сообщение и письмо-извещение. Письма-уведомления могут быть составлены в следующих случаях, например:

  • для самовыдвижения кандидата на должность;
  • для взаимозачета требований;
  • для сообщения о не полной комплектности пакета документов;
  • для уведомления об отказе в оказании услуги;
  • для сообщения об отказе в возбуждении производства (административного, уголовного и т.д.);
  • для запроса необходимой информации (может быть оформлено в виде письма-запроса);
  • для уведомления работника о необходимости забрать трудовую книжку и других действий.

Как видно из примеров, не важно, каким образом вы оформите важную для второй стороны информацию, в виде сообщения или уведомления, но важно, чтобы содержание письма отвечало его назначению, названию и цели отправки. В вашей организации может быть принята своя классификация исходящей документации, например, все письма уведомительного характера оформляются как письмо-сообщение или письмо-извещение. В отдельных случаях, если требуется ответ получателя, лучше оформить письмо-запрос, в котором подчеркнуть важность отправки ответа.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль