Конфиденциальные документы

374
Конфиденциальные документы – интеллектуальное богатство современной компании. Их необходимо оберегать от разглашения и, особенно, от передачи конкурирующим организациям. В отношении этой документации в организации нужно принять ряд правил или регламентов. Обсудим, с чем связана работа секретаря в отношении конфиденциальных документов.

Информационная безопасность в отношении конфиденциальных документов – основа развития любой компании в текущих реалиях экономики. Высококонкурентная среда и необходимость инноваций делает конфиденциальные данные предприятия желанной находкой для противоборствующих сил на рынке. Обычно секретарь задействован в процессе создания, передачи и сохранения конфиденциальных документов организации. Секретарь в компании работает как контролирующее и передаточное звено между сотрудниками, руководителями, партнерами и госорганами. Все процессы завязаны именно на нем.

Каждый сотрудник компании при приеме на работу подписывает обязательство о неразглашении коммерческой тайны. Во время работы и после увольнения он не может передавать конфиденциальные документы третьим лицам и сохранять для личного пользования в неизменном виде или частично воспроизводить их. Сфера коммерческой тайны регулируется законом, а нарушения повлекут ответственность для виновных лиц. Документы могут быть похищены не только на бумажном носителе, но и через информационные каналы. Кроме утечки вовне, для конфиденциальных документов актуальна опасность уничтожения вследствие форс-мажора (пожара и других экстремальных происшествий).

Что содержат конфиденциальные документы и какова их ценность

Конфиденциальные документыИнформация в секретных бизнес-документах – интеллектуальная собственность компании. Ее неприкосновенность закрепляется в законах, а также защищается другими нормативными методами, например, товарным знаком. Чтобы информация стала защищенной, ее содержание и другие параметры должны закрепляться внутренними документами компании. Это состав информации, срок действия, уровень секретности, перечень должностей сотрудников, которым можно ее использовать. Состав информации – это перечень сведений компании, который регулярно контролирует руководство и служба безопасности компании – планы по захвату рынка, продвижению и развитию продукции, идеи, новации, ценообразование и другие сведения.

Организация работы с конфиденциальными документами – это документооборот или движение в организации конфиденциальных документов от момента создания, получения и до завершения исполнения, передачи на хранение, отправки. Также в документооборот входит оперативное хранение и использования информации в текущей деятельности организации.

Рекомендуем материалы по теме:

Информация в конфиденциальных документах

Для организации работы по защите конфиденциальной информации руководитель компании учреждает своим приказом комиссию. Комиссия следит за соответствием перечня конфиденциальной информации нуждам компании, своевременно вносит в перечень новую ценную информацию.  Конфиденциальные данные для компании – это информация из перечня, оформленная в бумажном или электронном виде как носитель информации, который защищен интеллектуальными правами, принадлежащими юридическому или физическому лицу.

Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 содержит несколько видов конфиденциальной информации:

  • персональные данные или факты, события и обстоятельства частной жизни физлица, которые его идентифицируют;
  • информация следствия, судопроизводства, гостайны;
  • служебная тайна;
  • врачебная, нотариальная и адвокатская тайна;
  • тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений;
  • информация по коммерческой деятельности организации;
  • информация об изобретениях, полезных моделях или промышленных образцах.

Как секретарю работать с конфиденциальными документами

Довольно часто эту работу и доверяют секретарю-референту. Но это может быть и любой другой назначенный сотрудник.

Руководитель или другое ответственное лицо, которое он назначил, должен определить, кто из сотрудников компании будет допущен к конфиденциальным документам. Об этом издается приказ, а сотрудники подписывают соглашение о неразглашении информации. При приеме на работу, а также по мере необходимости ответственный сотрудник инструктирует персонал по поводу сохранения служебных, секретных и персональных данных, порядку работы с ней.

Делопроизводитель, назначенный руководителем компании, должен обеспечить сохранение информации, важной для компании, контролировать доступ к ней только тех лиц, которые внесены в списки. Документы учитываются и маркируются как конфиденциальные. Гриф конфиденциально можно разместить на правом верхнем углу титульного листа документа и указать номер копии документа. Довольно часто о конфиденциальности информации сообщается и в самом документе. Там же регламентируется способ ее применения и прочие вопросы. Когда конфиденциальный документ попадает на хранение, его вскрывает ответственное лицо и проверяет сохранность содержимого. Сотрудник сверяет количество листов, приложений и экземпляров с указанным на документе. Если целостность документа нарушена, составляется акт, один экземпляр акта направляется автору документа (отправителю).

Документы формируют в дела, на обложке дела ставят также гриф «Конфиденциальный документ». На каждом листе карандашом отмечают нумерацию страниц, проводят опись подшитых листов в дело и в конце присоединяют к делу заверительный лист. Дела надо хранить в условиях сейфа. Сейф опечатывается ответственным сотрудником, ключ от сейфа он держит у себя. Конфиденциальные документы вносят в номенклатуру дел организации. Как правило, ежегодно специальная комиссия проверяет наличие всех документов, передает отдельные документы в архив или на уничтожение. Руководитель определяет частоту созыва комиссии и порядок ее работы.

Если оригиналы хранятся на электронных носителях, распечатать их можно только в специальном помещении, куда не допускаются посторонние лица. Каждая копия имеет свой номер, который помогает контролировать распространение. Регистрирует копии ответственное лицо. Все исходные для копирования черновики удаляются. Удаление временных черновых вариантов также фиксируется в учетных журналах или непосредственно на копии. Ущербные копии немедленно удаляются. Чтобы выдать оригинал, ответственный сотрудник сверяет данные по журналу, проверяет сохранность листов и отмечает выдачу в журнале. Изъятие конфиденциального документа разрешает руководитель. Если обнаружена недостача документов, ответственное лицо должно сообщить об этом руководителю и службе безопасности. Документ пытаются найти, расследуют причины исчезновения. Если оригинал не удалось обнаружить, издают соответствующий акт.

Если секретарь или другое ответственное за документооборот лицо увольняется, проводится инвентаризация и передача фактического наличия документов. Оформляется передача актом, который утверждает руководитель.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль